Cómo realizar la carga y descarga masiva de Objetivos y Metas
Introducción
En Rankmi, la gestión de objetivos y metas puede realizarse de manera individual o masiva. La funcionalidad de Carga y Descarga Masiva te permite crear, actualizar o eliminar grandes volúmenes de objetivos y metas simultáneamente mediante una plantilla Excel, ahorrando tiempo y asegurando la consistencia de la información en tus procesos de desempeño.
Esta guía te explicará cómo utilizar estas herramientas de forma efectiva.
Caso A: Carga Masiva de Objetivos y Metas desde cero
Utiliza esta opción cuando necesites crear nuevos objetivos y metas para múltiples colaboradores a la vez o actualizar los existentes con nuevos valores.
Requisito previo: El proceso debe contar con al menos un Tipo de Objetivo y un Tipo de Meta creados.
Paso 1: Acceder a la sección
Dirígete a la siguiente ruta dentro de la configuración de tu proceso:
Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas
Paso 2: Descarga la plantilla base
Antes de cargar, necesitas tener el archivo Excel con la información correcta. Debes descargar siempre la plantilla más actualizada desde :
Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas > Acciones > Descargar plantilla base
¿ Por qué es necesaria la plantilla base? Porque es posible que los campos de las metas se hayan eliminado o actualizado, por lo que una plantilla anterior estará desactualizada y el sistema arroje un error o no se carguen bien los objetivos y metas.
Paso 3: Explicación del Archivo Excel
Para evitar errores en la carga, es fundamental entender qué dato va en cada columna.
Columnas Base (Obligatorias)
Estas columnas definen la estructura y los permisos de cada objetivo o meta.
Columna | Descripción Detallada | Valor / Ejemplo |
|---|---|---|
identifier_code | Código único de identificación. Debe ser único para cada objetivo y cada meta. Es fundamental para actualizar datos futuros. Se recomienda concatenar datos para crear un código lógico (ej: id_colaborador + id_evaluador + meta_n). Cuando cargue el archivo, el sistema creará un sufijo para tu código ingresado. Éste código que tiene tu código+el sufijo deberás utilizarlo para actualizar los objetivos y metas ya cargados. | juanperez_jefe1_m1 |
collaborator_identifier | Identificador (ID) del colaborador al cual se le creará la meta u objetivo. Este usuario debe ser parte activa del proceso. | 12345678 |
evaluator_identifier | Identificador del evaluador asignado. Importante: Debe existir una relación de evaluación previa entre el colaborador y el evaluador en la plataforma antes de cargar. | 87654321 |
groupcode_objetive | Código de agrupación. Permite asociar metas a un objetivo específico. Todas las metas que pertenecen a un mismo objetivo deben tener exactamente el mismo groupcode que el objetivo padre. | objetivegroupcode_jefe1_obj1 |
dimension_type | Define el tipo de registro. Usa la letra 'o' para Objetivos y la letra 'g' para Metas. Debe estar en minúscula. | o g |
title | El nombre o título que se mostrará para el objetivo o la meta. | "Aumentar Ventas Q3" |
description | Descripción detallada del objetivo o meta. Explica en qué consiste. | "Lograr un incremento del 10%..." |
related_to | Campo avanzado para vincular una meta de la evaluación descendente con una meta de la autoevaluación. Se ingresa el identifier_code de la meta de autoevaluación. Es útil si lo que necesitas es ver el resultado de la autoevaluación de la meta u objetivo desde la evaluación descendente de objetivos y metas. | auto_juanperez_m1 |
ponderation_% | Peso porcentual del objetivo o meta. Nota: La suma de las ponderaciones de las metas dentro de un objetivo debe ser 100%. Y la suma de llas ponderaciones de los objetivos asociados a una misma relación de evaluación debe ser del 100% | 20 (ingresar solo el número, sin el símbolo %) |
editable_title | Define si el título del objetivo o meta será editable por el evaluador/evaluado en la plataforma. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No". | x - |
editable_description | Define si la descripción será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No". | x - |
editable_ponderation | Define si la ponderación será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No". | x - |
