Módulo de Nómina Global o Contractors

Descripción general

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El módulo de Información de los datos del contrato para la nómina Global/contractors es la herramienta diseñada para la creación y gestión de contratos globales o de profesionales que prestan servicios desde el extranjero. Su función principal es registrar, estructurar y centralizar la información sobre la posición, las condiciones del vínculo comercial o legal, el salario y la gestión de cambios contractuales de los colaboradores internacionales, integrándolos de manera correcta en los procesos de liquidación correspondientes.

Requisitos previos

⚙️ [Administrador] / 🔧 [Implementador]

Antes de utilizar este módulo o completar los formularios de contratación, se deben cargar y configurar previamente en la administración de Payroll los siguientes maestros y catálogos globales del tenant (la plataforma no permitirá el ingreso de texto libre en estos campos):

• Catálogo de posiciones (con su respectivo código, nombre y cupo asociados).
• Catálogo de cargos de la empresa.
• Catálogo de empleados (para la designación de jefes directos).
• Catálogo de empresas (razones sociales o entidades legales con las que se contrata).
• Catálogo de sucursales asociadas a las empresas.
• Catálogo de centros de costos.
• Árbol o estructura organizacional de la compañía.
• Catálogo GLB de tipos de contrato.
• Catálogo de grupos de nómina (Group) con legislación Global configurada.
• Catálogo de grupos contables (Accounting Group).
• Catálogo de motivos de finiquito o cierre (Settlement Reason).
• Catálogo de monedas de pago (USD, EUR, CLP, MXN, COP, PEN, BRL, etc.).

Funcionamiento

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El proceso opera de manera secuencial a través del llenado de un formulario estructurado en cuatro grandes bloques (según se trate de una creación o una edición):

1. Definición de la posición: Se determina el lugar físico y organizativo donde trabajará la persona. Si la empresa cuenta con multiposición, basta con elegir la vacante del catálogo para que el sistema complete automáticamente el cargo, jefe, empresa, sucursal, centros de costo y área. Si no cuenta con esta modalidad, estos datos se seleccionan de forma manual.
2. Establecimiento del esquema de contratación:Se fijan la naturaleza legal del vínculo (tipo de contrato) y las fechas de vigencia. Además, se asocia al colaborador a un grupo de nómina global, el cual determina la corrida y periodicidad con la que se procesará su liquidación.
3. Asignación de salario y beneficios: Se ingresa el monto económico base y el tipo de divisa en la que se le pagará. Adicionalmente, se pueden registrar valores fijos para conceptos de transporte y alimentación si la política de la empresa lo contempla.
4. Gestión de cambios (Exclusivo en edición): Al modificar un contrato existente, el usuario define si los cambios sobrescriben la información original o si se genera un documento anexo para conservar el histórico de modificaciones del colaborador en el tiempo.

Configuración

⚙️ [Administrador]

Para el correcto despliegue del formulario, el administrador cuenta con las siguientes opciones de ajuste y parámetros dentro del sistema:

• Habilitación de Multiposición:Activa o desactiva la búsqueda mediante el catálogo de posiciones. Su encendido condiciona si el formulario se rellena automáticamente o de forma manual.
• Porcentajes de Imputación en Centros de Costo:Permite asociar uno o más centros de costo a un solo contrato, obligando a definir la distribución exacta del gasto (por ejemplo, 60% a un área y 40% a otra). Cabe destacar que, aunque el formulario muestre este campo como opcional, las directrices de configuración del tenant pueden exigir su llenado obligatorio.
• Grupos Contables y de Nómina:Clasifica los contratos según las necesidades de reporte financiero y los asigna estrictamente a grupos bajo la legislación Global para que aparezcan disponibles en el desplegable.

🔧 [Implementador]

Al realizar la parametrización inicial o la adaptación por cada cliente, se deben tener en cuenta las siguientes directrices técnicas del comportamiento del diseño de la interfaz (UI) y las dependencias de datos:

• Ocultamiento de campos nativos: En la modalidad de Global puro, la interfaz de usuario (UI) oculta por defecto el campo "Periodo de pago" (mensual, quincenal, semanal, anual). La periodicidad efectiva queda estrictamente amarrada al Grupo de nómina que se seleccione en el esquema de contratación.
• Validación de dropdowns vacíos: Si durante el despliegue algún menú desplegable aparece sin opciones, no se trata de un error del formulario, sino de la ausencia de registros cargados en los catálogos maestros del tenant de Payroll.
• Filtrado jerárquico:El campo "Sucursal" está condicionado por una dependencia jerárquica directa; la interfaz solo mostrará las sedes que correspondan a la "Empresa" previamente seleccionada.

Casos de uso frecuentes

🧑 [Usuario final]

• Consulta de condiciones de contratación:El colaborador extranjero accede a la plataforma para revisar los detalles de su remuneración base acordada, la divisa asignada para su pago (por ejemplo, USD o EUR) y verificar la estructura jerárquica de reportes a la que pertenece dentro de la organización.

