Workflow de conceptos manuales o anticipos

El módulo Conceptos Manuales en Workflows permite configurar tipos de solicitud mediante los cuales los colaboradores piden cargas a nómina — anticipos, bonos, pagos puntuales u otros conceptos manuales — con reglas de negocio, cadena de aprobación e impacto automático en Global Payroll cuando la solicitud queda aprobada.

¿Qué problema resuelve?

¿En qué se diferencia de otros productos?

Importante: Conceptos Manuales no transfiere dinero al instante. El monto aprobado participa en la liquidación del período según el concepto de nómina elegido.

¿Quién lo usa?

• Administrador de nómina: habilita conceptos en el catálogo y verifica períodos abiertos.
• Administrador Workflows: activa el módulo, define reglas, crea el tipo de solicitud y configura etapas.
• Colaborador: crea la solicitud desde Solicitudes (si el tipo está marcado como solicitable).
• Aprobador: revisa y aprueba/rechaza en Workflows.

Configuración y administración (solo admin)

Prerrequisitos

Orden recomendado de implementación

Configura el flujo en este orden para evitar errores en selectores, reglas o integración con nómina:

1. Nómina — habilitar conceptos
2. Workflows — activar módulo en subdominio
3. Workflows — crear reglas de negocio
4. Workflows — configurar tipo de solicitud (General → Etapas → Solicitantes)
5. Validar end-to-end en ambiente de prueba

Paso 1 — Habilitación del concepto en nómina

Antes de publicar el workflow, prepara Global Payroll:

1. Ve a administración de Nómina y crea o verifica los conceptos que usará el flujo (p. ej. concepto de anticipo, bono o ajuste).
2. Confirma que los conceptos estén disponibles para el tenant y aplicables a los contratos objetivo.
3. Verifica que existan períodos abiertos y contratos vigentes para quienes solicitarán.
4. Sin conceptos elegibles, el selector «Concepto» del formulario quedará vacío y el flujo no será utilizable.

Este paso es obligatorio antes de configurar el tipo de solicitud. La integración Workflows ↔ nómina consume el catálogo activo en payroll.

Paso 2 — Activación del módulo en Workflows

Plataforma (Rankmi — una vez por entorno)

El módulo Conceptos Manuales se registra a nivel plataforma. Incluye categoría, formulario base sugerido (contrato/período, concepto, monto, comentario) y la acción de integración con nómina post-aprobación. Este paso lo ejecuta ingeniería u operaciones.

Tenant / subdominio (por cliente)

Para que un administrador vea la categoría al crear un tipo de solicitud, el módulo debe estar habilitado en el subdominio. Si no aparece pese a tener Workflows y Nómina, contacta a Customer Success o implementación.

Paso 3 — Reglas de negocio para conceptos

Las reglas permiten definir políticas de negocio asociadas al tipo de solicitud o al concepto de nómina — por ejemplo, que el monto no supere el 30 % del sueldo base — mediante fórmulas configurables, sin depender solo de validadores del formulario.

Cuándo se evalúan: al crear o enviar la solicitud y al publicar o activar la configuración del flujo. Si una regla no se cumple, el colaborador ve el Mensaje de error definido y no puede continuar hasta corregir los datos.

Ejemplo de regla: tope del 30 % del sueldo base sobre el monto solicitado.

Creación de una regla

Al configurar reglas en el tipo de solicitud o en la entidad asociada, cada regla se edita en un bloque independiente (p. ej. Regla 1, Regla 2). Puedes eliminar una regla (ícono de papelera) o contraer/expandir el bloque (chevron) para gestionar varias reglas en la misma pantalla.

Completa los siguientes campos por cada regla:

Acciones en pantalla:

1. Redacta la Fórmula usando parámetros del glosario.
2. Pulsa Validar fórmula para comprobar sintaxis y evaluación antes de guardar o publicar el flujo. Si la validación falla, corrige la expresión hasta obtener confirmación.
3. Repite para cada regla adicional, ajustando Orden si una regla debe evaluarse antes que otra.
4. Guarda la configuración solo cuando todas las fórmulas requeridas hayan pasado Validar fórmula.

Flujo por regla:

Definir Nombre y Orden → Redactar Mensaje de error → Escribir Fórmula → Validar fórmula → Guardar

Buenas prácticas:

• Prueba las fórmulas en ambiente de prueba antes de producción.
• Usa SurveyJS para validaciones de formato (campos requeridos, tipo numérico) y reglas para políticas de negocio reutilizables (topes, límites por sueldo, etc.).
• Si usas asistencia externa para redactar fórmulas, revísalas en ambiente de prueba antes de publicar.

Paso 4 — Configuración del tipo de solicitud (Workflows)

Con conceptos habilitados en nómina y reglas definidas, crea el flujo en administración de Workflows siguiendo General → Etapas → Solicitantes.

General

1. Ve a Workflows → Tipos de solicitud → Crear.
2. Elige el Subdominio donde aplicará el flujo.
3. En Categoría, selecciona Conceptos Manuales.
4. Activa el switch Solicitable desde workflow para que los colaboradores puedan crear solicitudes desde el portal.
5. Completa nombre (p. ej. «Solicitud de anticipo»), descripción, color e ícono.
6. Asocia las reglas definidas en el paso anterior, si la configuración lo permite en esta pantalla.
7. Guarda y avanza a Etapas.

La categoría no se puede cambiar después de crear el tipo de solicitud.

