Dashboard de Documentos

Para asegurar que los procesos legales y administrativos de tu organización se cumplan a tiempo, Rankmi pone a tu disposición herramientas de análisis centralizadas. En este artículo, aprenderás a navegar y utilizar los dashboards de Documentos para realizar un seguimiento preciso del estado de las firmas y el enrolamiento de tus colaboradores.

Antes de comenzar

• Frecuencia de actualización: Ten en cuenta que los datos de este dashboard se actualizan cada 24 horas.
• Permisos: Debes contar con roles de administrador o permisos específicos de visualización en el módulo de Dashboards.

Ruta de acceso

Para visualizar tus indicadores de Documentos, sigue esta ruta en la plataforma:

1. Dirígete al Menú Principal.
2. Selecciona el módulo de Dashboards y reportería
3. Haz clic en la sección de Documentos
4. Podrás acceder a dos vistas:

• • Enrolamientos: Este tablero te permite monitorear si los usuarios están habilitados para utilizar la firma digital. 
  • Gestión de documentos: Este dashboard es tu herramienta principal para controlar el ciclo de vida de los archivos enviados a firma.

Indicadores Principales (KPIs)

Para una gestión eficiente, el dashboard resume la información en indicadores críticos que te permiten tomar decisiones basadas en datos:

• Total de Documentos Creados: Volumen total de archivos generados en el periodo seleccionado.
• Tasa de Documentos Firmados: Porcentaje de archivos que ya cuentan con todas las firmas requeridas.
• Documentos Pendientes: Cantidad de archivos que aún requieren acción por parte de uno o más firmantes.
• Estado de Enrolamiento: Porcentaje de la dotación que está legalmente habilitada para operar en el módulo.

Cómo filtrar y segmentar la información

El dashboard permite profundizar en los datos mediante el uso de filtros inteligentes ubicados en la parte superior. Esto es ideal para grandes organizaciones que necesitan vistas parciales:

• Filtro por Fecha: Selecciona rangos específicos para evaluar campañas de firmas (ej: "Anexos de contrato marzo 2024").
• Filtro por Área o Departamento: Compara el nivel de cumplimiento entre distintas gerencias o sedes de la empresa.
• Filtro por Colaborador: Busca a una persona específica para verificar qué documentos tiene pendientes o si ya está enrolada.
• Filtro por Documento: Selecciona un tipo de archivo puntual (ej: "Reglamento Interno") para ver su avance de firma de forma aislada.

Estructura de Visualización

Al ingresar, encontrarás dos dashboards independientes, cada uno diseñado para un objetivo específico de análisis:

Dashboard de Enrolamientos

Este tablero es el punto de partida técnico. Te permite monitorear si los usuarios han completado los pasos necesarios para estar habilitados para firmar digitalmente.

• ¿Qué puedes ver aquí?: El flujo de invitaciones enviadas y el estado de validación de identidad de cada colaborador.
• Estados clave: Identifica rápidamente quiénes están Pendientes de enrolarse para evitar cuellos de botella en futuras firmas.

Dashboard de Gestión de Documentos

Una vez que los usuarios están habilitados, este dashboard se convierte en tu panel de control operativo para supervisar el avance de los documentos enviados.

Exportación de Reportes

Si necesitas realizar un análisis fuera de la plataforma o presentar informes a la dirección, puedes exportar la información desde el Dashboard de Gestión de Documentos:

1. Reporte de Documentos Firmados: Un listado detallado con la trazabilidad completa de los archivos finalizados.
2. Estadísticas por Colaborador: Un resumen individual que facilita la identificación de usuarios con baja tasa de respuesta.

💡 Tip de experto: Si notas que un área tiene muchos documentos pendientes, usa el filtro de "Área" y descarga las "Estadísticas por Colaborador" para enviar recordatorios dirigidos solo a ese grupo.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Con qué frecuencia se actualizan los datos en el Dashboard de Documentos? R: La información se actualiza en tiempo real. En cuanto un colaborador firma un documento o completa su enrolamiento, verás el cambio reflejado en las gráficas.

P: ¿Qué diferencia hay entre el Dashboard de Enrolamientos y el de Gestión de Documentos? R: El de Enrolamientos verifica quiénes están "listos" para firmar, mientras que el de Gestión muestra el avance de los documentos que ya han sido "enviados".

P: ¿Puedo ver si un documento específico ya fue firmado por todos? R: Sí, utilizando el filtro "Documento" y seleccionando el nombre del archivo. El tablero te mostrará el conteo exacto de firmas para ese caso.

P: ¿Los reportes descargables incluyen el detalle por colaborador? R: Sí, el reporte de estadísticas por colaborador entrega el detalle individualizado de cada persona.