La nómina electrónica DIAN en Rankmi permite formalizar ante la DIAN los pagos laborales calculados en la plataforma, cumpliendo el marco de la Resolución 000013 de 2021 y posteriores actualizaciones.
Problema que resuelve
- Evita procesos manuales fuera de Rankmi para generar XML, enviar a la DIAN y conservar el CUNE (Código Único de Nómina Electrónica).
- Centraliza el seguimiento por colaborador y período: estados de aceptación, rechazo, errores técnicos y descarga del comprobante gráfico.
- Reduce el riesgo de incumplimiento del plazo legal de reporte (hasta 10 días hábiles del mes siguiente).
Cuándo aplica
- La empresa opera nómina bajo Colombia en Rankmi.
- Rankmi tiene activo el módulo de Interfaces en la cuenta (general_configuration_interfaces).
- El usuario tiene permisos para configurar interfaces y para operar el período (transmisión).
- Los conceptos, contratos y datos maestros están parametrizados para nómina electrónica (Código NE en conceptos, datos del empleador y trabajadores completos).
Si no cumple esas condiciones, no verá el alta de interfaz de nómina electrónica ni la pestaña de transmisión en el período.
Configuración y administración (solo admin)
1. Habilitación en la cuenta (Rankmi)
La visibilidad del menú Configuración general → Interfaces depende del flag general_configuration_interfaces en su tenant. Si no lo tienen, contacte a Customer Success o implementación Rankmi antes de configurar.
Tras activar el flag, los usuarios deben recargar payroll-app para ver el menú actualizado.
2. Permisos de usuario
Rol típico | Permiso recomendado |
|---|---|
Administrador de nómina / implementación | Escritura en Configuración general → Interfaces |
Operador que transmite desde el período | Escritura en Gestión → Períodos (pago y timbrado del período) |
Usuario solo consulta | Sin escritura: no verá acciones de envío ni alta de interfaz |
3. Datos que debe solicitar antes de crear la interfaz
Reúna con su proveedor tecnológico de nómina electrónica (Factura1) y con el área fiscal:
Campo en Rankmi | Descripción |
|---|---|
Empresa | Razón social / empresa del tenant a la que aplica la conexión (obligatorio al crear; no se cambia después en la misma interfaz). |
Nombre de la interfaz | Etiqueta interna para identificar la conexión en listados. |
Usuario | Usuario API del proveedor (username en /authNom). |
Contraseña | Contraseña API del proveedor. Se guarda cifrada; en edición puede dejarse en blanco para mantener la actual. |
Prefijo | Prefijo autorizado por la DIAN para la numeración de documentos de nómina electrónica. |
Número de resolución | Resolución DIAN que habilita la numeración. |
Número consecutivo | Último consecutivo utilizado o desde el que debe continuar la numeración; solo dígitos. Rankmi lo avanza automáticamente tras envíos aceptados. |
Plantilla de reporte (PDF) | Plantilla Rankmi Templates usada para la representación gráfica con CUNE y código QR tras la aceptación. |
4. Crear o editar una interfaz de nómina electrónica
- Ingrese a Global Payroll (Nómina) con legislación Colombia.
- Vaya a Configuración general → Interfaces.
- Pulse Nueva interfaz de nómina electrónica (visible solo en CO con permiso de escritura).
- Complete el formulario con los campos de la tabla anterior.
- Guarde. El sistema valida usuario, contraseña (en alta), prefijo, resolución, consecutivo y plantilla.
Varias interfaces
- Puede registrar una interfaz por empresa (vinculada al company_id elegido en el alta).
- Si opera varias razones sociales, repita el alta para cada una con sus credenciales y numeración DIAN.
Edición
- Puede actualizar nombre, credenciales, prefijo, resolución, consecutivo y plantilla.
- La empresa asociada no se reasigna desde el formulario de edición; para otra empresa, cree una interfaz nueva.
5. Prerrequisitos de parametrización (antes de transmitir)
La interfaz no sustituye la preparación del maestro y del cálculo:
- Conceptos CO: marque Nómina Electrónica = Sí y asigne el Código NE (Nómina electrónica) correcto por concepto.
- Contratos y fichas: datos de identificación, tipo de trabajador, salario y demás campos exigidos por el layout DIAN.
- Configuración avanzada CO y reglas de cálculo según la operación del cliente.
- Período de nómina: procese y valide las liquidaciones antes de ir a la pestaña de transmisión.
- Plantilla PDF: confirme que la plantilla elegida en la interfaz genera el comprobante esperado con CUNE y QR tras la aceptación.
6. Ambientes de prueba y producción
- Las credenciales y la numeración de habilitación DIAN suelen ser distintas entre pruebas y producción.
- Registre interfaces separadas (o tenants de prueba) para no consumir consecutivos productivos durante las pruebas.
- El token de autenticación del proveedor tiene vigencia corta en producción; Rankmi lo renueva automáticamente en caché.
Guía de uso (usuario final)
Dónde transmitir
- Abra Gestión → Períodos y entre al detalle del período ya procesado (Colombia).
- Vaya a la pestaña Nómina electrónica.
- Verá el listado de liquidaciones del período con columnas de estado NE, estado de ajuste y acciones por fila.
