Lista de procesos: Cómo se crea un proceso

El proceso de creación de un proceso de Selección en Rankmi está dividido en cuatro etapas clave. Desde la definición de la oferta laboral que verán los postulantes, la configuración del formulario y pruebas, hasta las reglas de avance, datos de contratación y publicación del proceso en portales internos o externos. Cada etapa te permite personalizar aspectos esenciales para optimizar la experiencia del postulante y mejorar la gestión interna del reclutamiento.

Configuración

Etapa I 

En esta etapa es donde tendremos que crear toda la información que queremos que se visualice en la oferta laboral que se publicará para recibir postulantes. 

Para crear un proceso puedo empezar desde cero o desde otro que esté configurado como plantilla. (es un buen consejo si quiero un poco de ayuda). Cuando creas un proceso desde otro, se clona todo. Lo único que queda en disposición del admin es: 

• Workflow_id
• Datos de publicación
• Datos de despublicación (fechas en que se despublica automaticamente el proceso)

Si tienes inteligencia artificial en tu proceso, hay varias recomendaciones que seguir. Lee este artículo que habla de Genius nuestra Inteligencia Artificial. 

Todos estos ítems son los que puedes comunicar en la oferta de empleo. 

Etapa II 

La creación del Formulario de postulación constituye la segunda etapa en la creación de un proceso de Selección. En esta sección podrás definir los datos que tendrá que rellenar el postulante que está llegando por la oferta o anuncio que creaste en la primera etapa (anuncio) y luego podrás habilitar verificación de antecedentes y pruebas. 

Importante: Solo las preguntas abiertas (predefinidas y personalizadas) son recibidas por los portales externos (Trabajando, Reqlut, Chiletrabajos, etc). Es decir, los campos demográficos, archivos y preguntas cerradas, solo pueden ser respondidos a través de los formaularios de Rankmi. 

Datos del Postulante

Podrás definir si el postulante deberá completar su información curricular de experiencia profesional y educacional, además de sus datos demográficos.  

Para cada campo podrás decidir si:

• Estará oculto
• Estará disponible y será opcional
• Estará disponible y será obligatorio

Además de los datos anteriores, tenemos los siguientes:

•  "Confirmar autorización de datos": Este ítem también puedes decidir si quieres que lo completen. Para realizar validaciones de antecedentes es muy importante que lo mantengas como obligatorio, ya que no se recomienda hacer revisiones de perfiles si el postulante no accedió a que autorizaran usar sus datos. 
• Número de documento (Rut / CURP / DNI): Son los números de documento de una persona natural. En cualquier parte del mundo deberían existir. Existe un check box en el caso de que se quiera tener validación, esta validación aplica para: 
• • Chile: RUT (Rol Único Tributario) 
  • México: CURP (Clave Única de Registro de Población) 
  • Panamá: Cédula de Identidad Personal
    *Si entra un popstulante y su número de documento ya está registrado en la plataforma (porque fue un excolaborador), el sistema te lo mostrará como una posible recontratación. 
• RFC: El RFC solo se ocupa en México y si va al caso. Es un código único que otorga el Servicio de Administración Tributaria (SAT) a todas las personas físicas o morales (empresas) que realizan alguna actividad económica en México. Sirve para identificarlas ante el sistema fiscal y tributario del país. 
• NSS: El NSS solo se ocupa en México y si va al caso. Es el Número de Seguridad Social), un número único, personal e intransferible que asigna el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) a cada persona que se incorpora al sistema de seguridad social, ya sea como trabajador o beneficiario.

Archivos

• Curriculum:
  Este archivo es configurable y podrás decidir si ocultarlo, mostrarlo como opcional o como obligatorio. Solo puede subirse un archivo en esta sección. 
• Carga de archivos adicionales:
  El postulante podrá cargar tantos archivos adicionales como estime conveniente para su postulación. Es posible configurar un número mínimo de archivos adicionales requeridos. (Los formatos permitidos son: jpg jpeg gif png pdf docx doc mov mp4 wmv avi webm mpeg mp3 flv 3gp m4v mkv ogg svg)
  Además también tienes la opción de elegir si quieres que aparezca o no: 
• • Al dejarlo vacío: la pregunta no aparece en la postulación. 
  • Al dejarlo con el valor "0": el candidato puede subir la cantidad de documentos que quiera.
  • Y al dejarlo con otro número: se pedirá obligatoriamente esa cantidad de documentos para postular.
    
