Cómo configurar alertas por desactivación de participantes

En procesos de Desempeño con una gran cantidad de colaboradores, realizar el seguimiento manual de quienes dejan la organización o son desactivados puede ser un desafío. Para evitar confusiones y asegurar que el proceso no se detenga, Rankmi permite configurar una alerta automática por correo electrónico que notifica a los administradores cuando un participante activo es desactivado.

Esta funcionalidad te permite gestionar proactivamente los cambios en la nómina, asegurando que las evaluaciones, feedbacks o calibraciones pendientes sean reasignadas a tiempo.

Requisitos previos

• Debes tener rol de Administrador del Proceso en el proceso de Desempeño específico que deseas configurar.

Paso a paso para activar la alerta

Para habilitar las notificaciones automáticas, sigue estas instrucciones dentro del proceso correspondiente:

1. Ingresa al módulo de Desempeño y selecciona el proceso activo en el que deseas trabajar.
2. En el menú superior, dirígete a la sección de Configuración.
3. Haz clic en la sección de Herramientas y gestión y luego selecciona la opción Correos.
4. Localiza el switch llamado "Habilitar alerta por desactivación de participante".
5. Activa el interruptor para habilitar la función.

¿Cómo funciona la notificación?

Una vez activado el switch, el sistema operará de la siguiente manera:

• ¿Quiénes reciben el correo?: Se enviará automáticamente a todos los administradores registrados en la sección de "Accesos y permisos" de ese proceso específico.
• ¿Cuándo se envía?: En el momento exacto en que un colaborador es desactivado desde la configuración general de la empresa.
• Contenido del mensaje: El correo indicará el nombre del colaborador desactivado y el nombre de todos los procesos de Desempeño activos en los que participaba y donde tú eres administrador.

Nota: El correo no detalla el rol específico (evaluador, evaluado, etc.), por lo que el administrador deberá ingresar al proceso para revisar las tareas pendientes del usuario.

Gestión proactiva: ¿Qué hacer tras recibir la alerta?

Recibir este correo es una señal para realizar ajustes operativos. Te recomendamos seguir estos pasos:

1. Ingresa a la sección de Participantes del proceso mencionado en el correo.
2. Ve a la pestaña de Colaboradores desactivados.
3. Identifica al usuario y revisa sus pendientes (por ejemplo, si era evaluador de otras personas).
4. Realiza las reasignaciones necesarias en las secciones de Monitoreo o Feedback para que el flujo de trabajo continúe sin interrupciones.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Si desactivas a un usuario y luego lo vuelves a activar, llega otra notificación? R: No, la alerta está diseñada específicamente para el evento de desactivación, que es el momento crítico que requiere acción por parte del administrador.

P: ¿Qué sucede si el switch está apagado y desactivo a un colaborador? R: El colaborador aparecerá reflejado como desactivado en todas las vistas del proceso (Monitoreo, Feedback, Calibración, etc.), pero los administradores no recibirán ninguna notificación por correo electrónico.

P: ¿El sistema guarda registro de quién activó o desactivó esta configuración? R: Sí, este evento queda registrado en el historial de auditoría del proceso para mantener la trazabilidad de los cambios en la configuración.