Cómo monitorear el avance de los cursos

La sección de Monitoreo del Centro de Aprendizaje es una herramienta fundamental que te permite realizar un seguimiento detallado del progreso de los cursos en tu organización. Está diseñada para que los administradores y moderadores con permisos puedan visualizar el avance a nivel de programa de aprendizaje, áreas, cursos y participantes, incluyendo tanto los cursos internos como los externos.

Nota Clave: Entendiendo los Participantes Inscritos El monitoreo contabiliza a los participantes inscritos en un curso. Es importante tener en cuenta que:

• Para los cursos obligatorios, todos los usuarios a quienes se les asigna el curso se consideran inmediatamente inscritos.
• Para los cursos opcionales, un usuario se considera inscrito, y por lo tanto visible en el monitoreo, solo cuando ha comenzado el curso por primera vez.

La sección de Monitoreo se organiza en las siguientes pestañas para facilitar la consulta:

Pestaña: Programas de aprendizaje

Esta vista, disponible solo para administradores, te permite supervisar el progreso general de los programas de aprendizaje configurados en la empresa, tanto los publicados como los que están en borrador.

Información que encontrarás:

• Programas: Muestra un listado de todos los programas.
• Perfiles LMS: Indica los perfiles a los cuales ha sido asignado cada programa.
• Participantes inscritos: Muestra el número de usuarios inscritos al programa
• Cursos contenidos: Señala la cantidad de cursos que componen cada programa.
• Avance: Refleja el porcentaje de usuarios inscritos que ya han finalizado todos los cursos obligatorios del programa.

Desde esta pestaña, puedes descargar un reporte detallado en Excel por cada programa, haciendo clic en las acciones (icono de tres puntos) correspondientes.

Pestaña: Áreas

Esta pestaña ofrece una visión agregada del avance de la capacitación, agrupando los datos por las áreas de tu organización.

Información que encontrarás:

• Total de participantes: Muestra la cantidad de personas que pertenecen a un área y a sus subáreas directas (un nivel inferior).
• Cursos asignados: Corresponde a la cantidad de cursos únicos en los que está inscrito al menos un miembro del área. No duplica el conteo si varios participantes toman el mismo curso.
• Avance del área: Presenta un resumen del estado de avance de todas las inscripciones del área (Finalizado, En progreso, Sin comenzar).
• Cantidad de horas: Es la suma total de las duraciones de todos los cursos en los que están inscritos los miembros del área. Estas horas son configuradas dentro de las propiedades de cada curso, por lo que si no tienen ningún valor establecido, no se contarán en la suma de horas.

Pestaña: Cursos

En esta vista puedes monitorear el avance de cada curso de forma individual. La tabla principal te muestra un resumen general con las siguientes columnas:

• Nombre del curso: Título del curso.
• Tipo de curso: Modalidad del curso (online).
• Total de participantes: Número de usuarios inscritos en el curso.
• Avance: Desglose porcentual de los inscritos que han finalizado, están en progreso o no han comenzado.
• Avance cursos con evaluación: Si el curso contiene un bloque de evaluación, esta barra muestra el progreso de los participantes (Aprobado, Reprobado, Pendiente).
• Cantidad de horas: La duración total configurada para el curso. Si no se ha configurado, mostrará "0 horas".

Ficha del curso: Una vista detallada

Al hacer clic en el nombre de un curso, accederás a su Ficha de curso, donde encontrarás un monitoreo detallado a nivel de participante con las siguientes columnas: Nombre, Área, Estado, Avance del curso, Evaluaciones (si aplica) y Lecciones completadas.

Para los cursos sincrónicos (impartidos en tiempo real, ya sea online o presencial), se añade una columna de "Estado final" (Aprobado, Reprobado, Pendiente, etc.) y otra de asistencia, las cuales deben ser cargadas manualmente por el administrador.

Pestaña: Cursos externos

Esta vista, disponible solo para administradores, te permite monitorear los cursos que han sido cargados como históricos o realizados fuera de la plataforma. Al hacer clic en un curso externo, accederás a su Ficha de curso, que muestra columnas específicas con la información que fue cargada manualmente:

• Nombre
• Posición (cargo del participante)
• Área
• Estado
• Asistencia (si aplica)
• Horas totales (si aplica)
• Evaluaciones

Pestaña: Participantes

Esta vista se centra en el progreso individual de cada persona a través de todos sus cursos.

Información que encontrarás:

• Nombre y Área del participante.
• Cursos asignados: Muestra el total de cursos (internos y externos) en los que está inscrito el usuario.
• Perfiles asignados: Indica los perfiles LMS que tiene asignados el participante.
• Avance del participante: Presenta un resumen de cuántos de esos cursos están finalizados, en progreso o sin comenzar.
• Avance cursos con evaluación: Indica cuántos de sus cursos con evaluación han sido aprobados, reprobados o están pendientes por completar.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• P: ¿Con qué frecuencia se actualizan los datos en el monitoreo? R: Los datos del monitoreo se actualizan una vez al día, por lo que los cambios que realices, como la inscripción de un nuevo participante, pueden no reflejarse de forma inmediata.
• P: Soy jefe de equipo, ¿por qué no puedo ver el monitoreo del avance de mis reportes directos? R: El acceso a la sección de Monitoreo del Centro de Aprendizaje está reservado para los roles de Administrador y Moderador del módulo. Las jefaturas directas no tienen acceso a esta funcionalidad, pero sí pueden aprobar las solicitudes de cursos de su equipo.
• P: Asigné un curso opcional a un perfil, pero un participante de ese perfil no aparece en el monitoreo. ¿Por qué? R: Para los cursos opcionales, un participante solo aparecerá en las estadísticas del monitoreo una vez que se inscriba e inicie el curso por primera vez.
• P: ¿Cómo puedo descargar un reporte consolidado que detalle los resultados de cursos internos y externos de un participante? R: Lamentablemente este reporte no esta disponible por el momento.
• P: La cantidad de usuarios dentro de un Perfil asignado de forma obligatoria a un curso no coincide con la cantidad de participantes del monitoreo ¿Por qué? R: Posiblemente el curso ha sido asignado a más de un perfil, por lo que estás viendo a la totalidad de usuarios a los que tienes acceso. Si sólo ese perfil ha sido asignado al curso, es posible que hayan participantes que no han sido activados aún en el LMS. Para más detalles visita el artículo 'Cómo gestionar los participantes del Centro de Aprendizaje'