Módulo de Formulación Presupuestaria

Este es el momento clave en el que definimos nuestra hoja de ruta financiera. En este módulo, proyectamos los gastos que la compañía espera tener para luego compararlos con la ejecución real.

A continuación, encontrarás el manual paso a paso para gestionar tus centros de costo, versiones y el flujo de aprobación.

🔍 I. Aspectos Técnicos que debes conocer

Antes de comenzar, ten en cuenta estos tres pilares del sistema:

• Por Centro de Costo: La formulación se trabaja a este nivel de detalle. Si seleccionas varias compañías, los gastos se desglosarán según corresponda.
• Versionamiento Inteligente: El sistema permite crear distintas "fotos" de tu presupuesto (ej. "Versión Inicial", "Versión de Prueba"). Puedes navegar entre ellas en cualquier momento.
• Flujo de Verificación: No es solo cargar datos; es un canal de comunicación con tus revisores. Cada envío o rechazo puede ir acompañado de mensajes específicos para agilizar los cambios.

🛠️ II. Manual de Usuario: Paso a Paso

Una vez que la etapa de Planificación (asignación de partidas como sueldos) esté lista, sigue este proceso:

1. Definición de Valores Iniciales

• Acceso: Entra a la etapa de Formulación.
• Selección: Filtra los centros de costo que te corresponden.
• Carga: Ingresa el valor proyectado en el período deseado (Ejemplo: $50,000).

2. Agilización de la Carga (Tips de Productividad)

• Carga Vertical: Si el valor se repite en otros centros de costo del mismo mes, arrastra hacia abajo.
• Carga Horizontal: Si el gasto es constante durante el año, selecciona el valor y arrastra hacia la derecha para completar los periodos futuros.
• Guardar: No olvides salvar tus cambios periódicamente.

3. Gestión de Versiones

Al guardar, el sistema te preguntará si quieres actualizar la actual o crear una nueva versión.

💡 Tip: Usa nombres claros como "Versión Final Q1" o "Ajuste según reunión" para facilitar la navegación posterior.

4. Flujo de Verificación y Correcciones

1. Mandar a Verificar: Cambia el estado del presupuesto y añade un mensaje (ej: "Presupuesto de Marketing listo para revisión").
2. En caso de Rechazo: Si recibes observaciones (ej: "Aumentar centro de costo 20 de enero a 60,000"), realiza el cambio.
3. Nueva Versión post-corrección: Tras corregir, crea siempre una nueva versión. Así mantendrás el historial del presupuesto rechazado y el nuevo presupuesto corregido de forma independiente.
4. Reenvío: Envía la nueva versión con un mensaje confirmando el ajuste.

❓ III. Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Cuál es el propósito real de la etapa de Formulación? Es la creación de nuestra "línea base". Aquí definimos la previsión de gastos que esperamos tener para que, a futuro, podamos medir qué tan cerca (o lejos) estuvimos del gasto real.

2. ¿Cómo puedo evitar cargar los datos "uno por uno"? Utiliza las funciones de copiado: arrastra hacia abajo para replicar valores en distintos centros de costo, o hacia la derecha para proyectar el mismo valor en meses futuros.

3. ¿Qué sucede durante el Flujo de Verificación? Es un proceso de revisión colaborativa. Tú envías tu propuesta con un mensaje; el verificador la revisa y puede aprobarla o rechazarla. En caso de rechazo, recibirás un mensaje con los puntos exactos a corregir.

4. Si mi presupuesto es rechazado, ¿es obligatorio crear una nueva versión? Es altamente recomendado. Crear una nueva versión tras realizar los cambios solicitados te permite mantener un respaldo de la versión anterior (la rechazada) y trabajar de forma limpia sobre la nueva propuesta corregida.