Qué son los campos adicionales (Opcionales) y sus tipos
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    • Qué son los campos Opcionales, sus tipos y gestión

    En el módulo de Desempeño de Rankmi, los Opcionales son campos personalizados diseñados para clasificar y segmentar a los participantes del proceso basándose en atributos específicos que no se encuentran en la ficha estándar del colaborador.

    Su función va más allá de ser un simple dato informativo; actúan como etiquetas de gestión que permiten a los administradores y líderes filtrar grandes volúmenes de datos, asignar evaluaciones de forma segmentada y analizar resultados con mayor granularidad.

    Un opcional es un campo personalizado que permite filtrar las vistas de monitoreos, tablas de participantes y tablas de resultados según características específicas definidas por la empresa (ej: rango de antigüedad, nacionalidad, lugar de trabajo, etc.).

    Estos campos y sus valores son visibles para los administradores y managers del proceso. A continuación, te explicamos en detalle cómo gestionarlos.

    Visibilidad y Roles: ¿Quién ve qué?

    Es crítico comprender la visibilidad de estos campos para garantizar la privacidad y la utilidad de la información. A diferencia de los datos del Máster de Personas, los opcionales de Desempeño tienen reglas de visualización específicas:

    1. Administradores y Managers (Visibilidad Total)

    Tienen acceso completo para ver, filtrar y gestionar estos campos en:

    • Monitoreo del proceso: Para filtrar el avance por criterios específicos (ej: ver solo el avance de la "Sucursal Norte").
    • Tabla de Participantes: Para gestionar usuarios masivamente según estos atributos.
    • Reportes de Resultados: Para descargar informes segmentados o filtrar la vista de resultados web.

    2. Calibradores (Contexto para la toma de decisiones)

    Estos campos son visibles en el Panel Individual de Calibración.

    • Utilidad: Permite al calibrador tener contexto adicional sobre el colaborador (ej: "Fecha de último ascenso" o "Nivel de Potencial anterior") sin tener que salir de la pantalla de calibración, facilitando una decisión más informada.

    3. Verificadores (Apoyo en la gestión)

    Tienen acceso a estos campos al utilizar el Buscador de Colaboradores.

    • Utilidad: Facilita la identificación correcta de las personas al asignar o revisar evaluadores, especialmente en empresas grandes con nombres similares.

    4. Colaboradores Evaluados (Oculto)

    Importante: Estos campos son invisibles para el colaborador evaluado. No aparecen en su formulario de autoevaluación, ni en su informe de feedback, ni en su ficha de perfil dentro del proceso. Son datos de uso exclusivo para la gestión administrativa.

    Tipos de Opcionales y Especificaciones Técnicas

    Al configurar un opcional, debes elegir el formato de datos correcto. Una vez creado y con datos cargados, no se recomienda cambiar el tipo, ya que podría generar inconsistencias.

    1. Tipo Lista (List)

    Crea un menú desplegable con opciones predefinidas. Es el tipo más robusto para asegurar la calidad de los datos, evitando errores de tipeo (ej: "Gerencia" vs "Gcia.").

    • Comportamiento en Carga Masiva: Si al cargar datos vía Excel ingresas un valor que no existe en la lista configurada, la plataforma tiene la capacidad de crear esa nueva opción automáticamente.
    • Uso Estratégico: Ideal para segmentar reportes (Filtros exactos).
    • Ejemplos: Nivel de Seniority, Sucursal, Tipo de Contrato, Banda Salarial.

    2. Tipo Número (Number)

    Permite ingresar valores numéricos para realizar ordenamientos o referencias cuantitativas.

    • Formato: Admite números enteros y decimales.
    • Uso Estratégico: Útil para ordenar listas de mayor a menor o establecer rangos en reportes externos.
    • Ejemplos: Grado, Antigüedad en meses, Calificación año anterior.

    3. Tipo Fecha (Date)

    Campo estandarizado para registrar hitos temporales. Es fundamental respetar el formato para que el sistema reconozca el dato como una fecha válida y permita ordenamientos cronológicos.

    • Formatos Soportados en Carga Masiva:
      • dd-mm-aaaa (ej: 31-12-2023)
      • dd/mm/YYYY (ej: 31/12/2023)
      • YYYY-mm-dd (ej: 2023-12-31)
      • YYYY/mm/dd (ej: 2023/12/31)
    • Ejemplos: Fecha de ingreso al cargo, Fecha de última evaluación.

    Gestión y Carga de Datos (El "Token")

    A diferencia de otros campos que se actualizan solo con el identificador del usuario, la carga de valores para los opcionales de Desempeño utiliza un mecanismo de seguridad específico en la plantilla Excel.

    La Columna "Token"

    Al descargar la plantilla de carga de opcionales, verás una columna llamada token.

    • Qué es: Es un código único generado por la plataforma para identificar esa fila de datos específica en ese momento.
    • Regla de Oro: Nunca elimines ni modifiques el token al actualizar datos. Si borras el token y cargas el archivo, la plataforma omitirá la carga de los valores para esos colaboradores por seguridad.

    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Los opcionales se sincronizan automáticamente con el Máster de Personas? R: No. Los opcionales de Desempeño son independientes y viven dentro del proceso. Esto es una ventaja, ya que te permite tener datos específicos para una evaluación (ej: "Grupo de Calibración Q3") sin "ensuciar" la base de datos maestra de la empresa. Si necesitas que coincidan, debes cargarlos manualmente vía Excel.

