Cómo configurar la validación biométrica en documentos y plantillas
¿Qué es la validación biométrica?
La validación biométrica es una funcionalidad avanzada del módulo de Documentos que garantiza la seguridad e integridad en el proceso de firma digital, reduciendo el riesgo de fraudes y suplantaciones de identidad. Este sistema utiliza un video selfie y una foto del documento de identidad para verificar la identidad del firmante mediante tecnologías de reconocimiento facial y OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
Configuración de la Validación Biométrica
- Entra al módulo Documentos.
- Abre la pestaña Enrolamiento para ver personas, estados y el reporte.
- Para enviar el documento de aceptación, usa Enrolar en la barra de Gestión de documentos (disponible en Carpetas y en Tabla).
El rol debe incluir la carpeta Enrolamiento. Un rol acotado (segmentos o carpetas) solo ve a las personas que le corresponden. Los invitados externos no entran en este listado.
Exigir o no el enrolamiento para firmar
La política no se define en Enrolamiento: está en Documentos → Configuración general, visible solo para administradores de la empresa.
Ajuste | Activado (habitual) | Desactivado |
|---|---|---|
Requerir enrolamiento para firmar | Hay que completar el enrolamiento antes de firmar (salvo el propio documento de aceptación). | Las personas pueden firmar sin haberse enrolado. No se modifica el enrolamiento de nadie. |
El detalle de esa pestaña (avisos por correo y validación biométrica) está en el artículo de Configuración general.
Estados de enrolamiento
En Enrolamiento verás un estado por colaborador (no invitados):
Estado | Qué significa |
|---|---|
Pendiente | Aún no tiene documento de aceptación. |
En progreso | Ya tiene el documento de aceptación, pero no lo ha firmado. |
Enrolado | Firmó el documento de aceptación y puede firmar el resto (si la empresa lo exige). |
Si la persona ya no trabaja en la empresa, usa la vista de colaboradores inactivos en la misma pestaña para encontrarla.
Enviar el documento de aceptación (Enrolar)
- En Gestión de documentos, pulsa Enrolar.
- Elige a las personas. Si usas segmentos, solo aparecerán las que te correspondan.
- Selecciona la plantilla de enrolamiento (una plantilla marcada para este uso, activa).
- Envía. Cada persona recibe un documento titulado Documento de aceptación de [nombre], en la carpeta de enrolamiento de la empresa.
Al enviarlo, el estado pasa de Pendiente a En progreso. Cuando firma, pasa a Enrolado y recibe un correo de confirmación.
Puedes enrolar a varias personas en el mismo envío.
Reporte de estado de enrolamiento
- En Documentos, abre Enrolamiento.
- En Acciones, elige Reporte Enrolamiento.
El archivo muestra, por colaborador activo: datos básicos, estado (Pendiente, En progreso, Enrolado) y fecha de enrolamiento si aplica. No incluye inactivos: ese seguimiento es operativo de la plantilla vigente. Detalle del resto de reportes: Reportes disponibles en el módulo de Documentos Art. 2808.
Plantilla de enrolamiento
- No uses una plantilla de contrato o finiquito.
- El catálogo se administra en Plantillas. Campos y variables: Cómo configurar plantillas, carpetas y categorías en Documentos Art. 2750.
- El documento de aceptación sí se puede firmar aunque la persona aún no esté enrolada: es el que abre esa puerta.
Reiniciar el enrolamiento
Si alguien debe volver a aceptar (cambio de política, documento equivocado o dato incorrecto):
- Localízala en Enrolamiento o en Gestión de documentos.
- Reinicia su enrolamiento (individual o masivo).
- Se retiran sus documentos de aceptación y el estado vuelve a Pendiente.
- Vuelve a Enrolar para enviarle un documento nuevo.
Reiniciar no cambia el interruptor de Configuración general ni el enrolamiento de otras personas.
Qué no forma parte del enrolamiento
Tema | Dónde se gestiona |
|---|---|
Código OTP al firmar | En el momento de la firma. Ver Cómo firmar documentos con firma simple y biométrica. |
Validación biométrica (Truora) | Configuración general (empresa) y, si aplica, por plantilla o documento. Independiente de si la persona ya está enrolada. |
Invitados externos | Firman por su flujo de invitado; no cuentan en el enrolamiento de colaboradores. |
Guía de uso (usuario final)
Completar tu enrolamiento
- Entra desde el correo de aviso o desde Mis pendientes.
- Abre el documento de aceptación (el título incluye tu nombre).
- Revísalo y fírmalo con el método que use tu empresa.
- Al firmar, quedas enrolado. Recibirás un correo de confirmación.
- A partir de ahí puedes firmar el resto de documentos que te envíe la empresa.
