Cómo realizar la carga y descarga masiva de Objetivos y Metas
  • Identificarse

    • Cómo realizar la carga y descarga masiva de Objetivos y Metas


    Introducción

    En Rankmi, la gestión de objetivos y metas puede realizarse de manera individual o masiva. La funcionalidad de Carga y Descarga Masiva te permite crear, actualizar o eliminar grandes volúmenes de objetivos y metas simultáneamente mediante una plantilla Excel, ahorrando tiempo y asegurando la consistencia de la información en tus procesos de desempeño.

    La descarga masiva entrega un archivo Excel con la misma estructura que usa la carga, para que puedas editar objetivos y metas y volver a subirlos sin rearmar el archivo.

    Esta guía te explicará cómo utilizar estas herramientas de forma efectiva.

    Caso A: Carga Masiva de Objetivos y Metas desde cero

    Utiliza esta opción cuando necesites crear nuevos objetivos y metas para múltiples colaboradores a la vez o actualizar los existentes con nuevos valores.

    Requisito previo: El proceso debe contar con al menos un Tipo de Objetivo y un Tipo de Meta creados.

    Paso 1: Acceder a la sección

    Dirígete a la configuración de tu proceso de Desempeño:

    Configuración del proceso → Objetivos y metas → Tabla de metas

    Desde ahí verás el listado de trabajadores del proceso y el botón Acciones (menú de operaciones masivas).

    Paso 2: Descarga la plantilla base

    Antes de crear objetivos y metas desde cero, descarga siempre la plantilla más reciente del proceso. Los campos dinámicos (métricas, tipos de meta, etc.) cambian según la configuración; una plantilla antigua puede provocar errores al cargar.

    1. Ve a Tabla de metas → Acciones → Descargar.
    2. Elige Descargar plantilla base.

    La plantilla se genera desde el Centro de importaciones del proceso. Recibirás el archivo en tu correo o podrás recuperarlo en Reportes → Historial de descargas.



    ¿Por qué es necesaria la plantilla base? Porque refleja los tipos de objetivo, tipos de meta y columnas dinámicas activos hoy en tu proceso. No reutilices un Excel de ciclos anteriores sin compararlo con esta plantilla.

    Paso 3: Explicación del Archivo Excel

    El archivo de carga se compone de dos hojas obligatorias que permiten organizar la estructura de desempeño: Objectives (Objetivos) y Goals (Metas).

    1. Hoja "Objectives"

    En esta sección se definen los objetivos principales asignados a los colaboradores. La estructura se divide en:

    Columnas Base (Obligatorias)

    • code: Es el código identificador único del objetivo. Debe ser un valor alfanumérico sin espacios.
    • collaborator_identifier: El identificador (RUT, ID o correo) del colaborador dueño del objetivo.
    • evaluator_identifier: El identificador del evaluador responsable de la revisión.
    • groupcode_objective: Código de agrupación que permite vincular este objetivo con sus metas específicas en la siguiente hoja.
    • title: Título o nombre del objetivo.
    • description: Descripción detallada del objetivo o meta. Explica en qué consiste.
    • related_to: Campo avanzado para vincular una meta de la evaluación descendente con una meta de la autoevaluación. Se ingresa el identifier_code de la meta de autoevaluación. Es útil si lo que necesitas es ver el resultado de la autoevaluación de la meta u objetivo desde la evaluación descendente de objetivos y metas.
    • ponderation: El peso relativo del objetivo (valor de 0 a 100).
    • editable_title: Define si el título será editable por el evaluador/evaluado en la plataforma. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • editable_description: Define si la descripción será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • editable_ponderation: Define si la ponderación será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • can_delete: Define si podrá ser eliminado por el usuario final. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • only_objective_can_replicate_goals_within: Define si el objetivo podrá o no recibir metas replicadas/copiadas desde otro objetivo. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • replicate: Define si el objetivo podrá o no ser replicado o copiado por el evaluador en otro colaborador que esté evaluando. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • tipo_de_objetivo: Debes indicar el código del tipo de objetivo al cual estará asociado el objetivo del colaborador que estás creando. El código lo puedes encontrar en la hoja "Tipo de objetivos" del excel.

