Cómo configurar la sincronización con el Master de Personas

Mantener la información actualizada en un proceso de Desempeño es fundamental para asegurar la validez de los resultados. La funcionalidad de Sincronización con el Master permite que los cambios ocurridos en la base de datos central de la empresa (Master de Personas) se reflejen automáticamente en tu proceso de evaluación, evitando la gestión manual de cambios de cargo, área o jefatura.

En este artículo te explicamos en profundidad cómo funciona la sincronización automática del Cargo y cómo configurar las opciones avanzadas para Supervisores y Áreas.

La configuración de cada sincronización se encuentran en:

Configuración/Herramientas y Gestión/Sincronización con Master

1. Actualización automática del Cargo (Job Title)

El cargo de un colaborador es un dato dinámico que puede cambiar durante el ciclo de evaluación. Rankmi maneja esta actualización de forma automática basándose en el estado del proceso, sin necesidad de intervención manual.

Comportamiento detallado de la sincronización:

Sincronización Activa: La sincronización se mantiene vigente mientras el proceso se encuentre en estados operativos como En evaluación, Inactivo, Desactivado o En feedback. Si actualizas el nombre del cargo de un usuario en el Master de Personas, este cambio se verá reflejado inmediatamente dentro del proceso de desempeño.
Detención Automática (Congelamiento): La sincronización se desactiva automáticamente únicamente cuando el proceso pasa al estado Acceso a resultados.
- ¿Por qué ocurre esto? El sistema busca preservar la "foto" histórica del momento en que la persona fue evaluada. Esto evita que, si un colaborador cambia de cargo después de cerrado el proceso, su informe de resultados muestre un cargo que no corresponde al periodo evaluado.

Nota: Esta funcionalidad es nativa del sistema y no existe un interruptor manual para activarla o desactivarla; depende exclusivamente del estado del proceso.

2. Sincronización de Supervisor con Evaluador Descendente

Esta configuración permite automatizar la gestión de los evaluadores. Si cambia el Jefe Directo de un colaborador en el Master, el sistema actualizará automáticamente su evaluador en la categoría descendente del proceso.

Pasos para activar la sincronización:

Ingresa al proceso de Desempeño y dirígete a Configuración.
Selecciona Herramientas y gestión y luego haz clic en Sincronización con master.
Activa el interruptor "Sincronizar supervisor con evaluador descendente".

Ejemplo práctico de funcionamiento: Imagina que la colaboradora María tiene como jefe directo en el Master a Patricio Parra. En el proceso de desempeño, su evaluación descendente está asignada a Patricio. Si en el Master de Personas cambias el jefe de María por Acacio Luis, y la sincronización está activa, el sistema reemplazará automáticamente a Patricio por Acacio en la evaluación de desempeño de María.

Reglas de negocio críticas:

Alcance Específico: Esta sincronización solo afecta a la categoría de evaluación descendente que tenga configurado el código manager_id. El resto de las evaluaciones (pares, autoevaluación, etc.) no sufrirán cambios.
Reemplazo Total (Sin excepción): La sincronización funciona como un reemplazo mandatorio. Si el jefe cambia en el Master, el evaluador en el proceso cambiará incluso si la evaluación ya estaba finalizada, tenía resultados o el feedback estaba en curso.
- Advertencia: Ten precaución al activar esto en etapas finales del proceso, ya que podría modificar evaluaciones ya cerradas.
Control Manual: A diferencia del cargo, esta sincronización se inicia y se detiene manualmente cuando el administrador decide encender o apagar el interruptor.

3. Sincronización de Áreas

Esta opción permite que los movimientos de personal entre áreas (movilidad interna) registrados en el Master se reflejen automáticamente en el proceso de Desempeño, manteniendo la estructura de participantes actualizada.

Requisitos técnicos previos: Para que la sincronización sea exitosa, es indispensable que el Código del Área (ID único) en el Master sea idéntico al Código del Área que existe dentro del proceso de Desempeño.

Pasos para activar la sincronización:

Verifica que las áreas de destino existan en el proceso con el mismo código que tienen en el Master.
Ve a Configuración > Herramientas y gestión > Sincronización con master.
Activa el interruptor "Sincronizar el área de los participantes".

Consideraciones y alcance:

Cargas Masivas: Si realizas un cambio masivo de áreas de colaboradores mediante una carga de Excel en el Master, estos cambios también se sincronizarán en el proceso (siempre que la opción esté activa).
Actualización de Datos del Área: No solo se sincroniza a los participantes; si cambias el título o la descripción de un área en la jerarquía de la empresa (Master), estos textos se actualizarán también dentro del proceso.
Manejo de Errores (Áreas inexistentes): Si mueves a un colaborador a un área nueva en el Master, pero esa área (su código) no ha sido creada en el proceso de Desempeño, el sistema no podrá realizar el movimiento y el colaborador permanecerá en su área original dentro del proceso.
Unidireccionalidad: Los cambios viajan siempre desde el Master hacia el Proceso. Modificar un área dentro del proceso no afectará al Master.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué se actualizó el cargo de un colaborador pero no su área o jefe? R: La sincronización del cargo es una función automática del sistema que está siempre activa (excepto en la etapa de "Acceso a resultados"). En cambio, la sincronización de Área y Supervisor son funcionalidades opcionales que requieren que el administrador las active manualmente en la sección "Herramientas y gestión".

P: Si activo la sincronización de supervisor, ¿qué pasa con las evaluaciones que ya fueron finalizadas por el jefe anterior? R: El sistema prioriza la estructura actual del Master. Por lo tanto, reemplazará al evaluador anterior por el nuevo jefe, sin excepción. Esto ocurre incluso si la evaluación ya estaba finalizada o con resultados cargados. Recomendamos desactivar esta opción si el proceso ya está cerrado para evitar cambios involuntarios en el historial.

P: Cambié el área de un colaborador en el Master pero en el proceso de desempeño sigue apareciendo en el área antigua. ¿A qué se debe? R: Esto sucede cuando el código del área nueva no existe dentro de la configuración del proceso de desempeño. Si el sistema no encuentra un "lugar de destino" válido (un código de área idéntico), protegerá al usuario manteniéndolo en su área original. Debes crear el área en el proceso para que el cambio se efectúe.

P: ¿En qué momento exacto se detiene la actualización automática del Cargo? R: La sincronización del cargo se detiene automáticamente en el instante en que cambias el estado del proceso a Acceso a resultados. Esto congela la información del cargo para asegurar que el reporte final refleje la realidad del colaborador durante el periodo de evaluación.