    

Preguntas

Podrás incorporar preguntas predefinidas (expectativas salariales, años de experiencia, discapacidad) y preguntas personalizables abiertas o de selección única:

• Preguntas predefinidas
  Estas preguntas están creadas de forma predeterminada para ayudarte a crear tus procesos de forma más rápida. Por defecto estarán configuradas como Opcionales, pero puedes cambiar la configuración de cada una de ellas.
  El postulante las responderá como una pregunta abierta de texto libre. 
  
  
• Preguntas abiertas
  Podrás configurar tantas preguntas abiertas adicionales como necesites. Estas pueden ser contestadas como texto o a través de un video, con lo que puedes ahorrar tiempo de entrevistas. 
  
• Preguntas de selección
  Podrás configurar preguntas de selección única, con opciones definidas por ti. Podrás utilizar estas respuestas para establecer reglas de avance. 
  

Idioma

Puedes activar o eliminar este campo con el idioma que necesites. 

Habilidades

Puedes activar o eliminar este campo eligiendo entre un listado de más de 500 habilidades. Este campo es interesante cuando quiere que el postulante haga una auto-evaluación con respecto a una serie de habilidades necesarias para el cargo. 

Validación de Antecedentes 

Antes de enviar la verificación de antecedentes a un candidato debemos configurarla dentro del proceso. Para eso solo un rol con permisos para edición del proceso podrá activar/desactivar esta funcionalidad. Esta funcionalidad aparecerá cuando se activen los stocks de verificaciones de antecedentes, si quieres comprar los tuyos no dudes en contactar a tu ejecutivo.

Para leer más sobre qué es, para qué sirve y etc, podrías revisar este link. 

Pruebas Psicométricas

Actualmente en Rankmi trabajamos con un proveedor de pruebas psicométricas llamado SHL. Ellos tienen 21 pruebas que responden a distintos perfiles y entregan muy buenos insights de los candidatos. SHL es una plataforma líder a nivel mundial en evaluaciones de talento, utilizada por miles de empresas en más de 150 países. Sus pruebas están científicamente validadas y alineadas con los más altos estándares internacionales en selección y desempeño.

Estas pruebas tienen un valor. Pero consulta con tu ejecutivo asignado, porque desde el 2025 tu plan debería tener incluído un stock limitado. 

Además en Rankmi podrás ver tres pruebas que son gratuitas: Kostick, Disc y IC. Estas tres pruebas no tienen ninguna validación por ende no son las pruebas que recomendamos y tampoco nos hacemos responsables de su uso. Estas tres pruebas son gratuitas y las puedes configurar para cualquier proceso. 

Aprende más sobre esta sección y sus pruebas haciendo clic aquí. 

Etapa III

En el siguiente artículo, podremos ver como crear las reglas de avance de un candidato entre una etapa y otra del tablero, también veremos los datos de contratación y por último las evaluaciones que se pueden asignar a un proceso. 

Filtros

Al hacer clic en "Filtrar" apareceran todos los filtros con los que puedes jugar para crear reglas de avance. Esta acción también la puedes hacer directo del Kanban, para leer más sobre cómo hacer eso, puedes ver el siguiente artículo haciendo clic aquí. 

Datos de contratación

Los datos de contratación formarán parte del perfil del postulante. Podrán ser actualizados a medida que el candidato vaya avanzando en las etapas. 

Estos campos son: 

• Tipo de contratación
• Nombre del cargo
• Jefe directo
• Área de trabajo
• Centro de costo
• Jornada
• Salario líquido acordado
• Fecha de ingreso
• Funciones
• Estructura salarial
• Comentarios

Estos campos los podrás establecer de forma transversal para el proceso e irlos personalizando en cada candidato según los acuerdos que se definan con cada uno. 

Estos campos están disponibles para la creación de Plantillas que puedes utilizar para Cartas de Oferta y en la API de postulantes para contar con toda su información clave. 

