Cómo finalizar una encuesta de Clima y su impacto en los resultados

Finalizar una encuesta de Clima es el paso administrativo que marca el cierre de la etapa de recolección de datos. Es una acción crítica que bloquea el acceso a los participantes para responder y habilita las herramientas avanzadas de análisis y gestión para los administradores.

Este artículo te guiará en el procedimiento técnico para cerrar la encuesta y te explicará cómo este cambio de estado afecta a los resultados y a los participantes que no completaron el proceso.

1. Cómo cambiar el estado a Finalizada

El cierre de la encuesta se realiza manualmente cambiando el estado del proceso en la configuración general. No ocurre automáticamente al llegar la fecha de término informativa.

Para finalizar la encuesta, sigue estos pasos:

Ingresa al proceso: Desde el módulo de Clima, selecciona la encuesta que deseas cerrar.
Accede a la configuración: En el menú lateral izquierdo, haz clic en Configuración y selecciona la opción Configuración General.
Modificar Estado: Localiza el campo Estado encuesta. De las opciones disponibles, cambia el estado de "Activa" a Finalizada.
Guardar: Haz clic en el botón Guardar y continuar al final de la página para aplicar el cambio.

Al cambiar el estado a "Finalizada", se desencadenan varias acciones dentro de la plataforma que afectan tanto a los participantes como a los administradores:

Cierre de participación: Se cierra la encuesta para nuevas respuestas. Los colaboradores ya no podrán ingresar a contestar ni modificar sus respuestas enviadas.
Acceso a Resultados: Se habilita oficialmente el acceso a los reportes de resultados para los administradores y managers (siempre que se cumplan los mínimos de confidencialidad).
Habilitación de Genius AI: Solo cuando la encuesta se encuentra en estado "Finalizada" es posible generar el reporte de Análisis de Resultados con IA (Genius) para procesar las preguntas abiertas.
Recordatorios de Planes de Acción: Si tienes habilitada la opción de recordatorios de planes de acción, estos comenzarán a enviarse automáticamente (generalmente los martes) a los responsables, condicionado a que la encuesta esté finalizada.

2. Qué sucede con las encuestas no finalizadas (En Progreso)

Es común que al momento de cerrar la encuesta existan participantes en estado "En progreso" (comenzaron a responder pero no enviaron la encuesta) o "Por comenzar". Es fundamental entender cómo el sistema trata estos datos:

Exclusión de Resultados: Para el cálculo de los resultados y la visualización de reportes, la plataforma considera únicamente las respuestas finalizadas. Si un colaborador dejó la encuesta a medias, sus respuestas parciales no se contabilizarán en el puntaje final ni se mostrarán en los reportes.
Validación de Confidencialidad: La regla de "Mínimo de respuestas" para mostrar resultados de un área se basa exclusivamente en el número de encuestas finalizadas. Las encuestas "En progreso" no suman para alcanzar este umbral.
Gestión recomendada: Antes de cambiar el estado a "Finalizada", se recomienda revisar el Monitoreo y enviar recordatorios a los usuarios en estado "En progreso" o "Por comenzar" para asegurar que completen su participación y sus datos sean considerados.

3. Reactivación de una encuesta

Si finalizaste la encuesta por error o necesitas dar un plazo extra a algunos colaboradores, es posible revertir la acción.

Vuelve a Configuración General
Cambia el estado de "Finalizada" a Activa
Guarda los cambios

Esto permitirá que los usuarios ingresen nuevamente. Sin embargo, ten en cuenta que las funcionalidades exclusivas de la etapa de cierre (como el reporte de IA) podrían dejar de estar disponibles hasta que vuelvas a finalizar el proceso.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿La encuesta se cierra automáticamente cuando llega la "Fecha de término" configurada?

R: No. Las fechas de inicio y término son solo informativas para los participantes. El cierre de la encuesta debe realizarse manualmente cambiando el "Estado encuesta" a "Finalizada".

P: ¿Puedo ver las respuestas de las personas que quedaron en estado "En Progreso"?

R: No. El sistema solo procesa y muestra en los reportes las encuestas que fueron completadas y enviadas exitosamente por el participante (estado "Finalizada"). Las respuestas parciales no se incluyen en el cálculo de resultados ni en el conteo para el mínimo de confidencialidad.

P: ¿Por qué no puedo generar el reporte de IA (Genius) si ya tengo respuestas?

R: El reporte de IA requiere que el proceso de recolección de datos haya concluido formalmente. Por lo tanto, el botón para generar el análisis solo se habilitará cuando la encuesta esté en estado "Finalizada"