# Payroll CO – Incapacidades y licencias

## Propósito

Explicar el tratamiento de las incapacidades y licencias en Colombia, su impacto en el pago de nómina y la correcta aplicación conforme a la normativa vigente.

## Alcance

País: Colombia 

Módulo: Payroll 

Este artículo aplica a ausencias justificadas por incapacidad médica o licencias legalmente reconocidas.

## Concepto general

Las incapacidades y licencias corresponden a períodos en los cuales el trabajador se ausenta de sus labores por razones médicas o legales, manteniendo el derecho a protección económica bajo reglas específicas.

El pago puede ser asumido por el empleador, la EPS, el fondo de pensiones o la ARL, según el caso.

## Incapacidades médicas

Las incapacidades pueden originarse por:

- Enfermedad general

- Accidente de trabajo

- Enfermedad laboral

Cada tipo tiene reglas distintas de reconocimiento y pago.

## Incapacidad por enfermedad general

- Los primeros días pueden ser asumidos por el empleador.

- A partir de cierto período, el pago corresponde a la EPS.

- El monto puede ser un porcentaje del salario.

El reconocimiento depende del tiempo de incapacidad acumulado.

## Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral

- El pago es asumido por la ARL.

- Aplica desde el primer día.

- Se reconoce un porcentaje del salario base.

Estas incapacidades deben estar debidamente calificadas.

## Licencias legales

Las principales licencias son:

- Licencia de maternidad

- Licencia de paternidad

- Licencia por luto

- Licencia por calamidad doméstica

Cada licencia tiene duración y reglas específicas.

## Licencia de maternidad

- Tiene una duración definida por ley.

- Es reconocida económicamente por la EPS.

- El empleador puede anticipar el pago y luego recobrarlo.

## Licencia de paternidad

- Aplica por los días establecidos legalmente.

- El pago es reconocido por la EPS.

- Requiere registro oportuno del evento.

## Impacto en la nómina

En la nómina:

- Las incapacidades y licencias deben identificarse claramente.

- Los pagos pueden no corresponder al salario completo.

- Deben diferenciarse pagos del empleador y de las entidades.

## Registro y soporte

El empleador debe:

- Registrar incapacidades y licencias oportunamente.

- Conservar certificados médicos y soportes.

- Gestionar recobros ante EPS o ARL cuando corresponda.

## Validaciones clave

Antes de cerrar la nómina se debe validar que:

- La incapacidad o licencia esté correctamente soportada.

- El tipo de evento esté bien clasificado.

- El monto pagado sea el correcto.

- Los días estén bien contabilizados.

## Errores comunes

- Pagar incapacidades sin soporte médico.

- Aplicar el porcentaje incorrecto.

- No gestionar recobros.

- Confundir incapacidades con licencias.