Cómo configurar la Etapa de Evaluación

La Etapa de Evaluación es una fase crucial del proceso de Desempeño. Desde la configuración del proceso, puedes gestionar qué herramientas y opciones tendrán disponibles tanto los evaluadores como los evaluados, adaptando la experiencia a las necesidades de tu organización.

Para acceder a estas opciones, dirígete a Configuración > General > Etapa de evaluación.

La configuración se divide en tres grandes secciones:

1. Página de evaluación
2. Listado de evaluación
3. Opciones de autoevaluación

1. Configuraciones de la Página de Evaluación

Esta sección controla todo lo que el evaluador y el evaluado ven directamente al momento de completar una evaluación.

• Habilitar evaluación de competencias y conductas: Este es el interruptor principal para activar la etapa. Si está apagado, los usuarios no verán la Etapa de Evaluación en su barra de navegación.
• Habilitar dominios a evaluar por categoría: Te permite seleccionar qué dominios específicos estarán visibles para cada categoría de evaluación.
• Habilitar formulario con preguntas en la evaluación: Activa la sección de formularios. Puedes configurar:
  • Qué categorías de evaluación verán el formulario.
  • Si el formulario será obligatorio para finalizar la evaluación.
  • Qué formularios específicos serán obligatorios (en "Secciones donde el formulario es obligatorio").
  • Si las preguntas del formulario aparecerán desplegadas o contraídas por defecto.
• Habilitar objetivos y metas dentro de la evaluación: Permite que los objetivos y metas sean evaluados, y puedes seleccionar qué categorías (generalmente descendentes) realizarán esta evaluación.
• Habilitar comentarios en conductas evaluadas: Permite a los evaluadores dejar comentarios en cada conducta o pregunta. Puedes configurar:
  • Si los comentarios son obligatorios (para cualquier respuesta, solo para el nivel más alto, solo para el más bajo, o ambos).
  • Un mínimo de caracteres requerido para el comentario.
• Habilitar feedbacks continuos recibidos por el colaborador: Muestra al evaluador los feedbacks que el evaluado ha recibido a través del módulo de Feedback Continuo. Puedes elegir si se muestran los feedbacks públicos o privados, el puntaje, y en qué secciones de la evaluación aparecerá el botón "Ver feedbacks del colaborador".
• Habilitar evaluación múltiple: Muestra el botón "Habilitar evaluación múltiple" en el listado, permitiendo evaluar a varios colaboradores simultáneamente, siempre que compartan preguntas en común.
  • Importante: Esta función solo es compatible con preguntas de tipo "Likert".

Configuraciones avanzadas (Página de Evaluación)

• Habilitar promedios preliminares: Muestra al evaluador un cálculo en tiempo real de los resultados a medida que completa la evaluación. Puedes seleccionar qué promedios calcular (Dominios, Competencias, Objetivos, Resultado general) y si se muestra el valor, etiqueta o unidad.
• Bloquear evaluación luego de evaluar: Impide que el evaluador modifique la evaluación una vez finalizada. Puedes seleccionar las categorías afectadas y si la evaluación quedará en "modo lectura" en las categorías afectadas por el bloqueo.
• Notificar al colaborador cuando se asigne como evaluador: Si asignas un nuevo evaluador desde el perfil del colaborador, este recibirá una notificación por correo.
• Habilitar preguntas desplegadas por defecto: Muestra las conductas o preguntas de tipo "Likert" completamente visibles al entrar a la evaluación, en lugar de mostrar solo el nombre de la competencia.
• Habilitar preguntas cualitativas/formulario desplegadas por defecto: (Funcionalidad antigua, generalmente no se usa en procesos nuevos).
• Habilitar número de ancla conductual: Muestra el número de orden en las respuestas de preguntas tipo "Ancla Conductual".

2. Configuraciones del Listado de Evaluación

Esta sección gestiona la vista principal del evaluador, donde ve a su equipo, el progreso de las evaluaciones y accede a herramientas de resumen.

• Habilitar promedios en el listado de evaluación: Muestra los resultados generales (actualmente solo de dominios) en el listado de cada categoría de evaluación.
• Habilitar estado de autoevaluación del colaborador: Muestra a los evaluadores descendentes el estado de la autoevaluación de sus colaboradores (Pendiente, En curso, Finalizada).
• Habilitar resumen de resultados en listado de evaluación: Activa la pestaña "Resumen de evaluación", que permite al evaluador comparar resultados de su equipo en una tabla. Puedes habilitar diferentes vistas:
  • Resumen global: Compara resultados filtrando por categoría.
  • Resumen de competencias: Compara resultados filtrando por dominio y categoría.
  • Resumen de objetivos y metas: Compara los resultados de objetivos.
• Habilitar estados de otras evaluaciones del colaborador: Muestra un botón "Ver otros estados" debajo del estado de la evaluación el cual que permite al evaluador ver el progreso de otras evaluaciones que recibe ese colaborador y enviar recordatorios a los evaluadores de esas categorías.