can_delete | Define si el objetivo o meta podrá ser eliminado por el usuario final. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No". | x - |
only_objective_can_replicate_goals_within | Define si el objetivo podrá o no recibir metas replicadas/copiadas desde otro objetivo. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No". | x - |
replicate | Define si el objetivo o meta podrá o no ser replicado o copiado por el evaluador en otro colaborador que esté evaluando. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No". | x - |
only_goal_editable_info | Permite editar los campos informativos de la meta (ej: campos de texto, fechas, etc) Es decir, campos que no están en la fórmula. Usa x minúscula para "Sí" y "-" para No. | x - |
only_goal_editable_metrics | Permite editar o no las métricas de la meta. Las métricas son los campos que se utilizan dentro de la fórmula de cálculo. Usa x minúscula para "Sí" y "-" para No. | x - |
only_goal_editable_score | Define si el Cumplimiento (Score) de la meta es editable. Si se marca con -, la meta se considera "No Evaluable", lo que significa que la plataforma no exigirá ingresar un resultado para cerrar la evaluación. | x (Evaluable) - (No Evaluable) |
tipo_de_objetivo | Debes indicar el código del tipo de objetivo al cual estará asociado el objetivo del colaborador que estás creando. El código lo puedes encontrar en la hoja "Tipo de objetivos" del excel. | objective_33839_14051 |
Columnas Dinámicas (Específicas de tu Proceso)
Estas columnas aparecen automáticamente según los Tipos de Objetivos y Tipos de Metas que hayas configurado en el proceso.
Grupo de Columnas | Descripción Detallada | Qué ingresar |
|---|---|---|
resultado_objetivo | Indica el resultado calculado por la plataforma del objetivo. Aunque la columna sea informativa, no debes eliminar esta columna del archivo, ya que la plataforma valida la estructura completa para procesar la carga. | Déjala tal cual como vienen en la descarga. Si estás creando nuevos registros, déjala vacía, pero mantén la columna. |
Tipo de Meta (Ej: | Luego de la columna "resultado_objetivo" viene una columna en donde debes indicar con una x si la meta que estás cargando pertenece a ese tipo de meta. El tipo de meta siempre tendrá una cabecera donde aparecerá su código y , debajo, su nombre para que la puedas identificar. En caso de que el proceso cuente con más tipos de metas, los otros tipos de metas aparecerán al lado con su código y su nombre en otras columnas. En las celdas de estas columnas, se debe indicar con una x a qué tipo de meta corresponde la meta que se está creando o ya creada. Una meta solo puede ser de un tipo. Si se está creando un objetivo, no se debe marcar ningún tipo de meta | Marca con una x minúscula en la columna correspondiente al tipo que deseas asignar. Solo puede ser de un tipo a la vez. |
Campos Personalizados de la meta (Ej: Fecha Inicio, KPI, Unidad, Cumplimiento, evidencia, etc.) | Son las columnas que corresponden a los tipos de campos creados para cada tipo de meta en particular. Los encabezados de estas columnas aparecerán en el excel resaltados con el mismo color que la columna que indica el tipo de meta. Esto significa que pertenecen a ese tipo de meta en particular. Los campos que pertenecen a otro tipo de meta aparecerán en otro color que igualará al color que tendrá el encabezado de ese otro tipo de meta.
| Texto: Texto libre. Fechas: Formato dd-mm-aaaa o dd/mm/aaaa. Números: Usar punto para decimales (2.5). |
código del tipo de meta_RESULT | Está columna contiene el resultado de la meta ,no es el cumplimiento. Es el valor que resulta debido a la aplicación de la fórmula de la meta. Es informativo, si ingresas un valor, la plataforma lo ignorará. | 34 |
Paso 4: Cargar el archivo
- Luego de llenar el archivo anterior, debes ir a : Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas > Acciones > Cargar objetivos y metas
- En la ventana de carga, verifica que tu archivo cumpla con las instrucciones.
- Arrastra el archivo al área designada o haz clic para buscarlo en tu computador.
- Opcional 1: Marca la casilla "Recalcular los resultados de objetivos y metas al cargar el archivo" solo si estás subiendo métricas, valores, etc. y necesitas que la plataforma realice los cálculos para obtener los resultados de las metas, objetivos y resultados finales de cada colaborador.
