Cuáles son los roles de selección

En el módulo de Selección contarás con distintos perfiles que te servirán para administrar y descentralizar los procesos de Selección en todos los actores relevantes. 

Estos perfiles son:

• Administrador > Foco en usuarios con acceso completo al módulo
• Colaborador
  • Responsable > Foco en analistas de selección encargados de liderar un proceso
  • Manager > Foco en backups de analistas de selección que puedan gestionar procesos específicos
• Encargado > Foco en usuarios de la empresa que deben gestionar etapas específicas de un proceso de selección, pero no el flujo completo
  
  
• Externo > Foco en usuarios que requieren acceder a información de ciertos participantes, pero que no deben tener acceso al módulo de Selección.
• Visualizador > Foco en jefaturas que desean visualizar el avance de candidatos de un proceso de selección, pero que no deben realizar acciones sobre ellos.

Configuración

En la sección de Accesos y Permisos, podrás ver todos los usuarios que tienen acceso a Reclutamiento y Selección, como también a los colaboradores que tienen acceso al portal interno/externo. Además podrás filtrar por estos perfiles y así buscar más rápidamente cada rol. 

Administrador y Colaborador

En la sección Accesos y Permisos, podrás definir a las personas que tendrán rol de Administrador y Colaborador de tus procesos de Selección. 

Las atribuciones de cada perfil son:

Administrador:

• Crear procesos
• Ver todos los procesos de la empresa
• Gestionar candidatos
• Acceder a todas las secciones de la administración (menú lateral)
• Acceder solo a su subdominio o múltidominio (todos los subdominios de la empresa)
  
  
  

Colaborador:

• Ver procesos asignados
• Permiso para crear procesos
• Gestionar candidatos asociados a sus procesos
• Ver y gestionar participantes en sección Candidatos
• Ver sección Reportes con métricas de la organización
  
  

Responsable y Manager

Los usuarios Responsables y Managers se configuran desde el mismo proceso. Y se les entregaría los mismos permisos que el rol de colaborador antes mencionado, pero solo para administrar algunos procesos de la plataforma. 

Ambos perfiles cuentan con todas las atribuciones de un colaborador, y difieren en que el Responsable está ideado para ser quien lidere el proceso de Selección, por lo que tendrá asociadas las métricas del proceso. Para leer como asignarle procesos, ver este artículo. 

En cambio, el rol de Manager está enfocado en ser un apoyo al Responsable en una figura de back up. 

Estos roles se configuran directamente en la configuración de un proceso, en la última etapa "Publicar". Te enseño como llegar ahí: 

1. Entra a la lista de procesos 

2. Haz clic en el botón "Editar proceso"

3. Anda a la última etapa " Publicar" y baja a "Acceso al proceso"

4. Cuando estés en la sección de "Acceso al proceso", baja a Managers y Responsables y ahí los puedes elegir entre tus usuarios. 

Encargado

Existe otro tipo de usuario que tiene otra configuración, los Encargados. Estos corresponden a cualquier persona de la organización que podría ser responsable, pero solo de una etapa del flujo de selección.

Casos típicos de Encargados son: 

• El Hiring Manager que queire a alguien para su equipo, en realidad los del área de reclutamiento y selección solo quieren que vea y trabaje en las últimas etapas del flujo para que visualice las mejores opciones para la silla/puesto que desea rellenar.
• El equipo de Remuneraciones quienes deben revisar que la renta se ajuste a presupuesto o confeccionar la Carta de Oferta. 

Los usuarios que sean asignados como Encargados recibirán una notificación vía email cada vez que un nuevo candidato llegue a su etapa. Al ingresar al módulo de Selección podrán acceder solo a los procesos en los que posean este rol y podrán gestionar los candidatos solo de las etapas en las que han sido asignados. 

¿Cómo se asigna al Encargado? 

Los usuarios Administradores y Colaboradores podrán asignar Encargados de forma masiva (para todos los procesos) e individual (solo para un proceso):

• Asignación masiva: Desde Ajustes generales > Orden de Etapas > Editar, podrás definir quién o quiénes serán los encargados por etapa en base a diferentes opciones. Estos encargados quedarán asignados en todos los procesos que se creen a partir la fecha de la asignación. Y los encargados pueden ser:
• • Usuarios específicos: Podrás seleccionar a cualquier usuario de la empresa.
  • Creador del proceso: En caso de procesos generados por una solicitud, el usuario creador corresponde al Solicitante. En caso de procesos creados directamente desde ATS, el usuario creador corresponde a quién inicio el proceso.
  • Responsable: Responsable específico de cada proceso de selección
  • Manager: Managers asociados al proceso

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• Asignación individual: En cada proceso se podrán asignar de forma específica los usuarios encargados, pudiendo editar los encargados establecidos de forma masiva y asignando nuevas personas que cumplan este rol. Esto se hace desde el Kanban > Configuraciones de etapa o desde la edición de un proceso en la 4ta etapa. 
• • Kanban / Proceso
    
    
    
  • Edición del proceso
    
    
    
    

Visualizador

Adicional a estos perfiles, puedes dar acceso solo de visualización a quien requieras, sin posibilidad de realizar ninguna edición, más que ver la información del perfil de los postulantes de un proceso en específico. Este tipo de acceso está ideado para las jefaturas que requieran tener visibilidad sobre el avance del proceso, pero que no deban realizar acciones sobre los candidatos.

