Cómo gestionar los participantes del Centro de Aprendizaje

En el Centro de Aprendizaje, la gestión de participantes es el proceso clave para controlar quiénes tienen acceso al módulo y a los cursos que contiene. Esta administración se centra en dos acciones principales: la asignación y remoción de Perfiles LMS, y la habilitación o deshabilitación de los usuarios.

A continuación, te explicamos los métodos disponibles para gestionar a los participantes de manera eficiente.

Gestión Manual (desde la interfaz)

Puedes realizar cambios directos sobre uno o varios usuarios desde la sección Configuración > Participantes.

Habilitar y Deshabilitar Participantes

Por defecto, todos los usuarios activos en el máster de personas de tu empresa están habilitados en el Centro de Aprendizaje. Sin embargo, solo podrán ingresar si tienen al menos un perfil LMS asignado. Si necesitas bloquear el acceso de un usuario al módulo por completo, puedes deshabilitarlo.

Para deshabilitar a uno o varios participantes:

Selecciona a los colaboradores que deseas deshabilitar en la lista.
Haz clic en el menú Acciones > Deshabilitar participantes.
Aparecerá una ventana de confirmación. Haz clic en Deshabilitar usuarios. Los participantes seleccionados perderán el acceso al módulo y pasarán a la lista de deshabilitados.

Para volver a habilitar participantes:

Haz clic en el botón Habilitar participantes.
Se abrirá una ventana con la lista de usuarios deshabilitados.
Selecciona a quienes deseas reactivar y haz clic en Habilitar seleccionados.

Asignar Perfiles LMS a los Participantes

Para dar acceso a los cursos, debes asignar a los usuarios a uno o más perfiles LMS.

Selecciona a los colaboradores a los que deseas asignar perfiles.
Haz clic en el menú Acciones > Agregar perfiles LMS.
En la ventana que aparece, elige los perfiles que deseas asignar.
Haz clic en el botón Agregar.

Nota: Esta opción manual solo permite agregar usuarios a perfiles que hayan sido configurados con el método de selección "por participante".

Quitar todos los Perfiles LMS de los Participantes

Esta acción remueve masivamente las asignaciones de perfiles de los usuarios seleccionados.

Selecciona a los colaboradores a los que deseas quitar los perfiles.
Haz clic en el menú Acciones > Quitar todos los perfiles LMS.
Confirma la acción en la ventana emergente.

Importante: Esta acción solo remueve las asignaciones a perfiles configurados de forma manual ("por participante"). El usuario no saldrá de los perfiles a los que pertenece de forma automática (por "Segmentos" o "Toda la empresa").

Gestión Masiva (mediante Excel)

Para realizar modificaciones a gran escala, el método más eficiente es la carga de un archivo Excel.

Asignar y Remover Perfiles por Excel

Este método te permite ejecutar una secuencia de acciones para agregar o quitar perfiles a múltiples usuarios en una sola carga.

Desde la sección Participantes, haz clic en Acciones > Cargar participantes.
En la ventana emergente, descarga la plantilla de carga.
Completa el archivo Excel con la siguiente estructura:
- identifier: El identificador único del colaborador.
- lms_profile: El código del perfil LMS que deseas asignar o remover.
- remove: Marca con una "x" (minúscula) si deseas quitar al participante de ese perfil. Si dejas la celda vacía, el sistema lo asignará al perfil.
Guarda el archivo y súbelo en la misma ventana de carga.

Consideraciones clave:
El orden importa: El sistema procesará las filas en el orden en que aparecen en el archivo. Si en una fila agregas un perfil y en una posterior lo quitas para el mismo usuario, ambas acciones se ejecutarán en esa secuencia.
Perfiles manuales: Al igual que la gestión manual, esta carga solo funciona para perfiles configurados con el método de selección "por participante".

Herramientas de Apoyo

Descargar el Registro de Participantes

Puedes obtener un reporte completo de los perfiles que tiene asignado cada usuario. Esta acción es útil para auditar la información y como paso previo para preparar una carga masiva.

Desde la sección Participantes, haz clic en Acciones > Descargar participantes.
Se generará un archivo Excel con el registro de todos los usuarios de la empresa y sus datos, incluyendo:
- identifier
- is_admin (si es administrador del LMS)
- lms_profile_0, lms_profile_1, etc. (columnas separadas para cada perfil asignado)
- area_0
- manager_identifier

Importante: El archivo que descargas es solo informativo y no sirve para la gestión masiva. Su formato es diferente al de la plantilla de carga. Para realizar modificaciones, debes usar siempre la plantilla de carga descargada desde la opción "Cargar participantes".

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre "Deshabilitar un participante" y "Quitarle todos los perfiles LMS"? R: "Quitar todos los perfiles LMS" solo remueve las asignaciones a perfiles configurados de forma manual ("por participante"). El usuario no saldrá de los perfiles a los que pertenece de forma automática (por "Segmentos" o "Toda la empresa"). En cambio, "Deshabilitar" es una acción más completa que bloquea su acceso al Centro de Aprendizaje y lo mueve a una lista separada de deshabilitados, desde donde puede ser reactivado si es necesario.

P: Si asigno un perfil a un usuario mediante la carga masiva (Excel), ¿se borran los perfiles que ya tenía asignados? R: No, el archivo de carga masiva no borra las asignaciones previas. Funciona como una secuencia de acciones: cada fila del archivo le indica al sistema si debe agregar un perfil o quitarlo (marcando con una "x"), respetando los perfiles que el usuario ya tenía y que no se mencionan en el archivo.

P: ¿Puedo usar la carga masiva por Excel para asignar participantes a cualquier tipo de perfil LMS? R: No, la asignación masiva de participantes por Excel solo funciona para perfiles que están configurados con el método de selección "manual de participantes". No se puede usar para agregar o quitar usuarios de perfiles basados en "Toda la empresa" o "Segmentos", ya que estos se gestionan automáticamente.