Cómo realizar la carga y descarga masiva de Objetivos y Metas
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    • Cómo realizar la carga y descarga masiva de Objetivos y Metas


    Introducción

    En Rankmi, la gestión de objetivos y metas puede realizarse de manera individual o masiva. La funcionalidad de Carga y Descarga Masiva te permite crear, actualizar o eliminar grandes volúmenes de objetivos y metas simultáneamente mediante una plantilla Excel, ahorrando tiempo y asegurando la consistencia de la información en tus procesos de desempeño.

    Esta guía te explicará cómo utilizar estas herramientas de forma efectiva.

    Caso A: Carga Masiva de Objetivos y Metas desde cero

    Utiliza esta opción cuando necesites crear nuevos objetivos y metas para múltiples colaboradores a la vez o actualizar los existentes con nuevos valores.

    Requisito previo: El proceso debe contar con al menos un Tipo de Objetivo y un Tipo de Meta creados.

    Paso 1: Acceder a la sección

    Dirígete a la siguiente ruta dentro de la configuración de tu proceso:

    Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas 


    Paso 2: Descarga la plantilla base

    Antes de cargar, necesitas tener el archivo Excel con la información correcta. Debes descargar siempre la plantilla más actualizada desde :

    Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas > Acciones > Descargar plantilla base



    ¿Por qué es necesaria la plantilla base? Porque es posible que los campos de las metas se hayan eliminado o actualizado, por lo que una plantilla anterior estará desactualizada y el sistema arrojará un error o no se cargarán bien los objetivos y metas.

    Paso 3: Explicación del Archivo Excel

    El archivo de carga se compone de dos hojas obligatorias que permiten organizar la estructura de desempeño: Objectives (Objetivos) y Goals (Metas).

    1. Hoja "Objectives"

    En esta sección se definen los objetivos principales asignados a los colaboradores. La estructura se divide en:

    Columnas Base (Obligatorias)

    • code: Es el código identificador único del objetivo. Debe ser un valor alfanumérico sin espacios.
    • collaborator_identifier: El identificador (RUT, ID o correo) del colaborador dueño del objetivo.
    • evaluator_identifier: El identificador del evaluador responsable de la revisión.
    • groupcode_objective: Código de agrupación que permite vincular este objetivo con sus metas específicas en la siguiente hoja.
    • title: Título o nombre del objetivo.
    • description: Descripción detallada del objetivo o meta. Explica en qué consiste.
    • related_to: Campo avanzado para vincular una meta de la evaluación descendente con una meta de la autoevaluación. Se ingresa el identifier_code de la meta de autoevaluación. Es útil si lo que necesitas es ver el resultado de la autoevaluación de la meta u objetivo desde la evaluación descendente de objetivos y metas.
    • ponderation: El peso relativo del objetivo (valor de 0 a 100).
    • editable_title: Define si el título será editable por el evaluador/evaluado en la plataforma. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • editable_description: Define si la descripción será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • editable_ponderation: Define si la ponderación será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • can_delete: Define si podrá ser eliminado por el usuario final. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • only_objective_can_replicate_goals_within: Define si el objetivo podrá o no recibir metas replicadas/copiadas desde otro objetivo. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • replicate: Define si el objetivo podrá o no ser replicado o copiado por el evaluador en otro colaborador que esté evaluando. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • tipo_de_objetivo: Debes indicar el código del tipo de objetivo al cual estará asociado el objetivo del colaborador que estás creando. El código lo puedes encontrar en la hoja "Tipo de objetivos" del excel.

    Columnas Dinámicas (específicas de tu roceso)

    • resultado_objetivo: Campo para cargar resultados previos si el proceso así lo requiere.

