Cómo configurar la encuesta de cierre en la fijación de metas

La encuesta de cierre es una herramienta valiosa para recopilar la opinión y las impresiones del colaborador justo al terminar una etapa clave de su proceso de metas.

Al activarla, el sistema desplegará automáticamente un cuestionario al evaluado en el momento exacto en que finaliza su participación en una etapa del flujo, permitiéndote obtener retroalimentación inmediata sobre su experiencia.

Requisitos Previos

Para implementar esta funcionalidad, debes cumplir con dos condiciones antes de iniciar la configuración:

1. Tener una encuesta creada: Debes haber diseñado previamente el formulario de preguntas (ver Paso 1).
2. Configuración del flujo: La etapa en la que deseas mostrar la encuesta debe estar configurada para que sea el evaluado quien la finalice. Si la etapa la cierra el evaluador, la opción de encuesta no estará disponible.
   

Paso 1: Crear la encuesta de cierre

Lo primero es diseñar el cuestionario que responderán los colaboradores.

1. En el menú lateral izquierdo, dirígete a Configuración  y selecciona Etapas Secundarias.
   
2. Haz clic en la opción Encuesta cierre de proceso.
   
3. Presiona el botón Crear.
   
4. En el campo Tipo de encuesta, es fundamental que selecciones Encuesta de cierre de Fijación de metas.
   
5. Completa los datos básicos: asigna un nombre a la encuesta y redacta las instrucciones.
   
6. Añade las preguntas que necesites. Puedes elegir entre dos tipos:
   
   • Likert (Selección única): Ideal para escalas de satisfacción. Recuerda añadir las opciones de respuesta con el botón Añadir Opción.
   • Texto abierto: Para comentarios cualitativos.
7. Al terminar, haz clic en Guardar Cambios y luego en Volver. Tu encuesta aparecerá lista en el listado.
   
   
   

Paso 2: Asignar la encuesta al flujo de metas

Una vez creada la encuesta, el siguiente paso es vincularla a una etapa específica del flujo de tus objetivos.

1. En el menú de Configuración, selecciona Objetivos y Metas.
   
2. Haz clic en Configurar objetivos y metas.
   
3. Ingresa a la pestaña Fijación de Objetivos y Metas.
   
4. En la sección Configuración General, verás varias opciones, busca la que tiene título de "Selecciona la etapa del flujo en donde se desplegará la encuesta de cierre"
5. Busca la etapa donde quieres que aparezca el cuestionario y selecciona tu encuesta en la lista desplegable correspondiente.
   
   
   
   
6. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
   

Nota Importante: Si al intentar seleccionar la encuesta notas que tu etapa no aparece en el listado o la opción está bloqueada como "No mostrar encuesta", esto se debe a que la etapa no es finalizada por el evaluado. El sistema detecta automáticamente esta configuración y deshabilita la opción si no se cumple el requisito.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué no aparece la etapa que quiero configurar en la lista desplegable? R: Para que una etapa sea elegible para mostrar la encuesta, debe estar configurada en el flujo de metas para que sea el evaluado quien la finalice. Si la etapa la finaliza el evaluador, el sistema no permitirá asignar una encuesta de cierre.

P: ¿Puedo asignar encuestas diferentes a distintas etapas del mismo flujo? R: Sí. Puedes crear múltiples encuestas de cierre y asignar una específica a la etapa de fijación y otra distinta a una etapa de revisión posterior, siempre que ambas cumplan con la regla de ser finalizadas por el evaluado.

P: ¿En qué momento exacto se le muestra la encuesta al colaborador? R: La encuesta se despliega automáticamente como un paso final (pop-up o pantalla intermedia) justo en el momento en que el colaborador hace clic en el botón para finalizar la etapa correspondiente.