Cómo configurar la estructura evaluativa (Dominios, Competencias y Conductas)
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    • Cómo configurar la estructura evaluativa (Dominios, Competencias y Conductas)

    La base de cualquier proceso de evaluación de desempeño exitoso es una estructura clara y bien definida. En Rankmi, esta estructura se organiza jerárquicamente en tres niveles: Dominios, Competencias y Conductas (preguntas).

    Esta guía te llevará paso a paso por el proceso de creación de estos elementos, la definición de las escalas de medición y la asignación correcta a los colaboradores mediante las Familias de Competencias.


    1. Definir los Tipos de Pregunta (Escalas)

    Antes de escribir las preguntas, debes definir cómo quieres que sean respondidas. En Rankmi, esto se conoce como Evaluation Types.

    Al crear un proceso nuevo, la plataforma incluye por defecto dos tipos comunes:

    • Selección única (Likert): Escala del 1 al 5.
    • Ancla conductual: Escala del 1 al 5 con descripciones.

    Para crear o editar una escala personalizada:

    1. En el menú de Configuración/General del proceso, ve a la secci Competencias y haz clic en Tipos de preguntas.

    2. Para editar una existente, haz clic en "Editar". Para crear una nueva, haz clic en + Tipo de preguntas.
    3. Define el Valor (el número que usará el sistema para calcular promedios) y la Etiqueta (el texto que verá el usuario, ej: "Cumple", "Sobresale").


    Los tipos de preguntas soportados son los siguientes:

    a) Likert:

    b) Lista Desplegable:

    c) Selección única con descripción (ancla conductual):

    d) Selección a través de rango (Slider)

    e) Selección única con estrellas (star):



    2. Crear la Estructura de Contenido (Dominios, Competencias y Conductas)

    La estructura sigue esta jerarquía:

    1. Dominio: La categoría macro (ej: "Valores Corporativos" o "Competencias Transversales").
    2. Competencia: La habilidad específica dentro del dominio (ej: "Trabajo en Equipo").
    3. Conducta: La pregunta o comportamiento observable que se evalúa (ej: "¿Comparte conocimientos con sus compañeros?").

    Ejemplo práctico:
    Dominio: Valores Corporativos

    → Competencia: Trabajo en Equipo

       → Conductas:

      • ¿Comparte conocimientos con sus compañeros?
      • ¿Colabora activamente en tareas grupales?
      • ¿Respeta las opiniones de los demás?

    Paso A: Crear un Dominio

    1. En la sección Competencias que se encuentra en Configuración > General > Competencias, verás por defecto el dominio "Desempeño".


    2. Para agregar uno nuevo, haz clic en Crear dominio.


    3. Ingresa el Nombre y Descripción del dominio.

    Paso B: Crear una Competencia

    1. Ubica el dominio donde quieres agregar la competencia.
    2. En la columna "Acciones" de ese dominio, haz clic en el ícono +.
    3. Completa los datos:
      • Nombre y Descripción.
      • Evaluation Type: Selecciona la escala con la que se medirá esta competencia (creada en el paso 1).
    4. Haz clic en el ícono verde de Check para guardar.

    Paso C: Crear Conductas (Preguntas)

    1. Ubica la competencia recién creada.
    2. A su derecha, haz clic en el ícono + de la columna de acciones.
    3. Ingresa el texto de la conducta (pregunta) y su descripción si es necesaria.
    4. Haz clic en el ícono verde de Check para guardar.


    3. Crear Familias de Competencias (Agrupación)

    Una vez creado el contenido, debes agruparlo para asignarlo a los colaboradores. La Familia de Competencias actúa como un "contenedor" que define qué competencias aplican a qué grupo de personas.

    1. Ve a la sección Familia de competencias que se encuentra en Configuración > General > Familia de competencias
    2. Haz clic en + Crear Familia y asígnale un nombre (ej: "Familia Jefaturas" o "Familia General").
    3. Configura los 4 elementos clave de la familia:
      • Categorías: Selecciona qué tipos de evaluación participan (ej: Autoevaluación, Descendente, Pares).
      • Competencias: Selecciona qué competencias (creadas en el paso 2) se incluirán en esta familia.
      • Formularios: Si tu proceso incluye preguntas abiertas o cualitativas, agrégalas aquí.
      • Personas: Agrega a los colaboradores que serán evaluados bajo esta familia.



    Nota: Al agregar competencias a una familia, el sistema asume inicialmente que se evaluarán todas las conductas de esas competencias. Si necesitas hacer excepciones (apagar ciertas preguntas para ciertos roles) o ajustar los pesos, debes ir al siguiente paso: "Asignación de Competencias".

    4. Asignación de Competencias y Ponderaciones (Ajuste Fino)

    Esta es la etapa más crítica para el cálculo de resultados. Aquí definirás el peso (ponderación) de cada competencia y qué preguntas específicas se activan para cada relación de evaluación (ej: que el Jefe responda 5 preguntas, pero el Par solo 3).