- Opcional 2: Marca la casilla "Replicar los objetivos y metas de la evaluación descendente en la autoevaluación del colaborador" para que los objetivos y metas de la evaluación descendente se copien en la autoevaluación del colaborador de forma automática.
- Haz clic en Cargar.
- Recibirás una notificación confirmando que el archivo se está procesando en el Centro de Importación.
- Una vez cargadas las metas y objetivos aparecerán en la "Tabla de metas"
Descarga Masiva de Objetivos y Metas
La descarga te permite obtener la información de los objetivos y metas cargados en el proceso en un archivo Excel y actualizar los objetivos y metas ya cargados. Para la actualización sigue estos pasos:
- Ve a Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas.
- Haz clic en Acciones.
- Selecciona Descargar objetivos y metas con/sin HTML.
- Con HTML: Incluye el formato de texto en html (negritas, saltos de línea). Útil si vas a volver a cargar descripciones con formato html. Ésta descarga es más rápida que la de "Sin html".
- Sin HTML: Descarga el texto plano. Más fácil de leer y editar.
- El archivo llegará a tu correo electrónico o al Historial de descargas ubicado en Reportes/ Historial de Descargar:
- Al abrirlo, verás toda la información actual. Realiza los cambios necesarios y usa este mismo archivo para cargar los objetivos y metas, de la misma forma en como los creaste en los pasos anteriores. Recuerda no tocar o modificar el código "identifier_code", dado que si lo modificas, estarás creando un nuevo objetivo y meta.
Eliminación Masiva de Objetivos y Metas
Si necesitas borrar registros de forma masiva (por ejemplo, para limpiar datos de prueba o corregir cargas erróneas), sigue estos pasos:
- Descargar la data actual: Utiliza la opción "Descargar objetivos y metas con/sin HTML" para obtener el archivo con los identifier_code correctos.
- Preparar el archivo: Deja en el Excel solo las filas de los objetivos y metas que deseas eliminar.
- Cargar el archivo de eliminación:
- Ve a Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas > Acciones > Eliminar objetivos y metas
- Selecciona "Eliminar objetivos y metas desde excel" (o similar en el menú de Acciones).
- Sube el archivo.
- Alternativa desde la interfaz: En la Tabla de Metas, selecciona los colaboradores a los que deseas borrarles todo y haz clic en Acciones > Eliminar objetivos y metas, escribe la contraseña o frase que sale en el modal y haz click en "Eliminar":
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Qué sucede si elimino las columnas que terminan en _RESULT del archivo? R: No debes eliminarlas. Aunque son columnas informativas que muestran el resultado actual, la plataforma valida la estructura completa del archivo y exige que estén presentes para poder procesar la carga, incluso si las dejas vacías.
P: ¿Puedo usar el mismo archivo para crear Objetivos y Metas al mismo tiempo? R: Sí. El archivo permite cargar ambos tipos de registros. Solo debes asegurarte de indicar correctamente el tipo en la columna dimension_type ("o" para objetivos, "g" para metas) y completar los campos correspondientes a cada uno.
P: ¿Qué formato debo usar para las fechas en el archivo de carga? R: Las fechas deben ingresarse siempre en formato dd-mm-aaaa o dd/mm/aaaa (ej: 25-12-2023). Cualquier otro formato podría generar un error en la carga.
P: ¿Es obligatorio llenar el identifier_code? R: Sí, es un campo obligatorio y único. Este código permite a la plataforma identificar si estás creando un registro nuevo o actualizando uno existente. Para las metas, se recomienda una estructura lógica como id_colaborador + id_evaluador + meta_n.
P: ¿Es posible descargar los comentarios de las metas de forma masiva? R: Sí, es posible, para ello debes ir a Configuración/General/Objetivos y metas/Tabla de metas/Acciones/Descargar comentarios de metas Te llegará un excel con todos los comentarios de las metas en el Historial de Descargas.
P: ¿Es posible cargar archivos a las metas de forma masiva? R: No, no es posible cargar archivos adjuntos a las metas de forma masiva a través del campo "Archivo ajunto". Sin embargo, lo que puedes hacer, es cargar de forma masiva el link de descarga de los archivos en un campo de tipo "texto" asociado a la meta. De esta forma el evaluador o el evaluado podrán copiar ese link y descargar el archivo.