Etapas

1. Define al menos dos etapas.
2. Etapa inicial (solicitud): formulario con campos recomendados:
   • Contrato / período — integrado con nómina.
   • Concepto — catálogo desde Global Payroll (conceptos habilitados en el Paso 1).
   • Monto — valor numérico (obligatorio); las reglas validan límites de negocio.
   • Comentario — opcional.
3. Personaliza campos adicionales con el editor SurveyJS (textos, validaciones de formato, visibilidad).
4. Etapas de aprobación: configura aprobadores (jefe directo, RR.HH., u otros según política).
5. Etapa final: asocia la acción Crear concepto manual en nómina. Se ejecuta cuando la solicitud queda aprobadacon todos los datos completos.

Reglas del configurador de etapas:

• Debe haber al menos una acción de integración con nómina en el flujo.
• No repitas la misma acción en dos etapas.
• Ubica la acción en la etapa donde la solicitud queda aprobada y los datos están completos.
• El módulo permite etapas en paralelo y reordenar etapas.

Patrón típico (anticipo): colaborador solicita → jefe o RR.HH. aprueba → concepto manual en nómina.

Patrón con doble aprobación: colaborador solicita → jefe aprueba → RR.HH. aprueba → concepto manual en nómina.

Solicitantes

1. Define quién puede crear solicitudes: todos los participantes, segmentos u otros criterios.
2. Al finalizar, el tipo queda activo y visible en Solicitudes para los usuarios elegibles.

Personalización del formulario

• Edita la etapa inicial con SurveyJS: campos extra, textos legales, validaciones de formato.
• Los campos Contrato y Concepto están integrados con nómina. No los elimines ni renombres sin revisar el impacto en la integración.
• Las reglas complementan el formulario: el formulario captura datos; las reglas aplican políticas de negocio sobre esos datos.

Qué ocurre al aprobar

1. Workflows valida los datos de la solicitud (incluidas las reglas activas).
2. Los aprobadores completan la cadena configurada en Etapas.
3. En la última aprobación, el sistema valida contra nómina y crea el concepto manual en el contrato y período indicados.
4. El monto participa en la liquidación del período según el concepto seleccionado.
5. La solicitud queda en estado Aprobada con referencia trazable al registro en nómina.
6. Si la creación en nómina falla, la solicitud no queda inconsistente: se registra error y se notifica a admin/aprobador para corrección.

Deprecación del módulo Adelantos (Anticipos): Para nuevos despliegues, Rankmi recomienda Conceptos Manuales en lugar del módulo Adelantos (advanced_payment / categoría Anticipos). Los clientes que ya operan con Anticipos legacy siguen soportados; no hay migración automática. Documentación histórica: workflows/modulo-adelantos/document.md.

Guía de uso (usuario final)

Para el colaborador

1. Entra a Solicitudes desde el portal del empleado.
2. Selecciona Nueva solicitud y elige el tipo configurado (p. ej. «Solicitud de anticipo»).
3. Completa el formulario:
   • Contrato / período de nómina.
   • Concepto (anticipo, bono u otro según configuración).
   • Monto solicitado.
   • Comentario (si aplica).
4. Si el monto u otro dato incumple una regla, verás el Mensaje de error configurado; corrige y vuelve a intentar.
5. Envía la solicitud. Recibirás notificaciones según el flujo.
6. Sigue el estado en Mis solicitudes. Si es aprobada, el impacto en tu liquidación dependerá del cierre del período de nómina.

Para el aprobador

1. Revisa la solicitud en tu bandeja de Workflows.
2. Verifica contrato/período, concepto, monto y comentario del colaborador.
3. Aprueba o rechaza según la política de la empresa.
4. En la última aprobación, el sistema registra el concepto manual en nómina automáticamente (salvo error de integración, que quedará visible para corrección).

Preguntas frecuentes FAQ

¿En qué se diferencia de «Adelanto de sueldo»?

Conceptos Manuales registra una carga en la liquidación del período. Adelanto de sueldo es un producto aparte con pago anticipado vía billetera.

¿Debo usar Conceptos Manuales o el módulo Anticipos (Adelantos)?

Para nuevas implementaciones, usa Conceptos Manuales. El módulo Anticipos queda deprecated para nuevos clientes.

¿Cuál es el orden correcto para implementar el flujo?

1. Habilitar conceptos en nómina → 2. Activar módulo en subdominio → 3. Crear reglas → 4. Configurar tipo de solicitud (General, Etapas, Solicitantes).

¿Por qué no veo la categoría «Conceptos Manuales»?

Verifica Workflows + Global Payroll activos y que el módulo esté habilitado en el subdominio. Escala con CS si persiste.

¿Por qué el selector de «Concepto» está vacío?

Faltan conceptos habilitados en nómina o no están disponibles para el tenant/período. Completa el Paso 1 — Habilitación del concepto en nómina.

¿Por qué el colaborador no ve contratos?

Suele deberse a período cerrado, contrato no vigente o datos no expuestos por nómina. Verifica estado del período y del contrato.

¿Cómo configuro un tope del 30 % del sueldo?

Crea una regla con Nombre, Orden, Mensaje de error y Fórmula; usa Validar fórmula antes de publicar (ver Creación de una regla).

¿Qué significa cada campo al crear una regla?

¿Puedo usar el mismo módulo para un bono y no solo anticipos?

Sí. Habilita otro concepto en nómina, crea otro tipo de solicitud con reglas propias y configura etapas y aprobadores según el caso.

¿Qué pasa si nómina falla al aprobar?

La solicitud no queda aprobada sin trazabilidad: se registra error de integración y se notifica para que admin o aprobador actúe.

¿El movimiento aparece igual que un concepto manual cargado en nómina?

El impacto de negocio es el mismo (concepto manual en contrato/período). La visualización en pantallas de nómina puede variar respecto a cargas hechas desde el backoffice; alinea criterios con tu equipo de nómina para reportes.