Configuración general
Introducción
Configuración general reúne la política de firma de la empresa: si hace falta enrolarse para firmar, cómo se agrupan los correos de documentos pendientes y si se usa validación biométrica (Truora).
Antes estos ajustes había que pedirlos a Rankmi. Ahora los define el administrador en el propio módulo Documentos.
Esta pestaña es para administradores de la empresa. Un rol acotado (por segmentos o carpetas) no la muestra.
En la barra del módulo verás, en este orden: Configuración general · Roles y permisos · Contrapartes · Organizaciones · Plantillas · Categoría de documento · Opcionales · Carpetas · Centro de importación. Este artículo cubre solo la primera.
Artículos relacionados: Introducción a Documentos y Firma Digital · Cómo gestionar el enrolamiento de usuarios · Cómo configurar roles y permisos de usuario en Documentos.
Configuración y administración
- Entra al módulo Documentos.
- Abre la pestaña Configuración general.
Requerir enrolamiento para firmar
Activado(habitual) | La persona debe completar el enrolamiento antes de firmar documentos (salvo el documento de aceptación). |
Desactivado | «Las personas pueden firmar sin haber completado su enrolamiento.» No se borra ni se modifica el enrolamiento de nadie. |
Úsalo si la empresa quiere exigir el documento de aceptación, o si necesita permitir firmar sin ese paso.
Cómo enrolar a las personas: artículo Cómo gestionar el enrolamiento de usuarios.
Agrupar avisos de documentos por firmar
Activado(habitual) | Si a la misma persona le llegan varios documentos seguidos, recibe un solo correo (aviso nuevo y recordatorio). |
Desactivado | «Se envía un email por cada documento nuevo, aunque lleguen varios seguidos a la misma persona.» |
Los invitados externos siempre reciben un correo por documento: este interruptor no los agrupa.
Validación biométrica (Truora)
Al activarla, «Truora queda como proveedor de firma por defecto de la empresa.»
No la actives si la empresa no tiene contrato de biometría con Truora. El valor habitual es desactivado.
Pasos
- Activa Validación biométrica (Truora).
- En Máximo de validaciones biométricas, ingresa la cantidad contratada. «Al alcanzarla se deja de pedir biometría.»
- En Flujos por legislación, pega el identificador de flujo Truora (empieza por IPF…) solo en los países donde aplique:
- Deja vacío el país que no deba usar biometría.
- Pulsa Guardar configuración biométrica.
Sin flujo en un país, esa legislación no pide biometría aunque el interruptor esté activo.
OTP (código al firmar) no se configura aquí: es otro paso del momento de la firma.
Guía de uso (usuario final)
No configuras esta pantalla.
- Si la empresa exige enrolamiento, completa el documento de aceptación antes de firmar el resto.
- Los avisos de documentos por firmar pueden llegar agrupados o uno por archivo, según lo que haya definido el administrador.
- Si hay biometría, al firmar te pedirán la validación Truora en los países configurados, hasta agotar el máximo contratado.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Quién ve Configuración general?
Solo administradores de la empresa. Si no aparece la pestaña, tu rol de Documentos no llega a esta política.
Si desactivo el enrolamiento, ¿se borra el de la gente ya enrolada?
No. Solo deja de pedirse al firmar.
¿Los invitados también reciben un solo correo agrupado?
No. Ellos reciben un correo por cada documento.
¿Puedo usar biometría sin Truora?
No. Al activarla, Truora queda como proveedor de firma por defecto. Necesitas contrato, tope de validaciones y flujos por país.
Llené flujos de algunos países y otros no.
Correcto: los países en blanco no usan biometría.
Alcancé el máximo de validaciones.
El sistema deja de pedir biometría. El resto de la firma sigue según la política de la empresa (enrolamiento, OTP, etc.).
Cambié Truora y no veo el cambio.
Confirma que pulsaste Guardar configuración biométrica. Ese bloque tiene guardado propio.
¿Dónde configuro plantillas, carpetas o roles?
En las otras pestañas del mismo módulo: Plantillas, Carpetas, Categoría de documento, Roles y permisos. Ver los artículos de cada tema.