1. Configuración en el proceso

En la etapa 3: Datos Generales, podrás establecer los filtros del tablero de candidatos y los Datos de contratación:

Los datos incorporados en esta sección quedarán disponibles en todos los nuevos candidatos del tablero, en la sección Datos de Contratación de cada perfil de postulación. 

Desde aquí podrás editar los valores para cada candidato en forma particular.

Con esta información podrás crear una Plantilla para la generación automática de Cartas de Oferta, como el siguiente ejemplo:

Para leer más sobre estos haz clic aquí. 

Evaluaciones

Las evaluaciones son una muy buena forma de crear "entrevistas" o "pruebas", donde esta queda inserta en el perfil del postulante y después el reclutador o hiring manager pueden ir editando estas pruebas y así obtener una nota. 

Para configurarla dentro del proceso se hace aquí. Solo debes seleccionar la prueba que quieres asignar a este proceso. 

Para leer más sobre la creación de las evaluaciones y para qué sirven, te recomiendo ir a la sección de evaluaciones.  

Etapa IV

Como administrador y manager podrás determinar la mejor forma para publicar tus procesos de Selección desde el menú Publicar. Aquí en este artículo hablaremos de todo lo relacionado con la publicación de la oferta en los portales. (visualización, confidencialidad, publicación y roles y permisos). 

Etiquetas en un proceso

 Puedes añadir etiquetas a los procesos que se verán en el portal interno/externo. Sirve para tener un filtro en el portal externo. 

Ejemplo de visualización de etiquetas en un portal externo:

 Ajustes de visibilidad

En la siguiente sección se puede configurar si quieres que tu oferta sea confidencial, y algunos filtros que vas a necesitar en la lista de procesos. 

• Búsqueda confidencial

​La funcionalidad de Búsqueda confidencial permite marcar un proceso de selección como confidencial, ​ocultando la identidad de la empresa para los postulantes.

​Al activar esta opción, el nombre y el logo de la empresa no serán visibles en los correos de ​ ​comunicación enviados a los candidatos ni en los portales externos donde se publique la oferta. De esta ​forma, el candidato puede postular sin conocer a qué empresa pertenece el proceso.

​Esta funcionalidad es especialmente útil para proteger procesos sensibles, como:

​
• • Reemplazos de personas que actualmente ocupan un cargo.
• • Búsquedas asociadas a roles estratégicos o de alta confidencialidad.

​¿Qué ocurre al activar la confidencialidad?

​
• • Se elimina el nombre de la empresa en los correos de comunicación y en las imágenes asociadas.
• • La información de la empresa se oculta en los portales externos.
• • El proceso no podrá publicarse en el portal interno de la empresa.

• ​Prioridad de búsqueda

​Permite filtrar en el listado de Todos los procesos de acuerdo a búsquedas de prioridad Baja, Media o ​Alta.

• Tipo de búsqueda

​Permite filtrar en el listado de Todos los procesos de acuerdo a búsquedas de con foco Interno, Externo ​o Mixto. Esta funcionalidad corresponde a un tag, pero no limita el acceso a portales de publicación. 

​

​Envío automático de formulario

Activando esta funcionalidad, todos los postulantes que lleguen y que no haya sido a través del portal interno o externo se les enviará un correo con el formulario a rellenar. 

Previsualización de la oferta Laboral

Compartir la publicación: De forma externa

En la siguiente sección puedes publicar la oferta de las siguientes formas: 

• Link directo, el que podrás publicar en tu página de trabajo, compartir por tus canales de comunicación u otros sitios.
• Redes sociales, eligiendo entre Facebook, Twitter y Linkedin. Estos se publicarán a nombre de la cuenta en que tengas sesión abierta.
• Portales de trabajo
• • Portal externo: Mostrar en página de la empresa (Portal externo) que suele ser la página de "Trabaja con nosotros". Esta se puede configurar desde la sección de Ajustes de portal. Revisa el detalle en este artículo.
  • Portales de trabajo

Para los portales de trabajo, ya contamos con algunas integraciones. Para activarlas y que aparezcan en la lista desplegable de publicación, primero debes configurarlas desde la sección de “Ajustes Generales”.