    Puedes realizar esto de dos formas:

    Opción A: Interfaz Web (Recomendado para ajustes simples)

    1. Ve a Configuración > General > Asignación de Competencias.
    2. Verás una matriz con tus familias y categorías.
    3. Ponderaciones: Ingresa el porcentaje de peso para cada competencia. Recuerda que la suma de las competencias dentro de un mismo dominio debe dar siempre 100%.
      • Tip: Usa el botón "Distribuir" para asignar pesos equitativos automáticamente.
    4. Conductas: Marca o desmarca las casillas de las conductas para activar o desactivar preguntas específicas en esa evaluación.
    5. Haz clic en Guardar.

    📌 Importante:

    • La suma total de las ponderaciones por evaluación debe ser exactamente 100%.
    • Si usas decimales, asegúrate de utilizar punto (.) como separador decimal, no coma.

    Herramientas que pueden ayudarte:

    • "Seleccionar todo": para marcar rápidamente todas las conductas del dominio.
    • "Distribuir": para asignar automáticamente ponderaciones equitativas.

    Una vez que hayas seleccionado las conductas a evaluar e ingresado las ponderaciones, haz clic en el botón "Guardar". Esto iniciará la carga de las preguntas en segundo plano.

    📍 Puedes revisar el progreso de la carga desde el Centro de importación, ubicado en:

    Configuración → Herramientas y gestión → Centro de importación



    Opción B: Carga Masiva por Excel (Recomendado para procesos complejos)

    Si tienes muchas categorías o pesos diferenciados, es más seguro usar el Excel.

    1. En la sección Asignación de Competencias, ve a Acciones > Descargar familia de competencias.
    2. Recibirás un archivo Excel que estará en Reportes > Historial de descargas. Debes trabajar en dos hojas clave de éste excel:

    En el caso de que necesites realizar de forma masiva una asignación de competencias/conductas debido a que el proceso contenga muchos dominios, competencias, conductas, categorías, etc. Deberás seguir los siguientes pasos:

    1. Descarga el archivo de asignación de competencias que se encuentra en:

    Configuración/General/Asignación de Competencias/Acciones/Cargar Familia de competencias/Descargar familia de competencias


    El archivo llegará a tu correo electrónico o lo podrás encontrar en:

    Reportes/Historial de Descargas/competences_assignment_aaaa_mm_ddT....xlsx


    Al abrir el archivo te encontrarás con dos hojas importantes y claves para la carga:

    1) Hoja "competences_groups"

    Esta hoja te permite asignar la ponderación de cada competencia para cada evaluación, es decir, por combinación de familia de competencias (fcompetences) y categoría.

    A continuación, te explicamos el significado de cada columna del archivo:

    • name_item: Nombre de la competencia. No modifiques este valor, ya que corresponde a la nomenclatura utilizada por la plataforma.
    • competence_code: Código único de la competencia. No lo modifiques, ya que se utiliza para identificar correctamente a qué competencia se asigna cada ponderación.
    • parent_code: Código que agrupa las competencias dentro de un mismo dominio. Tampoco debe ser modificado, ya que permite procesar correctamente la carga.
    • fcompetences_categoría: Representa cada evaluación activa. Aquí deberás ingresar la ponderación correspondiente a cada competencia que se evaluará.
      📌 Importante: La suma de las ponderaciones dentro de un mismo dominio debe ser exactamente 100%.

    En la imagen de ejemplo anterior, notarás que hay dos grupos de filas diferenciadas por color (celeste y anaranjado). Cada color representa competencias agrupadas bajo un dominio distinto. Por lo tanto:

    • La suma de las ponderaciones de las filas celestes debe ser 100%.
    • Lo mismo aplica para las filas anaranjadas, ya que pertenecen a otro dominio independiente.

    A modo de ejemplo, una carga correcta sería de la siguiente manera:


    📝 Notas importantes

    - No es necesario que cargues todas las competencias de todos los dominios a la vez, puedes hacer la carga de forma separada por dominio, considerando siempre que la suma de las ponderaciones de la competencias pertenecientes a un mismo dominio sumen 100%.

    - Puedes cargar las ponderaciones con puntos si es que están con decimales y debe ser en formato "general".

    - Puedes eliminar columnas (evaluaciones) a las cuales no vas asignar ponderación.

    Una vez llenada a esta hoja , deberás llenar la siguiente llamada:

    2) Hoja "conducts_assignment"

    En esta hoja deberás marcar con una "x" minúscula aquellas conductas o preguntas de formulario que deseas evaluar en cada combinación de familia de competencias + categoría (fcompetences + categoría).

    📌 Importante:

    Si en la hoja "competences_groups" asignaste una ponderación a una competencia, entonces debes marcar al menos una conducta asociada a esa competencia en esta hoja. De lo contrario, la carga será incompleta.

