Cómo configurar plantillas, carpetas y categorías en Documentos

Para sacar el máximo provecho al módulo de Documentos y Firma Digital, es fundamental configurar correctamente sus elementos estructurales. Una buena organización te permitirá no solo mantener el orden, sino también automatizar la creación y envío de documentos de forma masiva.

Esta guía te mostrará el flujo lógico para configurar el módulo, comenzando por las estructuras más generales hasta llegar al detalle de las plantillas.

Paso 1: Configurar Organizaciones

Las Organizaciones funcionan como contenedores principales para segmentar tus plantillas. Son especialmente útiles si necesitas administrar grupos de plantillas por separado, por ejemplo, por país, subdominio o división de la empresa (como tener una Organización para "Chile" y otra para "México").

Importante: Esta es una agrupación lógica dentro del módulo de Documentos y no está vinculada técnicamente a la configuración de subdominios de la plataforma.

Para crear una Organización:

1. Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos".
2. Selecciona la pestaña Organizaciones.
3. Haz clic en el botón Añadir organización.
4. Completa los datos solicitados, como el nombre de la organización.
5. Haz clic en Confirmar.

Paso 2: Configurar Carpetas

Las carpetas tienen una doble función:

• Para el usuario final: Organizan los documentos finales que recibe (ej. "Contratos", "Liquidaciones").
• Para el administrador: Son la base para definir los permisos de acceso a los documentos. Los roles que crees determinarán quién puede gestionar o solo ver los archivos dentro de carpetas específicas.

El módulo incluye 8 carpetas predeterminadas que no se pueden eliminar, pero sí editar: Enrolamiento, General, Contratos, Certificados, Personal, Liquidaciones, Vacaciones y Cartas.

Para gestionar tus carpetas:

1. Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos".
2. Selecciona la pestaña Carpetas.
3. Para crear una nueva, haz clic en Nueva carpeta.
4. Desde el listado, puedes:
   • Editar: Modificar el nombre de una carpeta.
   • Permitir subir archivos: Marca esta opción si quieres que los trabajadores puedan cargar sus propios documentos en esa carpeta.
   • Definir visibilidad: En la columna "Estado", elige si la carpeta es Visible para los trabajadores o No visible (sólo visible para administradores con permisos).

Paso 3: Configurar Categorías de Documentos

Las categorías son etiquetas que te ayudan a clasificar y filtrar tanto las plantillas al momento de crear un documento, como los documentos ya generados en la vista de gestión. Su única función es facilitar la búsqueda y el orden.

Para crear una Categoría:

1. Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos".
2. Selecciona la pestaña Categoría de documento.
3. Haz clic en Nueva categoría y asígnale un nombre (ej. "Anexos de Contrato", "Comprobantes").

Paso 4: Configurar Plantillas de Documentos

Las plantillas son el corazón de la automatización. Te permiten crear documentos estandarizados que se rellenan automáticamente con la información de cada colaborador.

Prerrequisito: Para crear una plantilla, debes tener al menos una Organización creada a la cual asociarla.

Tipos de Plantillas:

• Documentos: Es el tipo estándar para la mayoría de los casos de uso, como contratos, anexos, cartas de oferta, etc.
• Enrolamiento: Es una plantilla específica utilizada para el proceso de enrolamiento, donde el usuario autoriza el uso de la firma digital.
• Autogenerable: Permite que los colaboradores soliciten y descarguen un documento (como un certificado de antigüedad) directamente, sin necesidad de aprobación o firma de contrapartes.

Cómo crear una Plantilla:

1. Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos".
2. Elige la Organización a la que pertenecerá y haz clic en Nueva plantilla.
3. Configura los tres elementos clave:
   • Información General:
     • Nombre: Dale un nombre descriptivo a tu plantilla.
     • Categoría de documento (opcional): Asigna alguna categoría previamente configurada.
     • Tipo de plantilla: Selecciona una de las tres opciones descritas arriba.
     • Carpeta asociada: Elige la carpeta donde se guardarán los documentos generados con esta plantilla.
   • Contenido y Variables:
     • Utiliza el editor de texto para redactar el cuerpo del documento.
     • Para insertar información que cambiará para cada colaborador, usa las Variables. Haz clic en Mostrar variables, busca el dato que necesitas (ej. {{ user.full_name }} para el nombre completo), clickéalo y pégalo en el texto. 
   • Flujo de Firma:
     • Activa la opción Tiene flujo de firma si el documento requiere ser firmado.
     • Selecciona el orden de las firmas (ej. "Primero al trabajador y luego a las contrapartes").
     • Si aplica, agrega las Contrapartes (firmantes de la empresa) que deberán firmar el documento.
4. Utiliza el botón Vista previa para revisar cómo quedará el documento y haz clic en Guardar.

Variables en plantillas

Al configurar la plantilla puedes utilizar diferentes tipos de variables para personalizar el documento con la información específica de cada usuario y de la empresa. Estas variables se agrupan en las siguientes categorías:

• Usuario: Corresponden a los campos de información del trabajador registrados en el Máster de Personas (ej. nombre, RUT, cargo).
• Opcionales: Campos opcionales del máster agrupados
• Organización: Datos referentes a la empresa.
• Opcionales de Posición: Información específica vinculada a la posición del trabajador.
  • Representante Legal: Dentro de esta categoría encontrarás los campos para incluir los datos del representante legal, incluyendo la posibilidad de utilizar la imagen de su firma cargada.

Nota Importante sobre el Representante Legal: Al utilizar la variable de representante legal en la plantilla, el sistema seleccionará automáticamente solo al primero que haya sido cargado para dicha razón social. Asegúrate de que el primer registro corresponda al firmante deseado para estos certificados.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre Organización, Carpeta y Categoría? R: Son tres niveles para organizar tus documentos:

• Organización: Es el nivel más alto. Funciona como un contenedor para segmentar tus plantillas, usualmente por divisiones de la empresa (ej. "Chile", "México").
• Carpeta: Es donde se almacenan los documentos finales que ven los trabajadores. También son la base para definir los permisos de acceso de los administradores.
• Categoría: Son etiquetas para filtrar y encontrar rápidamente plantillas y documentos (ej. "Contratos", "Anexos").

P: No veo la pestaña "Plantillas" o "Carpetas" en la configuración, ¿por qué? R: El acceso a estas pestañas depende de tus permisos. Para poder verlas y gestionarlas, necesitas tener asignado un rol con permisos de gestión sobre al menos una carpeta en el módulo de Documentos.

P: ¿Puedo editar o eliminar las carpetas predeterminadas? R: No puedes eliminarlas, pero sí puedes editar su nombre, definir si los colaboradores pueden subir archivos a ellas y cambiar su visibilidad.

P: ¿Es obligatorio crear una Organización para poder usar plantillas? R: Sí. Antes de crear tu primera plantilla, debes haber creado al menos una Organización a la cual asociarla.