Configuraciones avanzadas (Listado de Evaluación)

• Habilitar gráfico de distribución de resultados: Muestra un gráfico de barras con la distribución de resultados (de un dominio o el resultado general).
  • Resultado a mostrar: Elige qué resultado graficar.
  • Mostrar gráfico sobre el listado de evaluación: Decide si el gráfico se ve directamente en el listado o en una subsección separada del listado de evaluación.
  • Activar curva esperada de resultados: Superpone una curva de distribución esperada sobre el gráfico de resultados actuales. Deberás configurar el porcentaje de personas esperado para cada nivel, asegurando que la suma total sea 100%.
• Habilitar acceso al reporte de un proceso anterior: Muestra un enlace "Ver resultados anteriores" bajo el nombre del evaluado, permitiendo al evaluador consultar el reporte individual de un proceso anterior (que debes seleccionar en la configuración).
• Habilitar resultados del colaborador obtenidos en otras categorías: Muestra la opción "Ver resultados de otras categorías", que abre una ventana para ver los resultados que el evaluado está recibiendo de otros evaluadores. Puedes configurar:
  • Qué categorías tendrán habilitada esta opción.
  • Si los resultados se agrupan (para mantener el anonimato) cuando hay varios evaluadores en una misma categoría.
• Contraer categorías del listado: Oculta la lista de evaluados por defecto en la categorías que selecciones, requiriendo que el evaluador haga clic en cada categoría para desplegarla.
• Habilitar información sobre cálculo de resultados para el evaluador: Muestra un cuadro informativo con un enlace (configurable en "Traducciones") que explica cómo se calculan los resultados.

3. Opciones de Autoevaluación

Esta sección gestiona todas las configuraciones específicas de la autoevaluación del colaborador.

• Habilitar dominios a evaluar: Permite seleccionar qué dominios específicos estarán visibles en la autoevaluación y que se podrán evaluar.
• Habilitar formulario con preguntas en la autoevaluación: Activa la sección de formularios para la autoevaluación.

Configuraciones avanzadas (Opciones de Autoevaluación)

• Bloquear autoevaluación al finalizarla: Impide que el colaborador modifique su autoevaluación una vez que la ha finalizado.
• Habilitar autoevaluación modo lectura y visualización para evaluadores: Te permite controlar la visibilidad y edición.
  • Puedes activar el "modo lectura" (desde el inicio o después de finalizar), desde el inicio es útil si cargas resultados masivamente y no quieres que el colaborador los edite cuando ingrese por primera vez a la evaluación.
  • Autoevaluación privada: Esta opción oculta los resultados de la autoevaluación en el reporte individual del colaborador.
• Restringir la evaluación descendente o feedback si la autoevaluación no está finalizada: Puedes hacer que la finalización de la autoevaluación sea un requisito obligatorio para que el evaluador descendente pueda comenzar su evaluación o entregar feedback.
• Mostrar autoevaluación para el evaluador descendente en la evaluación: Permite al evaluador descendente ver la autoevaluación completa del colaborador en una pestaña dentro de su propia evaluación. (Requiere que la autoevaluación esté finalizada y que las secciones coincidan).Aquí podrá ver las respuestas de cada sección de la autoevaluación del colaborador incluyendo las respuestas a los formularios. Debes tener en cuenta que las secciones de la evaluación descendente deben coincidir con las secciones de la autoevaluación y, además ,la autoevaluación debe estar finalizada para que la vea el evaluador descendente.
• Habilitar edición de autoevaluación durante la validación: Permite que el colaborador siga editando su autoevaluación aunque la evaluación de su jefatura ya haya sido enviada a validar.
• Realizar autoevaluación sin realizar verificación: Permite al colaborador autoevaluarse aunque su participación en el proceso aún no haya sido verificada.
• Mostrar resultados de la autoevaluación en la sección de resumen de evaluación: Facilita al evaluador revisar los resultados de la autoevaluación desde la pestaña "Resumen de evaluación / Competencias".

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué no veo a las personas que debo evaluar al entrar a la Etapa de Evaluación? R: Esto puede suceder por varias razones:

1. Falta la verificación de un evaluador o verificador.
2. La categoría que intentas evaluar está desactivada en la configuración.
3. La Etapa de Evaluación completa está desactivada (revisa la opción "Habilitar evaluación de competencias y conductas").

P: Habilité los 'Formularios con preguntas', pero no aparecen en la evaluación de una categoría específica. ¿Por qué? R: Debes asegurarte de que, dentro de la configuración de formularios, hayas seleccionado explícitamente las categorías de evaluación que podrán ver y responder el formulario.

P: ¿Por qué no funciona la 'Evaluación Múltiple' para mis preguntas de 'Ancla Conductual'? R: La 'Evaluación Múltiple' actualmente solo es compatible con preguntas de tipo 'Likert'. No funcionará para otros tipos de preguntas.

P: Mi evaluador descendente me indica que no puede ver la autoevaluación de su colaborador, aunque yo la habilité. ¿Qué falta? R: Para que el evaluador vea la autoevaluación, esta debe estar 'Finalizada' por el colaborador. Además, debes activar la opción 'Mostrar autoevaluación para el evaluador descendente en la evaluación' y asegurar que las secciones de ambas evaluaciones coincidan.

P: No puedo guardar la configuración de la 'curva esperada' en el gráfico de distribución. R: Esto suele ocurrir porque la suma de los porcentajes que asignaste a cada nivel no es exactamente 100%. Por favor, revisa que la suma total sea 100%.

P: ¿En qué momento puedo visualizar el gráfico de distribución de resultados? R: El gráfico de distribución de resultados puede visualizarse durante la etapa de evaluación, siempre que el proceso de Desempeño se encuentre en estado "En evaluación" y el evaluador tenga acceso a dicha etapa. Dependiendo de la configuración del proceso, el gráfico se mostrará dentro del listado de evaluaciones o como una sección independiente dentro de la misma etapa.