    Columnas Dinámicas (específicas de tu roceso)

    • resultado_objetivo: Campo para cargar resultados previos si el proceso así lo requiere.

    2. Hoja "Goals"

    En esta sección se detallan las metas que componen cada objetivo. La estructura se divide en:

    Columnas Base (Obligatorias)

    • code: Código identificador único de la meta.
    • groupcode_objective: En este campo se debe ingresar el código definido en la hoja de "Objectives" para establecer la relación jerárquica.
    • title: Nombre de la meta específica.
    • description: Nombre y detalle de la meta específica.
    • related_to: Campo avanzado para vincular una meta de la evaluación descendente con una meta de la autoevaluación. Se ingresa el identifier_code de la meta de autoevaluación. Es útil si lo que necesitas es ver el resultado de la autoevaluación de la meta u objetivo desde la evaluación descendente de objetivos y metas.
    • ponderation: Peso de la meta respecto a su objetivo padre (la suma de las ponderaciones de las metas debe cuadrar con el total del objetivo).
    • editable_title: Define si el título será editable por el evaluador/evaluado en la plataforma. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • editable_description: Define si la descripción será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • editable_ponderation: Define si la ponderación será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • can_delete: Define si podrá ser eliminado por el usuario final. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • replicate: Define si el objetivo podrá o no ser replicado o copiado por el evaluador en otro colaborador que esté evaluando. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • only_goal_editable_info: Permite editar los campos informativos de la meta (ej: campos de texto, fechas, etc) Es decir, campos que no están en la fórmula. Usa x minúscula para "Sí" y "-" para No.
    • only_goal_editable_metrics: Permite editar o no las métricas de la meta. Las métricas son los campos que se utilizan dentro de la fórmula de cálculo. Usa x minúscula para "Sí" y "-" para No.
    • only_goal_editable_score: Define si el Cumplimiento (Score) de la meta es editable. Si se marca con -, la meta se considera "No Evaluable", lo que significa que la plataforma no exigirá ingresar un resultado para cerrar la evaluación.

    Columnas Dinámicas (Específicas de tu Proceso)

    • Campos de Métricas: Columnas destinadas a los resultados

    Paso 4: Cargar el archivo

    1. Ve a Tabla de metas → Acciones → Importar objetivos y metas.
    2. En la ventana de carga, revisa las instrucciones y arrastra tu archivo .xlsx o haz clic para seleccionarlo.
    3. Opcional — Recalcular resultados: marca Recalcular los resultados de objetivos y metas al cargar el archivo solo si estás subiendo métricas o valores y necesitas que la plataforma vuelva a calcular resultados de metas, objetivos y totales por colaborador. Si el proceso no tiene tablas de conversión o fórmulas configuradas, esta opción puede no estar disponible.
    4. Opcional — Replicar a autoevaluación: marca Replicar los objetivos y metas de la evaluación descendente en la autoevaluación del colaborador si quieres copiar automáticamente lo cargado en la evaluación descendente predeterminada hacia la autoevaluación. No replica otras categorías con nombre distinto.
    5. Haz clic en Cargar.
    6. La plataforma procesará el archivo en segundo plano. Sigue el avance en el Centro de importaciones (notificación en pantalla o historial del proceso).
    7. Cuando finalice correctamente, los objetivos y metas aparecerán en la Tabla de metas y en las evaluaciones correspondientes.


    Descarga Masiva de Objetivos y Metas

    La descarga entrega un Excel con el mismo formato que la carga masiva: hojas Objectives (objetivos) y Goals (metas), más la hoja de referencia de tipos de objetivo cuando aplica. Así puedes editar y volver a Importar objetivos y metas sin rearmar el archivo.

    Requisito: seleccionar trabajadores en la tabla

    Para descargar datos (no la plantilla vacía), primero selecciona en la Tabla de metas las filas de los trabajadores que quieres incluir. Si no hay selección, las opciones de descarga con datos permanecen deshabilitadas.

