Cómo configurar las notificaciones por correo electrónico
Una comunicación clara y oportuna es esencial para el éxito de cualquier proceso de Desempeño. Como administrador, tienes la capacidad de activar y gestionar diversos correos electrónicos que se envían automáticamente en momentos clave del ciclo de evaluación, así como enviar recordatorios manuales para asegurar que todos los participantes completen sus tareas a tiempo.
En este artículo, aprenderás sobre los distintos tipos de notificaciones disponibles, cómo configurar el correo de cierre de feedback y cómo gestionar los mensajes que se envían durante la fijación de metas.
Tipos de correos disponibles en Desempeño
La plataforma Rankmi cuenta con una variedad de notificaciones diseñadas para mantener informados a los participantes sobre el avance del proceso y las acciones que deben realizar. A continuación, se detallan los correos que puedes encontrar en las distintas etapas:
Correo | Etapa(s) | ¿Cuándo se envía? | ¿Es editable? | Objetivo |
|---|---|---|---|---|
Recordatorios | Verificación, Evaluación, Validación, Calibración, Feedback, Encuesta de cierre | Cuando el administrador o manager selecciona la opción Enviar recordatorio en el monitoreo. | Sí (Al momento de enviar) | Enviar un aviso personalizado a los participantes que tienen tareas pendientes. |
Cierre del feedback | Feedback | Cuando el evaluador presiona el botón Finalizar feedback. | Sí (Configuración previa) | Notificar al colaborador que su evaluación ha finalizado y que sus resultados están disponibles. |
Gestión de planes de acción | Acceso a resultados | Automáticamente cada 15 días. | No | Recordar al responsable que tiene compromisos de planes de acción pendientes. |
Solicitud rechazada | Verificación | Cuando el administrador rechaza una solicitud de cambio en el monitoreo. | No | Informar al colaborador que su solicitud de cambio fue rechazada. |
Solicitud aceptada | Verificación | Cuando el administrador acepta una solicitud de cambio en el monitoreo. | No | Informar al colaborador que su solicitud fue aceptada y los cambios ya se reflejan en la plataforma. |
Nuevo evaluador asignado | Verificación | Cuando se agrega un nuevo evaluador a una categoría. | No | Avisar al nuevo evaluador que tiene una evaluación pendiente por realizar. |
Evaluación pendiente a validar | Validación | Cuando el evaluador envía a validar una de sus evaluaciones. | No | Notificar al validador que tiene una revisión pendiente. |
Evaluación rechazada | Validación | Cuando el validador presiona Rechazar evaluación. | No | Informar al evaluador que su evaluación fue rechazada, incluyendo el motivo. |
Evaluación validada | Validación | Cuando el validador presiona Aceptar evaluación (individual o masivamente). | No | Confirmar al evaluador que su evaluación ha sido aprobada. |
Etapa de metas finalizada | Fijación de metas | Cuando el usuario finaliza una etapa del flujo de metas. | Parcialmente (Vía traducciones) | Notificar al evaluado y/o evaluador que una etapa del flujo de metas ha concluido. |
Configuración del correo de cierre de feedback
El correo de cierre de feedback es una notificación automática fundamental que avisa al evaluado cuando su proceso ha concluido y sus resultados están listos para ser revisados.
¿Cuándo se envía?
Este correo se dispara automáticamente en el instante en que el evaluador hace clic en el botón "Finalizar feedback" dentro de la plataforma.
Pasos para configurarlo
1. Activar el envío del correo Para que esta notificación funcione, primero debes habilitarla en la configuración de la etapa:
- Ingresa a la Configuración de tu proceso de Desempeño.
- Dirígete a la sección de Etapa de Feedback.
- Asegúrate de encender el interruptor "Activar envío de email con reporte al finalizar feedback".
2. Personalizar el contenido Rankmi incluye un texto sugerido por defecto, pero puedes adaptarlo al tono y necesidades de tu organización.
- Ingresa a la sección "Herramientas y gestión" y ve a la sección "Correos" dentro de la configuración del proceso.
- Busca la opción para editar el Correo de cierre de feedback.
- Utiliza el editor de texto para modificar el asunto y el cuerpo del mensaje.
- Usa el botón "Vista previa" al final de la configuración para verificar cómo lo verán tus colaboradores.
- Haz clic en Guardar cambios para confirmar la edición.
Recomendaciones para el contenido: Si tu proceso incluye pasos posteriores al feedback, como una Encuesta de cierre, es muy útil mencionarlo en este correo. Por ejemplo:
"Tus resultados ya están disponibles. Para finalizar el proceso, por favor ingresa a la plataforma y responde la encuesta de satisfacción sobre el feedback recibido."
Edición de otros correos importantes
Correos de Recordatorio
A diferencia de otros correos automáticos, los recordatorios no tienen una plantilla predeterminada en la configuración general. Estos se redactan en el momento de enviarlos (ad-hoc).
- Cómo enviarlos: Desde el panel de Monitoreo de cualquier etapa, selecciona a los usuarios pendientes, haz clic en Enviar recordatorio y redacta el asunto y mensaje en la ventana emergente que aparecerá.
Correos de finalización de etapas de Metas
Las notificaciones que se envían automáticamente al finalizar una etapa en el flujo de Fijación de Objetivos y Metas (por ejemplo, cuando un colaborador envía sus metas o un jefe las aprueba) funcionan de manera diferente a los correos estándar.
Estas notificaciones no cuentan con una plantilla visual en la sección de "Mensajes y correos", sino que se gestionan a través de las Traducciones del sistema. Esto significa que para cambiar el texto que reciben los usuarios, debes editar la etiqueta de texto (key) asociada.
Pasos para editarlos:
- Ingresa a la Configuración del proceso.
- Dirígete a la sección Traducciones (Generalmente en el menú lateral o configuración general).
- Utiliza el buscador para encontrar las keys relacionadas. Puedes buscar por palabras clave que aparecen en el correo actual, como "etapa finalizada", "objetivos", o el nombre de la etapa.
- Modifica el texto en el idioma correspondiente y guarda los cambios.
Nota: Esta edición es parcial, ya que solo permite modificar el texto del cuerpo del mensaje, pero no el diseño o la estructura del correo.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
P: ¿Puedo personalizar el texto de las notificaciones automáticas de la etapa de Verificación o Validación? R: No. Los correos de sistema, como las alertas por rechazo de solicitudes, asignación de nuevos evaluadores o validación de evaluaciones, son notificaciones estándar y no permiten edición por parte del administrador.
P: ¿Cuándo se envía exactamente el correo de "Cierre de feedback"? R: Este correo se dispara automáticamente en el momento en que el evaluador presiona el botón "Finalizar feedback" dentro de la plataforma.
P: ¿Es posible desactivar el correo de cierre de feedback si mi proceso no lo requiere? R: Sí, puedes desactivarlo ingresando a la configuración de la etapa de Feedback y apagando el interruptor "Activar envío de email con reporte al finalizar feedback".
P: ¿Dónde puedo editar el mensaje que se envía al finalizar una etapa de objetivos? R: Este mensaje se edita a través de las keys de traducción en la sección de traducciones del proceso de Desempeño, no en la sección de "Mensajes y correos".