Reportes disponibles en el módulo de Documentos

El módulo de Documentos y Firma Digital cuenta con distintos reportes descargables que te permiten realizar un seguimiento detallado de la gestión documental, auditar procesos y monitorear el estado de los usuarios.

A continuación, se describen los reportes disponibles y cómo puedes utilizarlos.

Reporte de registro de firmas

Este reporte está diseñado para la auditoría y el seguimiento de las firmas que ya han sido completadas. Su objetivo principal es proporcionar una vista consolidada de todas las firmas ejecutadas por los trabajadores activos de la empresa, siendo una herramienta clave para el cumplimiento normativo.

¿Qué contiene?

Nombre del documento: Título del documento firmado.
Fecha de firma: Cuándo se realizó la firma.
Nombre completo del trabajador: Quién firmó.
Correo electrónico: Email del firmante.
Identifier: Identificador único del usuario.
Área del trabajador: Departamento o área de trabajo.

Consideraciones clave:

Este reporte solo incluye a usuarios activos en la plataforma.

¿Cómo descargarlo?

Dirígete al módulo de Documentos desde el Home.
Haz clic en la pestaña de Gestión de documentos.
Haz clic en Acciones y selecciona Exportar registro de firmas.

Reporte de documentos

Este reporte está enfocado en la gestión operativa diaria. Permite a los administradores y managers monitorear el estado de todos los documentos del sistema, ya sea que estén pendientes, firmados o sin requerir firma.

Un caso de uso práctico es cuando un manager necesita revisar el avance de un proceso específico, como el de "contratación de abril". Podría usar este reporte para filtrar por la categoría del documento, ver qué trabajadores aún no han firmado, y gestionar el envío de recordatorios para agilizar el proceso.

¿Qué contiene?

Información detallada del documento (nombre, fecha de creación, carpeta, categoría).
Datos del propietario del documento (nombre, identificador, área).
Estado de la firma del trabajador y su fecha.
Nombre de las contrapartes y el estado de sus firmas.

Consideraciones clave:

Este reporte puede incluir usuarios inactivos para garantizar una auditoría completa del ciclo de vida de un documento.

¿Cómo descargarlo?

Dirígete al módulo de Documentos.
Haz clic en la pestaña de Gestión de documentos.
Haz clic en Acciones y selecciona Exportar reporte documentos.

Reporte de estado de enrolamiento

Este reporte es una herramienta operativa fundamental para saber qué usuarios están habilitados para utilizar la firma digital. Permite hacer un seguimiento claro para entender quiénes ya pueden firmar, quiénes tienen pendiente la firma de su documento de enrolamiento y quiénes aún no han sido invitados al proceso.

¿Qué contiene?

Información básica del trabajador.
Estado de enrolamiento (Pendiente, En progreso, Enrolado).
Fecha y hora de enrolamiento (si corresponde).

Consideraciones clave:

Este reporte excluye a los usuarios inactivos, ya que su propósito es gestionar a la plantilla activa.

¿Cómo descargarlo?

Dirígete al módulo de Documentos.
Haz clic en la pestaña de Enrolamiento.
Haz clic en Acciones y selecciona Reporte Enrolamiento.

Herramientas Adicionales de Reportería

Además de los reportes descargables desde el módulo, existe el Dashboard de Documentos - Firma digital, una herramienta de visualización más avanzada que se encuentra en el módulo de Dashboards y Reportería.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la principal diferencia entre el "Reporte de registro de firmas" y el "Reporte de documentos"? R: El "Reporte de registro de firmas" se enfoca en la auditoría y solo muestra los documentos que ya fueron firmados por trabajadores activos. En cambio, el "Reporte de documentos" es para la gestión operativa, mostrando el estado de todos los documentos (pendientes o firmados) y puede incluir a trabajadores inactivos.

P: Si necesito saber qué usuarios de mi equipo aún no se han enrolado, ¿qué reporte debo usar? R: Debes usar el "Reporte de estado de enrolamiento". Este te mostrará el estado de cada usuario (pendiente, en progreso, enrolado) y, a diferencia de los otros, excluye a los trabajadores que ya están inactivos en la plataforma.