# Payroll CO – Ajustes y regularizaciones

## Propósito

Explicar cuándo y cómo realizar ajustes y regularizaciones de nómina en Colombia, asegurando el correcto tratamiento laboral, previsional y tributario.

## Alcance

País: Colombia 

Módulo: Payroll 

Este artículo aplica a correcciones que afectan períodos de nómina ya liquidados.

## Concepto general

Las regularizaciones se realizan cuando existen diferencias entre lo pagado originalmente y lo que correspondía legalmente pagar. Estas diferencias pueden originarse por errores, información tardía o cambios retroactivos.

Los ajustes deben reflejarse de forma transparente y trazable.

## Causas comunes de ajustes

Las regularizaciones pueden originarse por:

- Errores de cálculo salarial

- Omisión de horas extras o recargos

- Cambios retroactivos de salario

- Novedades reportadas fuera de plazo

- Ajustes en aportes a seguridad social o parafiscales

- Correcciones en retenciones

## Tratamiento laboral

Desde el punto de vista laboral:

- El trabajador tiene derecho a recibir diferencias a su favor.

- Los descuentos por pagos en exceso requieren sustento legal o acuerdo.

- Los ajustes deben comunicarse al trabajador.

## Tratamiento de seguridad social

Cuando el ajuste afecta el IBC:

- Deben recalcularse aportes a salud, pensión y ARL.

- Puede requerirse corrección en la PILA.

- Las diferencias deben regularizarse conforme a la normativa vigente.

## Tratamiento tributario

En materia tributaria:

- Los ajustes pueden afectar la retención en la fuente.

- Puede ser necesario presentar correcciones ante la DIAN.

- Las diferencias deben reflejarse en los períodos correspondientes.

## Forma de aplicación

Los ajustes:

- Pueden aplicarse en la nómina corriente.

- Deben identificarse claramente como ajuste o regularización.

- Deben indicar el período al que corresponden.

## Registro en la nómina

En el comprobante de pago:

- El ajuste debe identificarse separadamente.

- Debe indicarse el concepto corregido.

- Debe evitarse mezclar con pagos ordinarios.

## Impacto en declaraciones

Los ajustes pueden implicar:

- Correcciones en la PILA.

- Ajustes en declaraciones tributarias.

- Actualización de soportes y reportes.

## Validaciones clave

Antes de cerrar un ajuste se debe validar que:

- El motivo del ajuste esté claramente documentado.

- El cálculo de la diferencia sea correcto.

- Se aplique el tratamiento legal adecuado.

- Se realicen las correcciones externas necesarias.

## Errores comunes

- Ajustar sin respaldo.

- No corregir aportes asociados.

- Omitir rectificaciones externas.

- Mezclar ajustes con pagos ordinarios.