Qué es el módulo de Documentos y Firma Digital

Documentos es un producto orientado a la gestión, creación y firma de documentos dentro de una organización. Su objetivo es facilitar y agilizar procesos que requieren el envío de múltiples documentos, especialmente en contextos como contrataciones, declaraciones u operativas masivas, donde deben enviarse los mismos documentos a varias personas.

Su uso típico es automatizar el envío de documentos contractuales o administrativos a múltiples destinatarios con mínimo esfuerzo operativo.

¿Qué Desafíos Resuelve?

Implementar este módulo aborda directamente tres desafíos comunes en la gestión documental:

Ahorra tiempo y aumenta la eficiencia: Elimina tareas manuales y repetitivas, como la impresión, el seguimiento individual y el archivo físico, liberando horas operativas para el equipo de RR.HH.
Aborda la falta de control de acceso: Centraliza la documentación sensible en un único lugar, permitiendo una segmentación de accesos para que solo quienes correspondan puedan visualizar o gestionar la información.
Reemplaza papeles y digitaliza procesos: Permite digitalizar la firma de documentos con un proveedor válido en múltiples países, eliminando la dependencia del papel y los costos asociados.

¿Cómo lo Logra? Funcionalidades Clave

El módulo se apoya en tres pilares funcionales para ofrecer una solución integral:

Gestión Centralizada y Segura: Organiza todos los documentos en un solo lugar, con control total de permisos y una trazabilidad completa de cada acción realizada, garantizando que siempre sepas quién vio, firmó o modificó un documento y cuándo lo hizo.
Firma Electrónica Válida y Confiable: Ofrece un sistema de firma digital con plena validez legal en la mayor parte de Latinoamérica. Además, permite añadir capas de seguridad adicionales, como la validación biométrica, para procesos que requieren una verificación de identidad superior.
Automatización de Procesos Documentales: Ahorra tiempo y reduce errores mediante el uso de plantillas preconfiguradas, envíos masivos y la integración nativa con otros módulos de Rankmi como Solicitudes (Workflows), Selección (ATS) y Nómina (Payroll).

¿Quiénes Usan el Módulo?

El módulo está diseñado para diferentes perfiles dentro de la organización:

Administrador del Módulo: Configura las bases del módulo, como la creación de plantillas, carpetas y categorías.
Gestor de Documentos: Opera sobre las carpetas con permisos específicos, que pueden ser de "gestión" (para crear y enviar documentos) o solo de "lectura" (para consultar).
Usuario Final: El usuario que recibe, visualiza y firma sus propios documentos, como contratos, anexos o políticas internas.
Contraparte: El representante legal o la jefatura que firma documentos en nombre de la empresa.

Primeros Pasos para Cada Rol

Administrador del Módulo: Su primera acción es configurar las plantillas y carpetas que se utilizarán para la creación de documentos.
Gestor de Documentos: Si tiene permisos de gestión, su primer paso es enviar a enrolar a los usuarios finales que necesitarán firmar documentos.
Usuario Final: Para poder firmar, lo primero que debe hacer es completar el proceso de enrolamiento que recibirá por correo.
Contraparte: No necesita una configuración inicial; su participación comienza cuando se le asigna un documento para firmar.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué es el "enrolamiento" y por qué es necesario? R: El enrolamiento es el proceso de consentimiento que un usuario final debe completar una sola vez para poder firmar documentos digitalmente. No es necesario para visualizar o descargar documentos.

P: ¿Cuál es la diferencia entre un "Gestor de Documentos" y un "Administrador del Módulo"? R: Un Administrador tiene permisos globales para configurar las bases del módulo, como las plantillas y carpetas. Un Gestor, en cambio, opera con permisos específicos sobre esas carpetas, que pueden ser de "gestión" (para crear y enviar documentos) o solo de "lectura" (para consultar).

P: ¿Necesito ser una contraparte para firmar documentos? R: No necesariamente. Un Usuario Final firma documentos que le corresponden personalmente (como su contrato). Una Contraparte es un rol específico (como un representante legal) que firma en nombre de la empresa. Una misma persona podría, en distintos escenarios, actuar en ambos roles.