La pestaña solo aparece en legislación CO. Las acciones de envío requieren permiso de escritura en el módulo del período y que el período esté en estado operativo válido (no disponible en período abierto salvo flujos con aprobación habilitada).
Presentar nómina (envío individual o masivo)
Por colaborador (menú ⋮ de la fila)
- Presentar: primer envío o reintento si el documento fue rechazado, está en error o cancelado.
- Presentar ajuste: cuando ya existe un envío aceptado y debe enviar una nota de ajuste.
- Presentar eliminación: cuando el documento fue aceptado y debe anularse ante la DIAN.
Masivo (acciones de la tabla)
- Presentar seleccionados
- Presentar ajuste seleccionados
- Presentar eliminación seleccionados
En todos los casos, confirme en el modal de confirmación. El envío es asíncrono: el estado de cada fila se actualiza vía notificaciones en tiempo real cuando finaliza el proceso.
Qué hace Rankmi al presentar
- Genera el XML según el layout DIAN (o reutiliza el XML ya almacenado en reintentos por fallo de comunicación).
- Autentica contra el proveedor y envía el XML en Base64.
- Persiste la respuesta: CUNE, código de estado DIAN, mensajes y errores técnicos si aplica.
- Si el documento es aceptado o ya existe, encola la generación y envío del PDF con CUNE y QR.
Reporte de pre-transmisión (auditoría)
Use la acción Vista previa del reporte (o equivalente en la barra de acciones) para descargar un Excel generado desde el XML antes del envío real. Sirve para revisar devengados, deducciones, totales y alertas de validación con el equipo de nómina o auditoría interna.
Consultar estado, errores y PDF
Acción | Cuándo usarla |
|---|---|
Ver estado | Tras un envío, para revisar CUNE, código DIAN y detalle de la respuesta. |
Ver errores | Cuando el estado es Rechazado o Error; lista reglas FAS u observaciones del proveedor/DIAN. |
Ícono PDF | Cuando el estado es Aceptado; descarga la representación gráfica con CUNE y QR. |
Estados frecuentes
Estado en Rankmi | Significado para el usuario |
|---|---|
Aceptado | DIAN procesó el documento; hay CUNE y PDF disponible. |
Procesado | Respuesta favorable en curso de consolidación en UI (código DIAN 00). |
Ya existe | El documento ya estaba registrado (código 90); se conserva trazabilidad. |
Rechazado | DIAN o el proveedor rechazó el XML (código 99 u otro); revise errores y corrija datos. |
Error | Fallo de comunicación o del proveedor; en muchos casos puede reintentar sin regenerar XML. |
Pendiente | Envío en cola o en procesamiento. |
Cancelado | Proceso anulado; puede volver a presentar según reglas de la fila. |
Buenas prácticas operativas
- Cierre y valide el cálculo del período antes de transmitir.
- Use el reporte de pre-transmisión en el primer cierre del mes o tras cambios de parametrización.
- Ante rechazos, distinga error de datos del cliente (conceptos, contrato, identificación) de incidencia del proveedor (credenciales, servicio caído).
- No reutilice manualmente el consecutivo: deje que Rankmi lo avance tras aceptaciones.
- Mantenga credenciales vigentes y rote la contraseña API según política del proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo «Nueva interfaz de nómina electrónica»?
Verifique: país Colombia, flag general_configuration_interfaces activo, permiso de escritura en Interfaces y recarga de la aplicación.
¿Por qué no puedo presentar desde el período?
El período puede estar abierto sin cumplir las reglas de aprobación, falta permiso de escritura en el módulo del período, o la liquidación no está en estado que permita envío (por ejemplo, ya aceptada sin ser caso de ajuste/eliminación).
¿Cuántas interfaces puedo tener?
Una por empresa configurada en el alta. Multi-empresa implica varias interfaces.
¿Rankmi envía directo a la DIAN sin proveedor?
No. La transmisión usa el proveedor tecnológico autorizado (Factura1) vía API; Rankmi abstrae ese canal como «nómina electrónica».
¿Qué es el CUNE y dónde lo veo?
Es el identificador único del documento ante la DIAN. Aparece en Ver estado y en el PDF aceptado.
¿Puedo reenviar si hubo error?
Sí, cuando el estado lo permite (rechazado, error o cancelado en envío individual). En fallos de comunicación, Rankmi reutiliza el mismo XML para evitar duplicidad ante el proveedor.
¿Qué diferencia hay entre presentar, ajuste y eliminación?
- Presentar: documento individual de nómina (alta).
- Ajuste: nota de ajuste sobre un documento ya aceptado.
- Eliminación: anulación ante la DIAN de un documento aceptado.
¿El reporte Excel sustituye el envío?
No. Es solo auditoría pre-transmisión; el cumplimiento legal requiere presentar y obtener respuesta de la DIAN.
¿Qué pasa si cambio el consecutivo manualmente?
Use solo el valor acordado con contabilidad/fiscal. Un consecutivo menor al último aceptado puede causar rechazo por numeración.
¿Dónde configuro los códigos NE de los conceptos?
En Administración → Conceptos (Colombia), switch Nómina Electrónica y campo Código NE; no forma parte del formulario de interfaz pero es obligatorio para un XML válido.