    2. Hoja "Goals"

    En esta sección se detallan las metas que componen cada objetivo. La estructura se divide en:

    Columnas Base (Obligatorias)

    • code: Código identificador único de la meta.
    • groupcode_objective: En este campo se debe ingresar el código definido en la hoja de "Objectives" para establecer la relación jerárquica.
    • title: Nombre de la meta específica.
    • description: Nombre y detalle de la meta específica.
    • related_to: Campo avanzado para vincular una meta de la evaluación descendente con una meta de la autoevaluación. Se ingresa el identifier_code de la meta de autoevaluación. Es útil si lo que necesitas es ver el resultado de la autoevaluación de la meta u objetivo desde la evaluación descendente de objetivos y metas.
    • ponderation: Peso de la meta respecto a su objetivo padre (la suma de las ponderaciones de las metas debe cuadrar con el total del objetivo).
    • editable_title: Define si el título será editable por el evaluador/evaluado en la plataforma. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • editable_description: Define si la descripción será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • editable_ponderation: Define si la ponderación será editable por el evaluador/evaluado. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • can_delete: Define si podrá ser eliminado por el usuario final. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • replicate: Define si el objetivo podrá o no ser replicado o copiado por el evaluador en otro colaborador que esté evaluando. Usa x minúscula para "Sí" y guion - para "No".
    • only_goal_editable_info: Permite editar los campos informativos de la meta (ej: campos de texto, fechas, etc) Es decir, campos que no están en la fórmula. Usa x minúscula para "Sí" y "-" para No.
    • only_goal_editable_metrics: Permite editar o no las métricas de la meta. Las métricas son los campos que se utilizan dentro de la fórmula de cálculo. Usa x minúscula para "Sí" y "-" para No.
    • only_goal_editable_score: Define si el Cumplimiento (Score) de la meta es editable. Si se marca con -, la meta se considera "No Evaluable", lo que significa que la plataforma no exigirá ingresar un resultado para cerrar la evaluación.

    Columnas Dinámicas (Específicas de tu Proceso)

    • Campos de Métricas: Columnas destinadas a los resultados

    Paso 4: Cargar el archivo

    1. Luego de llenar el archivo anterior, debes ir a : Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas > Acciones > Cargar objetivos y metas


    2. En la ventana de carga, verifica que tu archivo cumpla con las instrucciones.
    3. Arrastra el archivo al área designada o haz clic para buscarlo en tu computador.
    4. Opcional 1: Marca la casilla "Recalcular los resultados de objetivos y metas al cargar el archivo" solo si estás subiendo métricas, valores, etc. y necesitas que la plataforma realice los cálculos para obtener los resultados de las metas, objetivos y resultados finales de cada colaborador.
    5. Opcional 2: Marca la casilla "Replicar los objetivos y metas de la evaluación descendente en la autoevaluación del colaborador" para que los objetivos y metas de la evaluación descendente se copien en la autoevaluación del colaborador de forma automática. Importante: sólo se replican los objetivos y metas de la evaluación descendente predeterminada por el sistema, no así de otras categorías nombradas como tal.
    6. Haz clic en Cargar.


    7. Recibirás una notificación confirmando que el archivo se está procesando en el Centro de Importación.
    8. Una vez cargadas las metas y objetivos aparecerán en  la "Tabla de metas"

    Descarga Masiva de Objetivos y Metas

    La descarga te permite obtener la información de los objetivos y metas cargados en el proceso en un archivo Excel y actualizar los objetivos y metas ya cargados. Para la actualización sigue estos pasos:

    1. Ve a Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas.
    2. Haz clic en Acciones.
    3. Selecciona Descargar objetivos y metas con/sin HTML.
      • Con HTML: Incluye el formato de texto en html (negritas, saltos de línea). Útil si vas a volver a cargar descripciones con formato html. Ésta descarga es más rápida que la de "Sin html".
      • Sin HTML: Descarga el texto plano. Más fácil de leer y editar.




    4. El archivo llegará a tu correo electrónico o al Historial de descargas ubicado en Reportes/ Historial de Descargar:


    5. Al abrirlo, verás toda la información actual. Realiza los cambios necesarios y usa este mismo archivo para cargar los objetivos y metas, de la misma forma en como los creaste en los pasos anteriores. Recuerda no tocar o modificar el código "identifier_code", dado que si lo modificas, estarás creando un nuevo objetivo y meta.


