Cómo configurar plantillas, carpetas y categorías en Documentos
Antes de enviar documentos a firmar, la empresa arma tres catálogos. Se administran en Documentos / Firma digital; Nómina los usa, no los duplica.
Catálogo | Qué responde | Dónde se gestiona |
|---|---|---|
Carpetas | ¿Dónde vive el archivo? Árbol de ubicación (contratos, finiquitos, políticas…). | Firma digital |
Categorías de documento | ¿De qué tipo es? Etiqueta de clasificación (contrato, anexo, recibo…). | Firma digital. Nómina puede elegir la categoría en la plantilla. |
Plantillas | ¿Qué texto y variables se reutilizan? El contenido que se genera para cada persona. | Mismo editor en Firma y en Nómina. Cada plantilla apunta a una carpeta y, si aplica, a una categoría. |
Sin carpeta no hay dónde guardar el documento generado. La categoría ordena y reporta; no sustituye a la carpeta.
Quién lo usa
Rol | Qué hace aquí |
|---|---|
Administrador de la empresa | Crea carpetas, categorías y plantillas; define visibilidad. |
Gestor de documentos | Usa los catálogos según su rol y segmentos. |
Administrador de nómina | Elige plantilla, carpeta y categoría al generar documentos; no crea el catálogo de categorías. |
Colaborador | Ve las carpetas que la empresa le muestra; no configura el catálogo. |
Configuración y administración
Dónde entrar
- Carpetas y documentos: Administración → Firma digital (o Documentos), Gestión de documentos. Árbol de carpetas y, si está disponible, vista Tabla.
- Categorías de documento: catálogo en Firma digital (alta, edición y baja).
- Plantillas: Administración → Firma digital → Plantillas, o el listado equivalente en Nómina. Es el mismo editor.
El orden práctico es: carpetas → categorías → plantillas. La plantilla pide carpeta (y puede pedir categoría); conviene tener ambos catálogos listos.
Organización
- Ve a Documentos. Haz clic en el ícono ubicado al costado del título "Documentos".
- Selecciona la pestaña Organizaciones.
- Haz clic en el botón Añadir organización.
- Completa los datos solicitados, como el nombre de la organización.
- Haz clic en Confirmar.
Carpetas
Las carpetas forman un árbol (una carpeta puede tener subcarpetas). El nombre puede estar en más de un idioma; al solicitar documentos se muestra el idioma de la sesión, con respaldo a español o a cualquier traducción disponible.
Hay carpetas por defecto (incluida la de enrolamiento) que no se eliminan.
Crear o editar
- En Gestión de documentos, crea una carpeta en la raíz o dentro de otra.
- Pon el nombre (y traducciones si tu empresa las usa).
- Ajusta visibilidad: quién la ve y si el colaborador puede subir archivos a esa carpeta.
- Guarda. Puedes compartir un enlace directo a la carpeta.
Eliminar
Solo si la carpeta no es por defecto, no tiene documentos y no tiene subcarpetas. Vacía o mueve el contenido antes.
Visibilidad frente a roles
La visibilidad de la carpeta (quién la ve en el día a día) y el rol de Documentos (qué carpetas puede administrar una persona) se complementan. Un gestor segmentado o con rol acotado no administra carpetas fuera de su permiso, aunque existan en el árbol. Detalle de roles: artículo Cómo configurar roles y permisos de usuario en Documentos.
Consultar documentos
- Vista Carpetas: navega el árbol.
- Vista Tabla: todos los documentos, con columna de carpeta; al hacer clic saltas al árbol. Contrapartes se mantiene solo en Carpetas.
Categorías de documento
La categoría clasifica el documento (contrato, anexo, liquidación, etc.). No es una carpeta: un mismo tipo puede guardarse en distintas carpetas.
Pasos
- En Firma digital, abre el catálogo de categorías de documento.
- Crea o edita el nombre (puede estar en más de un idioma).
- Asocia la categoría a las plantillas que deban usarla.
- Si dejas de usarla, puedes darla de baja. Las plantillas y archivos que la tenían quedan sin categoría (no se borran).
Nómina y otros productos
- En el formulario de plantillas de Nómina aparece Categoría de documento: muestra el catálogo de Firma. Si el catálogo no carga, el selector queda vacío y igual puedes guardar la plantilla.
- Al subir un archivo desde una ficha embebida en otro producto (fuera de Firma o Nómina) no aparece el selector: las categorías no se administran desde ahí.