⚙️ [Administrador]

• Contratación de un profesional en el extranjero (Creación): El administrador registra a un nuevo Contractor de modalidad indefinida. Selecciona la empresa legal, asocia la jerarquía correspondiente en el árbol organizacional, define la fecha de inicio, asigna el grupo de nómina mensual global y establece el salario base en la moneda de pago pactada.
• Aplicación de un aumento salarial (Edición): El administrador modifica los valores económicos de un contrato vigente. En el formulario de gestión de cambios activa la opción "Generar un anexo de contrato", le asigna el nombre "Aumento salarial 2026", define la fecha en que entra en vigor y guarda el proceso para que la modificación no borre el contrato original, sino que cree una nueva versión en el historial.

Restricciones y consideraciones

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• Dependencia estricta de fechas: Si el "Tipo de contrato" seleccionado es Plazo fijo o Prácticas, el llenado del campo Fecha de término es estrictamente obligatorio. Si el contrato es de tipo Indefinido u Honorarios profesionales, este campo se vuelve opcional y, de registrarse una fecha, el sistema programará un término automático del contrato al llegar ese día.
• Obligatoriedad de campos según multiposición:El campo Cargo es estrictamente obligatorio para salvar el formulario únicamente cuando no se ha seleccionado ninguna opción en el campo "Posición" (o cuando el tenant no tiene la multiposición activa).
• Interpretación del Monto de Pago: En la legislación Global (GLB), el cuadro de información de ayuda (tooltip) de la pantalla advierte que el valor numérico ingresado en "Monto de pago" se interpretará de acuerdo con la periodicidad que tenga configurada el grupo de nómina seleccionado (por ejemplo, si el grupo es mensual, el monto se procesará como un valor mensual).

Preguntas frecuentes (Q&A)

🧑 [Usuario final]

P: ¿Puedo ver en mi perfil cada cuánto tiempo se calcula mi sueldo si el campo de periodo de pago no aparece en la pantalla?

R: Sí. En la modalidad Global pura, el campo individual de periodo de pago está oculto en la interfaz de usuario, pero tu periodicidad de pago efectiva se encuentra ligada y determinada por el grupo de nómina al que fuiste asociado en tu contrato.

P: Si mi jefe directo cambia de puesto, ¿se actualiza automáticamente mi línea de reporte en el contrato?

R: El campo de Jefe directo se selecciona desde el catálogo de empleados vigentes de la empresa al momento de configurar el contrato. Sirve para establecer tu línea de reporte en el sistema y, en algunos flujos de trabajo, sugerir el área a la que perteneces.

⚙️ [Administrador]

P: Estoy intentando guardar un contrato en modalidad de Plazo Fijo pero el sistema no me lo permite, ¿a qué se debe?

R: Esto ocurre porque el sistema tiene una dependencia clave: si seleccionas un tipo de contrato de "Plazo fijo" o "Prácticas", es obligatorio que ingreses un valor en el campo "Fecha de término". Si dejas ese campo vacío, el formulario no se podrá completar.

P: Modifiqué el salario de un colaborador directamente en el formulario y ahora no veo el sueldo anterior, ¿cómo recupero el dato?

R: Si al realizar la modificación en el formulario de edición dejaste la opción "Generar un anexo de contrato" en "No", el sistema modificó el contrato directamente y pisó los datos base. Para conservar el historial de cambios en forma de versiones o anexos, debes marcar siempre la opción "Sí" antes de guardar.

🔧 [Implementador]

P: Durante las pruebas de despliegue, el menú desplegable de "Frecuencia de pago" aparece completamente en blanco, ¿es una falla del código del formulario?

R: No es un error del formulario. Esto ocurre porque el dropdown está asociado a un maestro preconfigurado y solo muestra los grupos de nómina (Group) que pertenezcan estrictamente a la legislación Global. Si aparece vacío, significa que el administrador no ha cargado o parametrizado previamente estos grupos en el tenant.

P: ¿Cómo se comporta el sistema si selecciono una posición en un tenant que tiene la opción multiposición activa?

R: Al elegir una vacante organizacional válida del catálogo de posiciones (la cual contiene código, nombre y cupo), el sistema ejecuta una acción de relleno automático. Esto completa de forma inmediata los campos de cargo, jefe, empresa, sucursal, centros de costo y área, basándose en la definición precargada de esa posición específica.

Glosario de términos clave

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• Posición:Vacante organizacional específica que forma parte de un catálogo interno. Posee un código identificador, un nombre y un cupo asignado, y sirve para automatizar el llenado de la estructura del contrato en ambientes con multiposición.
• Frecuencia de pago (Grupo de nómina):Parámetro del catálogo (Group) bajo legislación Global que define bajo qué periodicidad de tiempo y en qué proceso específico de liquidación financiera entrará el colaborador.
• Grupo contable:Clasificación técnica del catálogo (Accounting Group) que se define previamente en la administración y que sirve para organizar la contabilización y los reportes financieros de los contratos.
• Anexo de contrato:Versión o registro histórico que se genera al editar un contrato base (cuando se marca "Sí" en el formulario de gestión de cambios), evitando que se borren o sobreescriban los valores pactados originalmente.
• Estructura organizacional:Jerarquía o árbol de niveles de la compañía (compuesto por nodos como empresa, dirección, departamento, entre otros) que determina la ubicación exacta de un colaborador dentro de la organización.
• Porcentaje de imputación:Proporción numérica que asigna cómo se distribuye el costo financiero de la remuneración de un colaborador entre uno o más centros de costos del catálogo de la empresa.