Qué funcionalidades puedo configurar dentro de una etapa

Rankmi permite configurar múltiples funcionalidades avanzadas dentro de las etapas de un proceso de selección. Estas incluyen la asignación de encargados por etapa, acceso limitado para usuarios externos, comunicación automatizada con candidatos, requisitos específicos para avanzar, tiempos máximos por etapa (SLA) y la definición de cuándo se puede dar de alta a un candidato como colaborador. Estas herramientas permiten una gestión más eficiente, descentralizada y controlada del proceso de selección.

Configuración

Seleccionar Encargados de Etapa

Permite asignar usuarios específicos como responsables de una etapa en particular, sin necesidad de otorgarles acceso al tablero completo. Esto facilita una gestión descentralizada, asegurando que cada etapa tenga su propio administrador sin comprometer la seguridad del proceso.

Usuarios Externos

Puedes otorgar acceso limitado a personas fuera de tu organización para que visualicen información de los candidatos en una etapa específica. Para esto, debes ingresar el correo electrónico del usuario externo y tendrás la posibilidad de seleccionar una plantilla de tipo Perfil de usuario que será enviada automáticamente cuando un candidato llegue a esa etapa.

Comunicación Automatizada

Se pueden configurar notificaciones automáticas para que los candidatos reciban un mensaje cada vez que ingresen a una nueva etapa o sean descalificados del proceso. Esto permite mantenerlos informados sin necesidad de enviar correos manualmente, reduciendo la carga administrativa. Aprende a crear estos correos, haciendo clic aquí. 

• Envío Manual

Desde el tablero de candidatos podrás enviar Plantillas de emails de forma individual o masiva a los candidatos del proceso:

1) Selecciona a uno o varios candidatos de una etapa del tablero

2) Haz clic en Enviar correo

3) Selecciona la plantilla que deseas enviar

4) Haz clic en Enviar

• Envío Automático

Podrás configurar que se envíe automáticamente una plantilla de email a los candidatos cada vez que ingresen a una etapa específica del proceso. 

Así, por ejemplo, no tendrás que manualmente enviar el email de Felicitaciones por avanzar a la etapa de Terna cada vez que un candidato llegue a esta etapa, sino que podrás configurarlo para que se envíe de forma automática cuando suceda esta acción. 

Esto se hace agregando la plantilla que deseas que se envíe de manera automática, veamos la imagen:

En el caso de que quieras que este proceso se replique de forma transversal, lo puedes hacer. 

1) Configuración transversal:

1.1) Dirígete a Ajustes Generales > Etapas > Haz clic en Editar en la etapa sobre la que quieres establecer el envío automático de una plantilla

1.2) Dirígete a la sección Correos y selecciona la plantilla que deseas que se envíe automáticamente al mover a un candidato a dicha etapa o al descalificarlo en ella. 

1.3) Da clic a Guardar. Esta configuración quedará establecida en todos los nuevos procesos que se creen de forma posterior a la configuración.

2) Configuración por proceso:

Cuando deseas asignar una configuración de envío automático de plantillas de email a un proceso en específico podrás configurarlo desde el mismo proceso. 

2.1) Dirígete al proceso específico e ingresa al tablero. Luego dirígete a la configuración de etapas de la etapa en la que desees que se gatille el envío de la plantilla.

2.2) Selecciona la plantilla de email que quieres que se envíe. 

2.3) Haz clic en Guardar. Esta configuración quedará establecida para todos los candidatos que lleguen desde este momento a esta etapa del tablero.

Recepción del email por parte del candidato

El candidato recibirá el email en su bandeja de mensajes y podrá responder el mensaje para mantener la comunicación con el equipo de Selección. 

Se notificará vía email al emisor del mensaje una vez que el candidato haya respondido. Además esta respuesta quedará registrada en su perfil de postulación, permitiendo que cualquier usuario que ingrese pueda revisar esta información.

Requisitos de Avance 

Es posible definir condiciones específicas para que un candidato pueda avanzar a la siguiente etapa. Por ejemplo, puedes requerir que tenga cierta cantidad de archivos en una carpeta específica antes de permitir su progreso en el proceso. Si tienes dudas, podrás encontrar más información en este artículo 

Tiempo máximo por Etapa (SLA) 

Puedes establecer tiempos máximos de permanencia en cada etapa. Si un candidato supera el tiempo definido, se generarán alertas automáticas para los responsables y encargados del proceso, ayudando a cumplir con los plazos establecidos.

• Configuración: 

Desde Ajustes Generales podrás definir el tiempo máximo por cada etapa. Estos cambios quedarán aplicados a todos los nuevos procesos que se creen desde el momento en que se estableció la configuración. 

También podrás definirlo desde el Tablero de cada proceso, en Ajustes de Etapa.

• Visualización

Cada candidato tendrá un alerta de color Verde o Rojo según si se ha excedido o no el tiempo máximo establecido:

• Notificación email

Podrás configurar una notificación vía email para alertar a Responsables y Encargados cuando los candidatos que tengan asociados hayan excedido el tiempo máximo que pueden permanecer en una etapa. 

Una vez que el candidato haya vencido, se reenviará la notificación de vencimiento una vez al día hasta que el candidato se encuentre en tiempo nuevamente.

• • Configuración:

Dirígete a la configuración del proceso y luego al menú Publicar:

• • Visualización:

Alta de Candidatos

Se define en qué etapa del proceso se habilita la opción de dar de alta a un candidato como colaborador oficial. Esto permite configurar si la activación de un candidato se puede realizar en una o varias etapas del proceso. En caso de estar activa en ninguna etapa, se podrá iniciar el alta desde cualquiera. Para saber más de las altas, puedes hacer clic aquí. 

Preguntas Frecuentes

P: ¿Se pueden asignar responsables por etapa sin dar acceso al proceso completo?

R: Sí, puedes designar encargados específicos por etapa sin necesidad de que vean el tablero completo, permitiendo una gestión descentralizada y segura.

P: ¿Cómo funciona el acceso para usuarios externos en una etapa?

R: Puedes dar acceso a personas externas ingresando su correo electrónico y seleccionando una plantilla de usuario. Recibirán automáticamente la información del candidato al llegar a esa etapa.

P: ¿Qué pasa si un candidato permanece demasiado tiempo en una etapa?

R: Si se configura un tiempo máximo (SLA) y el candidato lo excede, se generan alertas automáticas para los responsables, ayudando a mantener los tiempos del proceso bajo control.

P: ¿Existe una notificación al administrador cuando un candidato se mueve de etapa?

R: No existe una automática, porque esta solo le llega al responsable de esa etapa. Pero lo que sí puedes hacer, es leer en este artículo la sección de "Acciones sobre una etapa" y después "Configuraciones de etapa". Ahí puedes crear un correo (usando nuestras plantillas) para que le llegue al usuario que quieras cuando el candidato entra en esa etapa. Así podrás notificar al administrador por cada candidato que se mueva a la siguiente etapa. (Si lo quieres en todas, entonces tendrás que confirgurar etapa por etapa. 
Como tip recuerda que si manejas muchos candidatos, para el administrador puede ser mucha carga recibir tantos correos por cada movimiento de etapas. 
Si necesitas guiarte, haz clic aquí.