Plantillas
Una plantilla reúne: espacio de trabajo, nombre, carpeta, etiquetas, tipo (toda la empresa o segmentos) y categoría de documento, más el cuerpo en el editor.
El listado tiene pestañas Activas e Inactivas, con la cantidad en el título. El buscador filtra por nombre, espacio de trabajo, carpeta y etiquetas. El nombre abre el editor; seleccionarlo para copiarlo no lo abre. Puedes compartir el enlace directo a una plantilla o al formulario de creación.
Crear o editar
- Abre Nueva plantilla (o el enlace de creación). El formulario no se cierra solo cuando el listado se actualiza.
- Completa cabecera (dos columnas): Espacio de trabajo / Nombre · Carpeta / Etiquetas · Tipo de plantilla / Categoría de documento.
- En Nómina, al crear debes elegir la carpeta antes de guardar. Al editar una plantilla antigua sin carpeta no se exige, para no bloquearla.
- Redacta el contenido. El selector de tipografías solo ofrece fuentes que el PDF puede entregar (lo que eliges es lo que sale). La fuente por defecto del catálogo es Poppins.
- Guarda. Las etiquetas se limpian: se descartan vacías, se recortan espacios y no se guardan duplicadas.
Vista previa
- Plantilla sin variables (documento fijo): se previsualiza y genera con normalidad.
- Cuerpo vacío: no genera documento.
Si sales o recargas con cambios pendientes, aparece «Tienes cambios sin guardar».
Las plantillas de enrolamiento son un tipo marcado para el documento de aceptación; no uses una de contrato para enrolar. Variables y campos: 4759 y 4844.
Activar o desactivar
Al desactivar, la plantilla pasa a Inactivas de inmediato y deja de ofrecerse en envíos nuevos. El historial de documentos ya generados no se borra.
Variables en plantillas
Al configurar la plantilla puedes utilizar diferentes tipos de variables para personalizar el documento con la información específica de cada usuario y de la empresa. Estas variables se agrupan en las siguientes categorías:
- Usuario: Corresponden a los campos de información del trabajador registrados en el Máster de Personas (ej. nombre, RUT, cargo).
- Opcionales: Campos opcionales del máster agrupados
- Organización: Datos referentes a la empresa.
- Opcionales de Posición: Información específica vinculada a la posición del trabajador.
- Representante Legal: Dentro de esta categoría encontrarás los campos para incluir los datos del representante legal, incluyendo la posibilidad de utilizar la imagen de su firma cargada.
Nota Importante sobre el Representante Legal: Al utilizar la variable de representante legal en la plantilla, el sistema seleccionará automáticamente solo al primero que haya sido cargado para dicha razón social. Asegúrate de que el primer registro corresponda al firmante deseado para estos certificados.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Puedo crear categorías desde Nómina?
No. El catálogo se administra en Firma digital. Nómina solo elige una categoría ya creada al armar la plantilla.
¿Carpeta y categoría son lo mismo?
No. La carpeta es dónde se guarda. La categoría es qué tipo de documento es.
¿Por qué no puedo borrar una carpeta?
Porque es de sistema (por defecto o de enrolamiento), tiene documentos o tiene subcarpetas. Vacía o mueve el contenido primero.
En Nómina me pide carpeta al crear la plantilla y en una antigua no.
Al crear en Nómina la carpeta es obligatoria. Las plantillas viejas sin carpeta se pueden editar sin bloquearte; conviene asignarles una cuando puedas.
Al subir un archivo desde la ficha de otra aplicación no veo Categoría.
Es el comportamiento esperado. Las categorías no se piden fuera de Firma o Nómina.
La plantilla está en Firma y en Nómina se ve distinta.
El editor es el mismo. Cambia la ruta de menú y algunos campos (carpeta obligatoria al crear en Nómina; categoría tomada de Firma).
¿Puedo previsualizar una plantilla sin datos del colaborador?
Sí, si el cuerpo tiene contenido. Un documento fijo, sin variables, se genera igual.
Elegí una fuente y el PDF no coincidía.
El selector ahora solo ofrece tipografías que el documento puede entregar. Lo que eliges en el editor es lo que sale, incluida la negrita de títulos.
¿Una plantilla puede limitarse a un segmento?
Sí. En tipo de plantilla elige alcance a segmentos específicos en lugar de toda la empresa.