Cómo configurar la validación biométrica en documentos y plantillas

¿Qué es la validación biométrica?

La validación biométrica es una funcionalidad avanzada del módulo de Documentos que garantiza la seguridad e integridad en el proceso de firma digital, reduciendo el riesgo de fraudes y suplantaciones de identidad. Este sistema utiliza un video selfie y una foto del documento de identidad para verificar la identidad del firmante mediante tecnologías de reconocimiento facial y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).

Actualmente, está disponible para Chile, México, Perú, Brasil y Colombia.

Nota: Esta es una funcionalidad adicional. Para poder utilizarla, primero debe ser contratada y activada para tu empresa por el equipo de Rankmi.

Configuración de la Validación Biométrica

Como administrador, puedes exigir esta capa extra de seguridad en dos momentos clave: al crear plantillas reutilizables o al generar documentos individuales. El flujo de validación se activará automáticamente para el firmante una vez que lo hayas configurado.

Opción 1: Configurar en una Plantilla de Documento

Este método es ideal para estandarizar la seguridad en documentos que se envían de forma recurrente, como contratos o anexos.

1. Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos" y dirígete a la pestaña Plantillas.
2. Crea una Nueva plantilla o edita una existente.
3. En la sección Definir quiénes firman y cómo, activa la opción "Tiene flujo de firma" y selecciona el flujo que necesites (ej: "Primero al trabajador y luego a las contrapartes").
4. Una vez activado el flujo, aparecerá la casilla "Habilitar validación biométrica". Actívala.
5. Guarda los cambios en la plantilla.

A partir de ahora, todos los documentos que generes utilizando esta plantilla requerirán que los firmantes de países compatibles validen su identidad biométricamente.

Opción 2: Configurar en un Documento Individual

Utiliza esta opción cuando necesites enviar un archivo específico (como un PDF) que requiere un nivel de seguridad superior, pero que no forma parte de una plantilla recurrente.

1. Dirígete al módulo de Documentos > Gestión de Documentos.
2. Haz clic en Crear documento.
3. En la sección Reglas, define el Tipo de documento. Si eliges como "Archivo" y sube tu documento, en cambio si eliges "Plantillas" elige las plantillas a utilizar.
4. En el campo ¿Quiénes firman?, selecciona el flujo de firma que corresponda. Si una plantilla tiene un flujo de firma se heredará desde su configuración.
5. Continúa con la selección de los firmantes y finaliza el proceso.
6. Al igual que en las plantillas, se activará la casilla "Habilitar validación biométrica". Márcala.

El documento se enviará exigiendo la validación de identidad a los firmantes correspondientes.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué sucede si un documento requiere validación biométrica pero uno de los firmantes no es de un país compatible (Chile, México, Perú, Brasil o Colombia)? R: El sistema es flexible. Solo exigirá la validación biométrica a los firmantes de los países compatibles. Para los demás, el proceso continuará solicitando únicamente el código de seguridad OTP enviado a su correo.

P: Una vez activada la funcionalidad, ¿es obligatorio usar la validación biométrica en todos los documentos? R: No. Como administrador, tienes control total. Puedes decidir en qué plantillas o documentos individuales exiges la validación biométrica, activando la opción solo cuando lo consideres necesario.

P: ¿Qué debe hacer un firmante si el sistema no logra validar su identidad? R: Si la validación falla, el firmante debe verificar que su documento de identidad esté vigente y que tanto la foto del documento como el video selfie sean claros, sin reflejos y con buena iluminación. Puede refrescar la página e intentarlo nuevamente.