Cómo realizar la revisión técnica de un proceso de Desempeño

Configurar un proceso de desempeño implica mover muchas piezas: personas, áreas, competencias y ponderaciones. Antes de presionar el botón de "Iniciar", es vital realizar una inspección de calidad para asegurar que no existan datos huérfanos o cálculos matemáticos imposibles.

Esta guía te enseñará a utilizar el Panel de Revisión del Proceso, una herramienta de diagnóstico que escanea tu configuración en busca de errores críticos que podrían impedir el cálculo de resultados o la visualización de los participantes.

Parte 1: El Diagnóstico - Panel de Revisión del Proceso

El panel de revisión actúa como un escáner de salud del proceso. Su objetivo es doble: asegurar la calidad de la data antes del lanzamiento y monitorear la integridad del proceso mientras está en curso.

Cómo acceder:

1. Ingresa al proceso de Desempeño.
2. Dirígete a Configuración > General.
3. Selecciona la pestaña Revisión (al final de las opciones de configuración).
   
   
   

Aquí encontrarás un resumen del estado de salud de tu proceso. Si todo está correcto, verás un mensaje de éxito permitiéndote cambiar el estado del proceso a "En evaluación". Si hay errores, el sistema te indicará qué debes corregir.

Parte 2: Los 4 Pilares de Revisión (Errores Comunes)

El panel audita automáticamente cuatro aspectos fundamentales. Si alguno falla, debes resolverlo descargando el reporte de errores y realizando una carga masiva de corrección.

1. Participantes con áreas vacías o en "Sin área"

• El problema: Usuarios cargados en el proceso que no tienen un código de área asignado o están en el limbo del área por defecto (RKM_DEFAULT). Esto impide que aparezcan correctamente en los monitoreos y reportes.
  
• La solución: Descarga el archivo de errores, asigna el código de área correcto en la columna correspondiente y cárgalo en Cargas masivas > Participantes.
  

2. Evaluados sin familia de competencias

• El problema: Colaboradores que deben ser evaluados por competencias pero no tienen asignada una fcompetences (familia de competencias). Sin esto, el sistema no sabe qué preguntas mostrar al evaluador.
  
• La solución: Carga un archivo Excel con el código de la familia de competencias correspondiente para esos usuarios en Cargas masivas > Participantes.
  

3. Ponderaciones que no suman 100%

• El problema: La suma de los pesos de las categorías (ej. 70% Jefatura + 20% Pares + 10% Autoevaluación) no da el 100% exacto. Esto hace matemáticamente imposible calcular el promedio final.
  
• La solución: Revisa las ponderaciones asignadas. Debes cargar un archivo con todas las columnas de ponderación y sus valores corregidos en Cargas masivas > Participantes.
  

4. Evaluados sin familia de ponderación asignada

• El problema: En procesos que no usan ponderación estándar, hay usuarios que no tienen asignada una familia de reglas de cálculo. Sin esto, no se puede calcular su nota final.
  
• La solución: Asigna la familia de ponderación correcta mediante carga masiva.
  

Parte 3: Gestión de Alertas y Actualización

El panel de revisión no es estático; debes interactuar con él para mantener la salud del proceso actualizada.

• Actualizar el diagnóstico: Si realizaste correcciones (por ejemplo, cargaste un Excel para arreglar áreas), debes hacer clic en el ícono de actualización dentro del panel para que el sistema vuelva a escanear los datos y limpie los errores resueltos.
  
• Historial de revisiones: Puedes auditar quién realizó una revisión y cuándo. La plataforma guarda un registro con el usuario, fecha, hora y el estado de la revisión en ese momento. Si hubo errores históricos, incluso puedes descargar el archivo de errores de esa fecha específica.
  
• Alertas visuales individuales: Adicional al panel masivo, si ingresas al perfil de un colaborador y existen inconsistencias en sus ponderaciones, verás un ícono de alerta en su foto de perfil. Al pasar el cursor, un mensaje te indicará el error específico (ej. "falta asignar una evaluación para esta ponderación").
  

Nota Importante: El sistema ahora incluye validaciones preventivas. Si intentas guardar manualmente una ponderación que no suma 100% desde la interfaz, la plataforma bloqueará el guardado hasta que corrijas los valores.

Es posible también ir a la sección:

Configuración/Herramientas y gestión/Queries de revisión

Alli podrás realizar las consultas relevantes a:

- Participantes con áreas vacías.

- Participantes cargados en el área "Sin área"

- Evaluados sin su familia de competencias.

- Evaluados con ponderaciones de categorías que no suman 100%

- Participantes con conductas duplicadas.


Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Puedo cambiar el estado del proceso a "En evaluación" si tengo errores en el panel de revisión? R: Si el sistema detecta errores críticos de configuración (como falta de descripción o configuraciones incompletas), podría bloquear el cambio de estado. Sin embargo, errores de datos (como un usuario sin área) podrían permitir el inicio, pero ese usuario no tendrá una experiencia correcta. Se recomienda resolver todo antes de iniciar.

P: ¿Cómo sé qué usuarios específicos tienen el error de ponderación? R: En el panel de revisión, al detectar el error, la plataforma te dará la opción de descargar un archivo con los errores. Ese Excel contiene los identificadores (identifier) de los usuarios afectados para que puedas corregirlos puntualmente.

P: ¿Es necesario revisar esto si cloné un proceso anterior? R: Sí. Aunque la clonación copia la estructura, los participantes y sus datos (áreas, jefaturas) pueden haber cambiado en el tiempo. Siempre se recomienda ejecutar una revisión en el panel antes de lanzar un proceso clonado.