    Pasos

    1. Ve a Configuración del proceso → Objetivos y metas → Tabla de metas.
    2. Selecciona uno o más colaboradores en la tabla (o usa la selección masiva según filtros del listado).
    3. Haz clic en Acciones → Descargar.
    4. Elige una opción:
      • Descargar plantilla base — plantilla vacía actualizada (no requiere selección de filas).
      • Descargar objetivos y metas con HTML — incluye formato HTML en títulos y descripciones. Útil si volverás a cargar descripciones con formato.
      • Descargar objetivos y metas sin HTML — texto plano, más fácil de editar.
      • Otras descargas del mismo menú (feedback, orden, historial de cambios, comentarios) aplican solo si tu proceso las tiene habilitadas.
    5. El archivo se genera en segundo plano. Lo recibirás por correo o en Reportes → Historial de descargas.
    6. Edita el Excel y vuelve a subirlo con Acciones → Importar objetivos y metas.

    Buenas prácticas al editar y volver a cargar

    • No cambies el code de registros que quieras actualizar. Si cambias el código, el sistema puede crear un registro nuevo en lugar de actualizar el existente.
    • Mantén la relación entre metas y objetivos con el mismo groupcode_objective en ambas hojas.
    • Si tu proceso usa metas con listas desplegables, respeta los identificadores de opción que trae la descarga; usar solo el texto visible puede fallar al cargar.
    • Usa siempre la plantilla base más reciente si creas registros nuevos desde cero.

    Eliminación Masiva de Objetivos y Metas

    Hay dos formas de eliminar: por selección en la tabla (borra todos los objetivos y metas de esos trabajadores en el proceso) o por Excel (borra solo los objetivos o metas que indiques fila por fila).

    La eliminación se ejecuta en segundo plano. Revisa el estado en el Centro de importaciones. No se puede deshacer.

    Opción 1 — Eliminar por selección en la Tabla de metas

    1. Ve a Tabla de metas y selecciona los colaboradores cuyos objetivos y metas quieres borrar por completo.
    2. Acciones → Eliminar → Eliminar objetivos y metas (opción que requiere tener filas seleccionadas).
    3. Lee la advertencia del modal. Confirma escribiendo exactamente: ELIMINAR OBJETIVOS Y METAS (mayúsculas, tal como indica el modal; la comparación es exacta).
    4. Haz clic en Confirmar.

    Se eliminarán objetivos, metas asociadas, ponderaciones y el avance registrado en esas evaluaciones del proceso. El título del modal indica cuántos colaboradores se verán afectados.


    Opción 2 — Eliminar por Excel

    Importante: el archivo de descarga masiva (hojas Objectives y Goals con columna code) no se puede subir tal cual para eliminar. El borrado por Excel exige un archivo distinto, de una sola hoja, con solo estas columnas:

    • identifier_code: código único del objetivo o de la meta (el mismo valor que aparece como code en la descarga masiva).
    • dimension_type: o si la fila es un objetivo; g si es una meta.

    Pasos

    1. Obtén los códigos de lo que quieres borrar: descarga objetivos y metas con o sin HTML, o consulta la columna code en las hojas Objectives y Goals.
    2. Arma un Excel nuevo (.xlsx) con una hoja y la primera fila exactamente: identifier_code | dimension_type.
    3. Agrega una fila por cada objetivo o meta a eliminar:
      • Objetivo: identifier_code = su code, dimension_type = o
      • Meta: identifier_code = su code, dimension_type = g
    4. Ve a Tabla de metas → Acciones → Eliminar → Eliminar por Excel.
    5. Sigue las instrucciones del modal, adjunta el archivo y confirma la carga.
    6. Revisa el resultado en el Centro de importaciones. Si hay filas con códigos inexistentes, el resumen indicará errores por registro.

    Nota: eliminar un objetivo por Excel elimina ese objetivo; las metas hijas pueden quedar afectadas según la configuración del proceso. Si necesitas vaciar por completo a varios colaboradores, suele ser más simple la Opción 1 (selección en tabla).


    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Qué sucede si elimino las columnas que terminan en _RESULT del archivo? R: No debes eliminarlas. Aunque son columnas informativas que muestran el resultado actual, la plataforma valida la estructura completa del archivo y exige que estén presentes para poder procesar la carga, incluso si las dejas vacías.

