Lista de procesos: Qué acciones puedo hacer en la lista de procesos

En el siguiente artículo vamos a hacer un completo recorrido por las funcionalidades que existen en la página principal de nuestros ATS: La lista de procesos y mucho más. 

Acciones Generales

• Filtros

Actualmente, existen 4 formas de buscar lo que necesitas y lo mejor es que las puedes ir mezclando. Estas son: 

• • Filtro de Áreas: El filtro de áreas será muy útil para los administradores, podrán visualizar los procesos abiertos por área y luego podrán filtrar por encargados y etc. 
  • Filtro principal: El filtro principal siempre se está actualizando, ahora contiene: 
  • • Tipo: Filtra si el proceso es interno, externo o mixto. Esto se configura dentro de la creación o edición del proceso, en la 4ta etapa. Para leer más sobre esto, haz clic aquí. 
    • Fecha: Filtra por la fecha de creación de ese proceso. 
    • Responsable: Filtra por el responsable del proceso. 
    • Prioridad: Filtra por la prioridad que podría ser baja, media y alta. Esto se configura dentro de la creación o edición del proceso, en la 4ta etapa. Para leer más sobre esto, haz clic aquí. 
    • Motivo de Cierre: Filtra por el motivo que se asigna al cerrar un proceso. Los motivos de cierre se crean en ajustes generales, para aprender más sobre eso, haz clic aquí. 
    • Creador del Proceso: Filtra por la persona que creo el proceso (puede haber sido desde la plataforma o desde una solicitud). 
    • Candidatos en mi etapa: Este filtro solo lo ocupa la persona que se le asignan algunas etapas en el flujo. Filtra por los procesos que tienen candidatos en sus etapas asignadas. 
    • Candidatos en etapa: Este filtro funciona si mis procesos cumplen con los mismos nombres, podría filtrar para que solo me muestre los procesos que tienen candidatos en la etapa "x".
    • Solicitud: Busca por número de requerimiento (es cuando se crea un proceso desde el módulo de solicitudes). 
    • Tipo de solicitud: Filtra por el nombre de la solicitud que creó el proceso. (Funciona para lo mismo que el filtro anterior). 
  • Botones: Los botones que actualmente se manejan reflejan los estados de un proceso, podrás filtrar por los siguientes estados: 
  • • Activos: Procesos activos que se sigue buscando un candidato para tomar las vacantes. 
    • Suspendidos: Procesos que estuvieron activos y que por alguna razón se suspendieron (podrían volverse a activar)
    • Cerrados: Procesos que estuvieron abiertos y que se cerraron indicando un motivo de cierre.
    • Pendientes: Procesos creados y no publicados. 
    • Todos los procesos

​ ​*Para agregar un filtro sobre otro, solo hay que hacer clic en "Agregar filtro". 
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• • Buscador: Con el buscador podrás buscar por nombre de solicitud, ID y número de requerimiento. 

• Creación de un nuevo proceso

Al hacer clic en "Agregar nuevo proceso", tendrás dos formas para crear un proceso; Comenzar desde cero o comenzar desde otro proceso. Cuando le das clic en "Comenzar a partir desde otro proceso", tendrás que elegir desde cual proceso (Si eres administrador, verás todos los procesos disponibles y si eres colaborador, solo verás los procesos que puedes gestionar y aquellos marcados como plantillas.).

• • Comenzar desde Cero

Al comenzar desde cero, te recomiendo leer el artículo donde explicamos las 4 etapas de la configuración de un proceso, tiene muchos detalles. Haz clic aquí y aprende. 

• • Comenzar a partir de otro proceso

Esta funcionalidad te permite crear un nuevo anuncio reutilizando todas las configuraciones de otro ya existente que haya sido marcado como plantilla. Las configuraciones copiadas incluyen:

• Etapas (con su configuración y reglas de avance).
• Configuraciones de la vista de creación/edición de proceso (anuncio, formulario, pruebas, reglas de avance, roles y permisos, etiquetas, etc.).

* Los anuncios no se publican automáticamente a portales de trabajo internos o externos, ese proceso se debe seguir haciendo de forma manual.

* Más abajo explicamos como marcar un proceso como plantilla 

* Cuando un proceso es creado por una solicitud, también se podrá copiar el proceso desde otro, se selecciona en la pregunta "Reutilizar configuración" en el formulario de solicitud. Solo se mostrarán los procesos marcados como plantillas.

• Acciones

• • Ordenar por: Te da la posibilidad de ordenar tus procesos
  • Carga de procesos: Podrás cargar procesos de forma masiva al módulo de ATS con la información completa del anuncio, e información asociada a la publicación. 
    Esto te servirá para:
  • • Cargar procesos desde cero. Ejemplo: Realizar la migración de procesos históricos.
    • Actualizar masivamente información de procesos existentes. Ejemplo: Reasignar áreas o responsables masivamente de los procesos que ya están creados en la plataforma.

​ ​Te recomendamos descargar el template de carga y luego: 

• • • Completa el archivo siguiendo las instrucciones de las cabeceras. Recuerda que debes eliminar la primera fila antes de cargarlo a la plataforma.
    • En caso de haber errores en el archivo recibirás un email con el detalle de los errores que deben ser corregidos. 
  • Descarga de procesos: Te baja un archivo con la información actual de tus procesos. 

Acciones por Proceso

• Posibilidad de editar al Responsable del proceso haciendo clic aquí:

• Posibilidad de cambiar el tipo de solicitud de alta (recuerda que esos se configuran en el módulo de solcitudes, puedes leer más sobre altas haciendo clic aquí):  

• Botones de la derecha: 

• • Marcar / desmarcar como plantilla: Al marcar como plantilla ese proceso, te lo traerá como opción al crear un proceso y así copiar esta plantilla. 
  • Ver solicitud: Podrás visualizar la solicitud que creo ese proceso y toda su información. Las personas que tienen acceso a esta vista son: admins, managers con permiso de admin sobre la categoría y los auditores.  
    
    
    
    
  • Editar proceso: te abre la edición del proceso. Si quieres leer más sobre estas 4 etapas, puedes hacer clic aquí. 
  • Compartir proceso: Te lleva a la 4ta etapa de la edición del proceso para que de ahí hagas las acciones de compartir. 
  • Suspender proceso: Puedes suspender, pausar el proceso haciendo clic. Después podrás activarlo nuevamente. 
  • Cerrar proceso: Cuando un proceso termina lo correcto es cerrarlo. Los KPIs te podrán mostrar cuanto tiempo está un proceso abierto. Para leer más sobre los cierres de procesos y sus métricas, puedes hacer clic aquí. 
  • Eliminar proceso: Puedes eliminar un proceso del sistema. 

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: Si deseo visualizar la solicitud de requisición en el módulo de ATS ¿Debo ser necesariamente administradora de esa categoría de solicitud?

R: Las personas que tienen acceso a esta vista son: admins, managers con permiso de admin sobre la categoría y los auditores.