    Estructura de la hoja

    Estas son las columnas que encontrarás:

    • type_item: Indica el tipo de ítem. Puede ser:
      • "competence" → Conducta asociada a una competencia.
      • "form" → Pregunta de formulario.
        No debes modificar los valores de esta columna.
    • name_item: Nombre de la conducta o pregunta. No editar.
    • competences_code: Código único asignado a cada conducta. Este campo es necesario para el sistema, por lo tanto no lo modifiques.
    • parent_code: Código que agrupa las conductas bajo una misma competencia. Si varias conductas tienen el mismo código, pertenecen a la misma competencia. No debes cambiar este valor.
    • fcompetences_categoría: Corresponde a cada evaluación (fcompetences + categoría).
      Aquí deberás marcar con una "x" (minúscula) las conductas y/o preguntas que deseas que sean evaluadas en esa combinación.
      Si no deseas evaluar una conducta o pregunta en una evaluación específica, simplemente deja la celda vacía.

    Sobre los colores del ejemplo:

    • Las conductas en celeste pertenecen a un dominio.
    • Las conductas en naranjo pertenecen a otro.
      Dentro de un mismo dominio puede haber conductas de competencias distintas. Usa el parent_code para saber a qué competencia pertenece cada conducta.

    Carga del archivo final

    Una vez completadas ambas hojas (competences_groups y conducts_assignment), puedes cargar el archivo desde:

    Configuración → General → Asignación de Competencias → Cargar familia de competencias


    ⚠️ Notas importantes antes de cargar el archivo

    Antes de subir el archivo, asegúrate de cumplir con las siguientes recomendaciones para evitar errores:

    • Ambas hojas son obligatorias: El archivo debe incluir las hojas "competences_groups" y "conducts_assignment". Si falta alguna, la plataforma mostrará un error.
    • Coherencia entre hojas: Si asignaste una ponderación a una competencia en la hoja "competences_groups", entonces en "conducts_assignment" debe haber al menos una conducta marcada con "x" para esa competencia.
    • Puedes eliminar evaluaciones: Si eliminaste una evaluación (columna fcompetences_categoría) en la hoja "competences_groups", puedes eliminar esa misma columna también en "conducts_assignment".
    • Marca con "x" en minúscula: Usa siempre la letra "x" minúscula para asignar conductas o preguntas de formulario. No se aceptan mayúsculas.
    • 🚫 No borres los códigos: No modifiques ni elimines ningún código generado por la plataforma, ya que son esenciales para procesar correctamente la asignación.


    Cuando cargues el archivo, se verá la carga en Centro de importación, ubicado en:

    Configuración → Herramientas y gestión → Centro de importación


    📌 Notas importantes sobre la edición de asignaciones

    • No realices cambios durante la carga
      Evita hacer cualquier modificación mientras se está ejecutando la asignación de competencias y conductas. Espera a que el proceso finalice completamente para evitar errores o resultados inconsistentes.
    • Puedes hacer ajustes antes de iniciar el proceso
      Si el proceso aún no ha comenzado y no tiene resultados registrados, puedes editar la asignación recargando el archivo.
      • Usa una "x" minúscula para asignar conductas o preguntas.
      • Usa un guion (-) para desasignarlas.
      • En el caso de las ponderaciones, también utiliza el guion (-) para eliminar un valor asignado.
    • ⚠️ Precaución si el proceso ya tiene resultados
      Si el proceso ya fue iniciado o tiene resultados registrados, aún puedes realizar cambios mediante una nueva carga masiva.
      Sin embargo, esto puede dejar resultados remanentes que podrían afectar el cálculo final de resultados. Tenlo en cuenta antes de actualizar asignaciones en procesos ya avanzados. Se recomienda luego, realizar una reconsolidación 360.

    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Puedo modificar las competencias o ponderaciones si el proceso ya comenzó? R: Mientras el proceso no tenga resultados cargados, puedes editar. Sin embargo, si ya hay evaluaciones respondidas, no debes modificar la estructura ni las ponderaciones, ya que esto generará inconsistencias graves en los resultados y pérdida de información.

    P: ¿Es obligatorio que las ponderaciones sumen 100%? R: Sí. Dentro de cada dominio, la suma de los pesos de sus competencias debe ser exactamente 100%. El sistema validará esto y no permitirá guardar o mostrará errores en el panel de "Revisión" si no se cumple.

    P: ¿Puedo tener dominios con escalas de notas diferentes? R: Sí. Puedes tener un dominio "Desempeño" con escala 1-5 y un dominio "Potencial" con escala 1-9. Solo asegúrate de configurar correctamente las tablas de conversión de resultados para cada dominio posteriormente.

    P: Cargué el Excel masivo pero las preguntas no se activaron. ¿Qué pasó? R: Revisa que hayas usado una "x" minúscula en la hoja conducts_assignment. El sistema no reconoce la "X" mayúscula ni otros símbolos.

    P: ¿ Es posible ordenar las competencias  cargadas en un proceso de desempeño ? R: No, actualmente no es posible.