    P: ¿Puedo crear Objetivos y Metas en el mismo archivo? R: Sí. Completa la hoja Objectives con los objetivos y la hoja Goals con las metas. La relación entre ambas se hace con groupcode_objective (debe coincidir en las dos hojas). Ya no se usa la columna dimension_type del formato anterior de una sola hoja.

    P: ¿Qué formato debo usar para las fechas en el archivo de carga? R: Las fechas deben ingresarse siempre en formato dd-mm-aaaa o dd/mm/aaaa (ej: 25-12-2023). Cualquier otro formato podría generar un error en la carga.

    P: ¿Es obligatorio llenar code? R: Sí. En la carga masiva es el identificador único en las hojas Objectives y Goals. Para eliminar por Excel, debes usar ese mismo valor en la columna identifier_code y además indicar dimension_type (o u g).

    P: ¿Qué pasa si el colaborador ya tiene metas u objetivos cargados? R: El sistema busca el code. Si existe, actualiza la información; si no, crea un registro nuevo.

    P: ¿Es posible descargar los comentarios de las metas de forma masiva? R: Sí, es posible, para ello debes ir a Configuración/General/Objetivos y metas/Tabla de metas/Acciones/Descargar comentarios de metas Te llegará un excel con todos los comentarios de las metas en el Historial de Descargas.

    P: ¿Es posible cargar archivos a las metas de forma masiva? R: No, no es posible cargar archivos adjuntos a las metas de forma masiva a través del campo "Archivo ajunto". Sin embargo, lo que puedes hacer, es cargar de forma masiva el link de descarga de los archivos en un campo de tipo "texto" asociado a la meta. De esta forma el evaluador o el evaluado podrán copiar ese link y descargar el archivo.

    P: ¿Por qué estoy viendo resultados parciales de objetivos y metas en la reportería a pesar de no haber cargado los resultados de todos los campos? R: Objetivos y metas calcula los resultados en vivo en cada modificación, ya sea desde la tabla de metas o por carga masiva.

    P: ¿Puedo cargar objetivos sin metas? R: Sí, es posible siempre que la configuración de tu proceso lo permita.

    P: ¿Cómo se vinculan las metas con sus respectivos objetivos? R: La relación se establece mediante el campo groupcode_objective. El código ingresado en la hoja de Metas debe coincidir exactamente con el código de agrupación definido en la hoja de Objetivos.

    P: ¿Por qué la información está dividida en dos hojas? R: Esta estructura permite una organización clara entre la definición estratégica (Objetivos) y la medición operativa (Metas), asegurando que cada nivel de información cuente con sus propios atributos y métricas.

    P: ¿Por qué el archivo de carga de metas dice que tiene headers inválidos o faltan headers? R: Revisa que no hayas alterado nombres de columnas ni eliminado columnas exigidas (incluido campos de resultado que el proceso valida aunque vayan vacíos). Si la plantilla trae una fila de instrucciones, no la uses como fila de datos al cargar un archivo que no la espera: sigue las instrucciones de la propia plantilla y del mensaje de validación.

    P. ¿Por qué el sistema no replica los objetivos y metas a la categoría?


    R: El sistema está diseñado para replicar de forma automática únicamente la evaluación descendente predeterminada por el sistema. Para que esto funcione, se debe marcar la casilla opcional "Replicar los objetivos y metas de la evaluación descendente en la autoevaluación del colaborador".

    P: ¿Puedo subir el Excel que descargué (con/sin HTML) en «Eliminar por Excel»? R: No. La descarga usa dos hojas (Objectives y Goals) con columna code. La eliminación por Excel exige un archivo de una hoja con columnas identifier_code y dimension_type. Debes armar ese archivo aparte copiando los códigos desde la descarga.

    P: ¿Por qué no veo «Importar» o «Eliminar» en mi Tabla de metas? R: Si el proceso usa metas legacy en modo solo lectura, la Tabla de metas solo permite consultar y descargar Excel sin HTML. Las cargas y eliminaciones masivas no están disponibles en ese escenario.

    P: ¿Debo seleccionar colaboradores antes de descargar datos? R: Sí. Para Descargar objetivos y metas con HTML o sin HTML debes tener filas seleccionadas en la tabla. La plantilla base y algunas descargas auxiliares (por ejemplo comentarios) no exigen selección.