Cómo crear y administrar contenido en el Centro de Ayuda

Una de las mayores fortalezas de Employee service es su Centro de ayuda. Este espacio te permite crear y compartir contenido organizado para fomentar la autoatención de los colaboradores.

Al documentar políticas, beneficios y procedimientos frecuentes, permites que los usuarios encuentren respuestas por sí mismos mediante palabras clave, reduciendo la cantidad de consultas directas a los ejecutivos de atención.

Estructura del contenido

Para mantener el Centro de ayuda ordenado, Rankmi utiliza una jerarquía de tres niveles:

1. Colecciones: Son los contenedores principales (ej: "Beneficios Corporativos", "Políticas de Viaje"). Organizan los grandes temas.
2. Secciones: Son subdivisiones dentro de una colección para agrupar artículos relacionados. Nota: Si no creas una sección específica, el sistema asignará los artículos a una sección base por defecto.
3. Artículos: Es el contenido final que lee el colaborador. Puede incluir texto, imágenes, videos y archivos adjuntos.

Consideraciones Importantes sobre Visibilidad

Antes de comenzar a crear contenido, ten en cuenta estas reglas fundamentales para asegurar que llegue a la audiencia correcta:

⚠️ Importante: La visibilidad del contenido está segmentada por subdominio.

• Los usuarios solo podrán ver las colecciones y artículos creados por administradores que pertenezcan a su mismo subdominio.
• No es posible crear artículos ni colecciones "globales" que sean visibles automáticamente en todos los subdominios de la empresa.
• Si la empresa tiene múltiples subdominios y necesitas que una información esté disponible para todos, deberás crear el contenido por separado en cada uno de ellos.

Paso 1: Crear una Colección

Las colecciones son el primer paso para estructurar tu centro de conocimiento. Una colección no será visible para los usuarios hasta que contenga al menos un artículo publicado.

1. Ingresa al menú lateral y selecciona Employee Service.
2. Dirígete a Centro de ayuda > Colecciones.
3. Haz clic en el botón Nueva Colección.
4. Se abrirá una ventana donde deberás ingresar:
   • Nombre: El título principal de la colección (ej: "Beneficios").
   • Descripción: Un texto breve que explique qué tipo de información encontrarán aquí.
5. Guarda los cambios.

Paso 2: Crear secciones (opcional)

Dentro de cada colección, puedes crear secciones para organizar mejor los artículos.

1. Dentro de la vista del Centro de Ayuda, selecciona la Colección donde quieres trabajar.
2. Busca la opción para añadir una Sección.
3. Define el nombre de la sección (ej: "Beneficios de salud", "Beneficios legales").

Recuerda: Si decides no crear secciones, tus artículos se alojarán automáticamente en una sección general por defecto.

Paso 3: Crear y publicar un artículo

Los artículos son el corazón de tu Centro de Ayuda. Aquí es donde redactas la información valiosa para tus colaboradores.

1. Dirígete a Employee service > Centro de ayuda > Artículos.
2. Haz clic en el botón Nuevo artículo.
3. Se abrirá el editor de contenido. Completa los siguientes campos:
   • Título: Sé claro y directo (ej: "¿Cómo solicitar un día administrativo?").
   • Descripción: Un resumen breve del artículo.
   • Contenido: Utiliza el editor de texto enriquecido. Puedes:
     • Escribir y formatear texto (negritas, listas, encabezados).
     • Insertar imágenes y GIFs.
     • Incrustar videos.
     • Adjuntar archivos descargables.
   • Colección y Sección: Selecciona dónde se guardará este artículo.
   • Autor: Selecciona el usuario que aparecerá como autor. Nota: Este campo es solo informativo para el lector y no afecta los permisos de edición.
   • Estado:
     • Borrador: El artículo se guarda pero no es visible para los colaboradores. Úsalo mientras trabajas en el contenido.
     • Publicado: El artículo se hace visible inmediatamente para los usuarios del subdominio.
4. Haz clic en Guardar para finalizar.

Gestión y orden del contenido

Una vez creado el contenido, es importante mantenerlo organizado para facilitar la navegación.

• Reordenar colecciones: Puedes cambiar el orden en que aparecen las Colecciones en la página principal del Centro de Ayuda. Esto es útil para destacar los temas más importantes o consultados.
• Orden de los artículos: Actualmente, no es posible reordenar manualmente los artículos dentro de una colección. Estos se mostrarán según el orden de creación o actualización predeterminado por el sistema. Por esta razón, se recomienda planificar bien la estructura de tus Colecciones y Secciones.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Quiénes pueden ver los artículos que publico en el Centro de Ayuda? R: La visibilidad está estrictamente segmentada por subdominio. Solo los colaboradores que pertenezcan al mismo subdominio que el usuario creador (administrador) podrán visualizar las colecciones y artículos.

P: ¿Puedo cambiar el orden en que aparecen los artículos dentro de una colección? R: No, actualmente el sistema solo permite reordenar las Colecciones principales (carpetas). Los artículos dentro de ellas tienen un orden fijo predeterminado por el sistema y no se pueden arrastrar y soltar.

P: ¿Qué tipos de archivos puedo adjuntar en un artículo? R: El editor de texto enriquecido es muy flexible. Te permite insertar imágenes, videos, audios, enlaces externos, GIFs animados y adjuntar archivos de documentos (como PDFs o Word) para que los usuarios los descarguen.

P: ¿El campo "Autor" otorga permisos especiales de edición sobre el artículo? R: No. El campo "Autor" es meramente informativo para que los lectores sepan quién redactó el contenido o a quién contactar en caso de dudas, pero no afecta los permisos de administración ni de edición del artículo.