Puedes seguir los pasos detallados en este artículo que te ayudará a realizar la integración correctamente. Ejemplo de una empresa con varios portales de trabajo en funcionamiento: 

Compartir la publicación: De forma interna

Puedes publicar tus procesos de forma interna para que los colaboradores de tu empresa puedan postular directamente desde el Portal Interno de la plataforma.

Podrás publicarlo tanto para el subdominio actual, como para los demás subdominios de tu empresa, y así llegar a un mayor número de interesados

Importante: Siempre que desees publicar en alguno de estos portales deberás hacer clic en el botón Publicar.

Compartir tablero de candidatos

Podrás dar acceso a tus clientes internos para visualizar el avance de los candidatos en cada una de las etapas del proceso se puede hacer entregando este link. Las personas que lo usen, podrán ver los candidatos, su nombre y fecha de ingreso y la etapa donde están del proceso. (No podrán ver el perfil, ni ningún tipo de información del candidato). 

Acceso al proceso

Aquí es donde podremos visualizar quienes son los que tienen visualización de este proceso y puedo actualizar los managers, visualizadores y responsable del proceso. 

El Manager en este caso es quien tiene gestión sobre todas las etapas del proceso. Y el responsable es quien se encargará del proceso, puedes leer más sobre este rol haciendo clic aquí. 

Para revisar más información de los roles y permisos, puedes hacer clic aquí y leer ese artículo. 

Notificaciones

Las notificaciones nos sirven para poder notificar al Creador, Responsable o Manager del proceso. Existen dos tipos de notificaciones que se pueden activar: 

1. Activa un correo de notificación para cuando se cumple el SLA de un candidato. El SLA se define directamente en el Kanban, puedes hacer clic aquí para leer más sobre esa configuración. 
2. Cuando se cumple la fecha configurada, se manda un correo de aviso a cualquiera de los roles que se marcan abajo. 

Fecha de Des-publicación

En esta configuración se le da la opción al creador del proceso de poner una fecha fin de publicación. Esta fecha será distinta en el portal interno y externo.

Preguntas Frecuentes

P: ¿Qué información se configura en la Etapa I de creación de un proceso de selección?

R: En la Etapa I se define todo lo que se mostrará en la oferta publicada, incluyendo el nombre del cargo, descripción, beneficios, ubicación, tipo de jornada y otros detalles clave para atraer postulantes.

P: ¿Qué tipos de preguntas se pueden incluir en el formulario de postulación?

R: Se pueden incluir preguntas predefinidas (como expectativas salariales), preguntas abiertas personalizadas (de texto o video), y preguntas de selección única. Solo las preguntas abiertas son visibles en portales externos.

P: ¿Cuál es la importancia del campo “Confirmar autorización de datos”?

R: Este campo permite validar si el postulante autoriza el uso de sus datos. Es fundamental mantenerlo como obligatorio si se van a realizar validaciones de antecedentes.

P: ¿Qué pruebas psicométricas se pueden usar en Rankmi?

R: Se pueden utilizar pruebas de SHL (proveedor validado) o pruebas gratuitas como Kostick, Disc e IC. Las pruebas de SHL requieren stock o compra; las gratuitas no tienen validación científica.

P: ¿Qué funcionalidades están disponibles en la Etapa III del proceso?

R: En la Etapa III se configuran reglas de avance entre etapas, se añaden datos de contratación (como tipo de contrato y salario) y se asignan evaluaciones para aplicar a los postulantes.

P: ¿Cómo se puede compartir una oferta de empleo publicada?

R: Se puede compartir mediante link directo, redes sociales, portales externos (como Trabajando o Reqlut), o mediante el Portal Interno para colaboradores. También se puede habilitar el envío automático del formulario por correo.

P: ¿Cuáles son las funcionalidades que no se copian cuando se clona un proceso en en módulo de ATS?

R: Lo único que no se clona es: Workflow_id, Datos de publicación y Datos de despublicación (fechas en que se despublica automaticamente el proceso)

P: ¿Cuáles son las maneras de iniciar un proceso?

R: Actualmente se puede iniciar un proceso de 3 formas: A través de una requisición desde el home de un colaborador, otra forma es desde el ats en acciones y desde ahí puedes iniciar un proceso desde otro y así copiar todas sus funciones.