Plantillas: Qué son las plantillas y formularios. ¿Para qué sirven?

En la sección de plantillas te encontrarás tres funcionalidades distintas.  Puedes crear reportes Individuales en formato pdf, templates de emails para los candidatos y formularios para enviar a candidatos y recopilar información. Todo esto solo tiene acceso el usuario que es Admin del módulo. Para trabajar con plantillas, anda a "Ajustes generales" dentro del menú principal. 

Creación de una Plantilla tipo PDF o Email

Para crear una plantilla sigue los siguientes pasos:

1. Dentro de ajustes generales, accede a la sección de Notificaciones y correos > plantillas y confirma que estas en el espacio de "Plantillas". 
   
   
   
   
2. Haz clic en "Nueva plantilla"
   
   
3. Define nombre y el espacio de trabajo:
   
   
   
   Nota: El espacio de trabajo es donde debes elegir si esa plantilla será para crear documentos (de uso personal) o para enviar correos a tu usuario. Si es para crear documentos (pdf), debes elegir "Perfil del usuario". Pero si es para crear correos para enviar, elige "Emails". 
   
   
4. Define el contenido: La sección de Contenido corresponde al editor de texto en el cual definirás la estructura y el formato de tu reporte. Tendrás disponible múltiples herramientas de edición para personalizar la plantilla. 
   Tip: Crea el contenido completo dejando el espacio en blanco en donde deseas introducir una variable
   
   
   
   
5. Introduce las variables: Las variables corresponden a la información particular de cada individuo que se reflejará en el reporte al ser descargado. 
   
   Estas variables deben siempre ir entre llaves: {{ }}. La sección Variables entrega el dato con esta estructura ya creada, por lo que solo deberás copiar y pegar en el lugar en que deseas que se visualice en la sección de Contenido.
   
   
   
   Si necesitas crear más variables, haz clic en este artículo. 
   
   
6. Otras configuraciones: 

• "Vista Prevía": Podrás revisar cómo va quedando tu plantilla con el botón "Vista previa" al final de la sección de contenido. Esta generará un pdf con datos de ejemplo de tal forma que puedas apreciar la visualización del contenido.
  
  
• Idiomas: La plantilla se generará por defecto en el idioma del administrador que la ha creado. Para poder establecerla en otros idiomas deberás:
• • Guardar el contenido en el idioma original haciendo clic en el botón Guardar al final de la página. Esto desplegará el menú de idiomas en la sección superior de la Plantilla.
  • Seleccionar la tab con el idioma requerido. Se generará una replica del contenido original
  • Traducir el contenido al idioma necesario.
    
    

Visualización Plantilla tipo PDF (Perfil de usuario)

Los reportes creados desde Plantillas pueden ser descargados por los usuarios con acceso al perfil de candidatos.

Desde aquí haz clic en Plantillas. Podrás descargar tus reportes en todos los idiomas en que los hayas configurado y para los periodos que requieras:

Visualización Plantilla tipo Email (Emails)

Los emails creados desde Plantillas pueden ser enviados a los candidatos de forma manual desde el Tablero de Candidatos o de forma automática cuando un candidato ingresa a una etapa específica. 

Formularios 

También existe la funcionalidad para crear formularios que se adjuntan a los correos para enviarles a los candidatos. Los formularios tienen el objetivo de recopilar data del postulante, y esto podría usarse al momento en que ingresan al proceso, durante el proceso o alfinal antes de crear el documento de contratación.

Para crearlos debes ingresar a la sección de formularios y hacer click en "Agregar Formulario".

Luego, hay que rellenar con el nombre y ver que campos del master quiero ir a recopilar, tengo la opción de dejar algunas en obligatorias o solo visibles. 

Y por último, si quiero agregar más campos del master, en la parte de más abajo los puedo agregar. 

En el caso de tener que crear porque no existen, eso se hace desde el Master > Campos adicionales. Al momento de crearlos, recuerda que debes crearlos con el ámbito = usuario. 

¿Cómo envío los formularios? 

Haciendo clic en un proceso, luego seleccionas al candidato en su checkbox, luego haces clic en los tres puntitos y por último haces clic en la opción "Enviar Formulario", se abrirá un modal con la opción para que elijas cuál formulario enviarle. 

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué tipos de datos puedo incluir en los reportes PDF creados con plantillas?

R: Puedes incluir datos del candidato, datos del proceso y datos de la solicitud, combinándolos según tus necesidades.

P: ¿Cómo se insertan las variables en el contenido de una plantilla?

R: Las variables deben ir entre llaves {{ }}, y puedes copiarlas desde la sección de Variables para pegarlas en el lugar deseado dentro del editor de contenido.

P: ¿Qué tipos de contenido puedo incluir en una plantilla de email para candidatos?

R: Puedes incluir texto, imágenes y variables asociadas al proceso y al postulante para personalizar cada mensaje.

P: ¿Cómo se usan las variables dentro del contenido de una plantilla de email?

R: Las variables se insertan entre llaves {{ }}, copiándolas desde la sección de Variables y pegándolas donde desees que aparezcan en el texto del email.

P: ¿Para que sirven los formularios? 

R: Para enviar información del master al usuario y que al completarla, una vez le den el alta al usuario, pasará automáticamente esa información al Master. 

P: ¿Existe alguna otra forma para automatizar correos editables?

R: Sí, usando las plantillas y las configuraciones de etapa, puedes automatizar este proceso. En las configuraciones de etapa puedes agregar una plantilla para que cuando un postulante llega a una nueva etapa se le envíe esta plantilla creada por ti.