Si tu empresa no exige enrolamiento, puedes firmar sin este paso. Si ya te enrolaste, ese registro se mantiene.
No puedes firmar un documento de trabajo
- Revisa si tienes un documento de aceptación pendiente.
- Complétalo primero.
- Si no lo ves, pide a tu administrador que te enrole o que confirme si la empresa exige enrolamiento.
Preguntas frecuentes
¿El enrolamiento es obligatorio?
Depende de la empresa. Si Requerir enrolamiento para firmar está activo en Configuración general, sí. Si está desactivado, no se exige.
Si desactivo la exigencia, ¿se borra el enrolamiento de la gente?
No. Solo deja de pedirse al firmar. Quienes ya estaban enrolados siguen enrolados.
¿Por qué no veo a una persona en Enrolar?
Revisa segmentos, permisos y que el rol incluya la carpeta Enrolamiento. Los invitados externos no aparecen aquí. Si ya no trabaja en la empresa, búscala en colaboradores inactivos.
¿Puedo enrolar a varias personas a la vez?
Sí. Enrolar admite más de una persona. También puedes reiniciar el enrolamiento de varias a la vez.
Alguien firmó el documento de aceptación y sigue sin poder firmar otros archivos.
Confirma que el estado sea Enrolado. Si usan biometría, es un requisito distinto (Configuración general y el método del documento).
¿El código que llega por correo o SMS es el enrolamiento?
No. Ese código (OTP) valida la firma en el momento. El enrolamiento es firmar el documento de aceptación.
¿Puedo usar cualquier plantilla para enrolar?
No. Usa una plantilla de enrolamiento.
Reinicié el enrolamiento y la persona desapareció de En progreso.
Es lo esperado: vuelven a Pendiente. Debes Enrolar de nuevo.
¿Dónde bajo el listado de quién falta por enrolarse?
Enrolamiento → Acciones → Reporte Enrolamiento.
Como administrador, puedes exigir esta capa extra de seguridad en dos momentos clave: al crear plantillas reutilizables o al generar documentos individuales. El flujo de validación se activará automáticamente para el firmante una vez que lo hayas configurado.
Opción 1: Configurar en una Plantilla de Documento
Este método es ideal para estandarizar la seguridad en documentos que se envían de forma recurrente, como contratos o anexos.
- Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos" y dirígete a la pestaña Plantillas.
- Crea una Nueva plantilla o edita una existente.
- En la sección Definir quiénes firman y cómo, activa la opción "Tiene flujo de firma" y selecciona el flujo que necesites (ej: "Primero al trabajador y luego a las contrapartes").
- Una vez activado el flujo, aparecerá la casilla "Habilitar validación biométrica". Actívala.
- Guarda los cambios en la plantilla.
A partir de ahora, todos los documentos que generes utilizando esta plantilla requerirán que los firmantes de países compatibles validen su identidad biométricamente.
Opción 2: Configurar en un Documento Individual
Utiliza esta opción cuando necesites enviar un archivo específico (como un PDF) que requiere un nivel de seguridad superior, pero que no forma parte de una plantilla recurrente.
- Dirígete al módulo de Documentos > Gestión de Documentos.
- Haz clic en Crear documento.
- En la sección Reglas, define el Tipo de documento. Si eliges como "Archivo" y sube tu documento, en cambio si eliges "Plantillas" elige las plantillas a utilizar.
- En el campo ¿Quiénes firman?, selecciona el flujo de firma que corresponda. Si una plantilla tiene un flujo de firma se heredará desde su configuración.
- Continúa con la selección de los firmantes y finaliza el proceso.
- Al igual que en las plantillas, se activará la casilla "Habilitar validación biométrica". Márcala.
El documento se enviará exigiendo la validación de identidad a los firmantes correspondientes.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Qué sucede si un documento requiere validación biométrica pero uno de los firmantes no es de un país compatible (Chile, México, Perú, Brasil o Colombia)? R: El sistema es flexible. Solo exigirá la validación biométrica a los firmantes de los países compatibles. Para los demás, el proceso continuará solicitando únicamente el código de seguridad OTP enviado a su correo.
P: Una vez activada la funcionalidad, ¿es obligatorio usar la validación biométrica en todos los documentos? R: No. Como administrador, tienes control total. Puedes decidir en qué plantillas o documentos individuales exiges la validación biométrica, activando la opción solo cuando lo consideres necesario.
P: ¿Qué debe hacer un firmante si el sistema no logra validar su identidad? R: Si la validación falla, el firmante debe verificar que su documento de identidad esté vigente y que tanto la foto del documento como el video selfie sean claros, sin reflejos y con buena iluminación. Puede refrescar la página e intentarlo nuevamente.