Para esto tendrás dos opciones:

1) Dentro del módulo: Dirígete a la edición del proceso, etapa "Publicar" (de igual forma que antes mencionamos), haz clic en compartir y asigna usuarios como Visualizadores:

El usuario tendrá disponible los procesos en los que ha sido asignado como visualizador. Podrá ingresar, ver todas las etapas con los candidatos en cada una de ellas, sin la capacidad de realizar ediciones del proceso ni de los candidatos. 

2) Externo: Dirígete al proceso, haz clic en compartir y obtén el link de visualización del proceso:

Los usuarios que tengan este link tendrán la misma visualización anterior, pero sin necesidad de logearse en la plataforma. En este caso no podrán aperturar el pefil de los candidatos para resguardar la información. 

Permisos por etapas

Los usuarios Externos corresponden a cualquier persona interna o externa a la organización que requiere acceder a información limitada de ciertos candidatos, pero que no tienen acceso al módulo de Selección. Generalmente podrían ser los mismos jefes de área que quieren esa contratación, o alguna área que tengan que importar/exportar algún archivo del candidato. 

Además, dentro del perfil puedes limitar los accesos que verá este permiso, poniendo privados las secciones que quieras. Esto se hace desde ajustes generales > Privacidad en secciones del perfil.

Los usuarios que sean asignados como Externos recibirán una notificación vía email cada vez que un nuevo candidato llegue a su etapa con la Plantilla asociada a su etapa. Estos usuarios no tendrán acceso a los procesos de Selección a través de la plataforma. 

Los usuarios Administradores y Colaboradores podrán asignar Encargados de forma masiva (para todos los procesos) e individual (solo para un proceso):

• Asignación masiva: Desde Ajustes generales > Orden de Etapas > Editar, podrás definir a uno o varios usuarios externos por etapa, estos deben ser ingresados como emails separados por ; (ejemplo: sebastian@mail.com;javiera@mail.com). Estos usuarios quedarán asignados en todos los procesos que se creen a partir la fecha de la asignación. Además se deberá establecer la o las Plantillas que recibirán en el email de notificación cada vez que un candidato sea añadido a esta etapa.
  
  
• Asignación individual: En cada proceso se podrán asignar de forma específica los usuarios externos, pudiendo editar los encargados establecidos de forma masiva y asignando nuevas personas que cumplan este rol.

El usuario externo recibirá un mensaje vía email cada vez que un candidato sea añadido a la etapa en la que se encuentra asignado.

Importante

Usuarios sin perfiles de administración podrán acceder a los procesos internos y a la sección de solicitudes desde el módulo de selección.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué roles existen en el módulo de Selección y cuál es su función principal?

R: Hay varios roles como Administrador (acceso completo), Colaborador (gestión de procesos asignados), Responsable (lidera procesos), Manager (backup del responsable), Encargado (gestiona etapas específicas), Externo (acceso limitado a ciertos datos) y Visualizador (solo visualización de avances sin editar).

P: ¿Cómo se asignan los roles de Encargado en los procesos?

R: Los roles de Encargado pueden asignarse masivamente desde Ajustes Generales > Orden de Etapas para todos los procesos nuevos, o individualmente en cada proceso, permitiendo editar y añadir responsables por etapa.

P: ¿Qué diferencias hay entre los usuarios Visualizador y Externo?

R: El Visualizador puede ver todo el proceso y etapas con candidatos, sin editar, generalmente para jefaturas, y accede vía login. El Externo recibe información limitada por email, no accede al módulo y se usa para roles como Tecnología que necesitan datos puntuales sin acceso a la plataforma.

P: ¿Me podrías indicar que permiso debo otorgar para que un usuario sólo pueda cargar informes psicolaborales? 

R: Lo correcto sería darle un permiso por etapa a ese usuario y en ajustes generales limitar las secciones poniendolas como "privadas", menos la de pruebas psicolaborales. Ahí el usuario podrá ver la etapa y sus candidatos y al abrirlos solo tendrá acceso a esta sección. 

P: ¿Para qué sirve privacidad en secciones de perfil en el módulo de selección?

R: Sirve para limitar el acceso a los usuarios que tienen acceso a una sola etapa del proceso. 

P: ¿Se puede descargar un reporte con el listado de colaboradores con rol colaborador y administrador en ATS?

R: No no se puede, pero puedes filtrar por ellos en el módulo.