    Eliminación Masiva de Objetivos y Metas

    Si necesitas borrar registros de forma masiva (por ejemplo, para limpiar datos de prueba o corregir cargas erróneas), sigue estos pasos:

    1.  Descargar la data actual: Utiliza la opción "Descargar objetivos y metas con/sin HTML" para obtener el archivo con los identifier_code correctos.
    2. Preparar el archivo: Deja en el Excel solo las filas de los objetivos y metas que deseas eliminar.
    3. Cargar el archivo de eliminación:
      • Ve a Configuración > General > Objetivos y metas > Tabla de metas > Acciones > Eliminar objetivos y metas
      • Selecciona "Eliminar objetivos y metas desde excel" (o similar en el menú de Acciones).
      • Sube el archivo.
    4. Alternativa desde la interfaz: En la Tabla de Metas, selecciona los colaboradores a los que deseas borrarles todo y haz clic en Acciones > Eliminar objetivos y metas, escribe la contraseña o frase que sale en el modal y haz click en "Eliminar":

    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Qué sucede si elimino las columnas que terminan en _RESULT del archivo? R: No debes eliminarlas. Aunque son columnas informativas que muestran el resultado actual, la plataforma valida la estructura completa del archivo y exige que estén presentes para poder procesar la carga, incluso si las dejas vacías.

    P: ¿Puedo usar el mismo archivo para crear Objetivos y Metas al mismo tiempo? R: Sí. El archivo permite cargar ambos tipos de registros. Solo debes asegurarte de indicar correctamente el tipo en la columna dimension_type ("o" para objetivos, "g" para metas) y completar los campos correspondientes a cada uno.

    P: ¿Qué formato debo usar para las fechas en el archivo de carga? R: Las fechas deben ingresarse siempre en formato dd-mm-aaaa o dd/mm/aaaa (ej: 25-12-2023). Cualquier otro formato podría generar un error en la carga.

    P: ¿Es obligatorio llenar code? R: Sí, es un campo obligatorio y único. Este código permite a la plataforma identificar si estás creando un registro nuevo o actualizando uno existente. Para las metas, se recomienda una estructura lógica como id_colaborador + id_evaluador + meta_n.

    P: ¿Es posible descargar los comentarios de las metas de forma masiva? R: Sí, es posible, para ello debes ir a Configuración/General/Objetivos y metas/Tabla de metas/Acciones/Descargar comentarios de metas Te llegará un excel con todos los comentarios de las metas en el Historial de Descargas.

    P: ¿Es posible cargar archivos a las metas de forma masiva? R: No, no es posible cargar archivos adjuntos a las metas de forma masiva a través del campo "Archivo ajunto". Sin embargo, lo que puedes hacer, es cargar de forma masiva el link de descarga de los archivos en un campo de tipo "texto" asociado a la meta. De esta forma el evaluador o el evaluado podrán copiar ese link y descargar el archivo.

    P: ¿Por qué estoy viendo resultados parciales de objetivos y metas en la reportería a pesar de no haber cargado los resultados de todos los campos? R: Objetivos y metas calcula los resultados en vivo en cada modificación, ya sea desde la tabla de metas o por carga masiva.

    P: ¿Puedo cargar objetivos sin metas? R: Sí, es posible siempre que la configuración de tu proceso lo permita.

    P:¿Qué pasa si el colaborador ya tiene metas cargadas? R: Sí, el sistema buscará el código; si existe, actualizará la información; de lo contrario, creará una nueva.

    P: ¿Cómo se vinculan las metas con sus respectivos objetivos? R: La relación se establece mediante el campo groupcode_objective. El código ingresado en la hoja de Metas debe coincidir exactamente con el código de agrupación definido en la hoja de Objetivos.

    P: ¿Por qué la información está dividida en dos hojas? R: Esta estructura permite una organización clara entre la definición estratégica (Objetivos) y la medición operativa (Metas), asegurando que cada nivel de información cuente con sus propios atributos y métricas.

    P: ¿Por qué el archivo de carga de metas dice que tiene headers inválidos o faltan headers? R: Posiblemente estás subiendo el archivo incluyendo la primera fila (en color blanco) de cada hoja. Elimínala y vuélvelo a intentar.

    P. ¿Por qué el sistema no replica los objetivos y metas a la categoría?


    R. El sistema está diseñado para replicar de forma automática únicamente la evaluación descendente predeterminada por el sistema. Para que esto funcione, se debe marcar la casilla opcional "Replicar los objetivos y metas de la evaluación descendente en la autoevaluación del colaborador".