    P: ¿Puedo eliminar un Opcional que ya no uso? R: Sí, pero es una acción irreversible y destructiva. Al eliminar el campo desde la configuración, se borrarán permanentemente todos los datos históricos que se hayan cargado en ese campo para todos los colaboradores.

    P: ¿Puedo editar el nombre de una opción en una lista (ej: cambiar "Gcia" por "Gerencia")? R: Sí, puedes editar el texto de las opciones en la configuración. Sin embargo, esto no actualiza automáticamente a los usuarios que ya tenían asignado el valor antiguo. Deberás realizar una nueva carga masiva para actualizar a los usuarios al nuevo valor corregido.

    P: ¿Quiénes pueden crear o editar opcionales? R: Solo los Administradores del proceso. Los Managers pueden tener permisos para ver los valores, pero la configuración de la estructura de datos (crear campos o listas) es exclusiva del administrador.


    Cómo crear y gestionar los valores de los Opcionales


    1. Creación de un nuevo Opcional

    Para definir la estructura de un nuevo campo en la plataforma:

    1. Ingresa a la pestaña Configuración dentro del proceso.
    2. Ve a la sección "Herramientas y gestión" y luego selecciona la opción Configuración de opcionales.


    3. Haz clic en el botón Crear opcional.
    4. Define el Nombre del opcional , selecciona su Tipo y guarda cambios.


      • Nota: Si seleccionas el tipo Lista, la plataforma te pedirá ingresar las distintas opciones disponibles en ese momento .

    2. Asignación masiva de valores (Carga por Excel)

    Para asignar o poblar el valor que tendrá un opcional para cada participante del proceso, debes realizar una carga masiva.

    1. Dirígete a la sección Cargas Masivas y selecciona Cargar opcionales.


    2. Haz clic en el botón Cargar. Se abrirá un modal donde deberás descargar la Plantilla de carga.


    Especificaciones Técnicas del Archivo de Carga

    Para asegurar una carga exitosa, es crítico respetar el formato y contenido de las columnas en el archivo Excel descargado:


    A. Columnas Obligatorias (No eliminar) El archivo incluye columnas base que identifican al colaborador. No debes eliminarlas ni dejarlas vacías:

    • token: Es un conjunto de caracteres generado por la plataforma para identificar los valores de los opcionales que tendrá cada colaborador de forma individual.
      • Advertencia: Si borras el contenido de esta columna, la plataforma omitirá los valores indicados en el Excel y no se cargarán .
    • identifier: El identificador único del participante.
    • firstname: El nombre del participante.
    • lastname: El apellido del participante.

    B. Columnas de Opcionales Las columnas correspondientes a tus opcionales tendrán el encabezado con el formato optional_nombre-del-opcional. Debes ingresar los valores según el tipo de dato configurado:

    • Tipo Fecha: Debes ingresar la fecha respetando estrictamente uno de los siguientes formatos permitidos:
      • dd-mm-AAAA
      • dd/mm/AAAA
      • AAAA-mm-dd
      • AAAA/mm/dd
    • Tipo Número: Ingresa un valor numérico.
    • Tipo Lista: Tienes dos opciones para ingresar valores :
      • Valor Existente: Ingresa un valor que coincida exactamente con una de las opciones ya configuradas en la plataforma.
      • Valor Nuevo: Si ingresas un valor que no existe en la lista original, la plataforma lo creará automáticamente como una nueva opción para ese campo, aunque no se haya definido previamente en la configuración.

    Proceso de Subida y Verificación

    1. Una vez completado el Excel con los valores, regresa a Cargas Masivas > Cargar opcionales.
    2. Arrastra el archivo al recuadro o búscalo en tu equipo y haz clic en Cargar.
    3. El proceso de carga se ejecutará en el Centro de importación.
    4. Verificación: Al finalizar, puedes confirmar que los valores se cargaron correctamente ingresando al perfil/ficha de cualquier participante (desde la tabla de participantes o el monitoreo). Los datos aparecerán en el apartado Datos del proceso .

    3. Actualización de valores

    Si necesitas modificar el valor de un opcional para uno o más colaboradores, puedes hacerlo de dos formas:

    • Desde la Plataforma (Individual): Ingresa al perfil del usuario (accediendo desde Configuración > Participantes o haciendo clic en su nombre dentro del Monitoreo). En el apartado Datos del proceso, podrás editar los valores manualmente y guardar los cambios .
    • Desde Excel (Masivo): Dirígete a Cargas Masivas > Cargar opcionales, descarga la plantilla actual (que vendrá con los datos vigentes), modifica los valores necesarios en las celdas correspondientes y vuelve a cargar el archivo siguiendo los pasos de subida anteriores.

    4. Modificar o Eliminar un Opcional existente

    Puedes gestionar la estructura de tus opcionales en cualquier momento desde Configuración > Configuración de opcionales:

    • Modificar: Haz clic en los tres puntos (...) junto a los datos del opcional y selecciona Editar.
      • Podrás cambiar el nombre del opcional.
      • Si es de tipo "Lista", podrás editar las opciones, eliminar existentes o agregar nuevas.
      • Precaución: Ten cuidado si tu proceso ya tiene información cargada en este opcional, ya que los cambios que realices aquí afectarán directamente a los datos existentes.
    • Eliminar: Haz clic en los tres puntos (...) junto al opcional y selecciona Borrar.
      • Advertencia: Al eliminar un opcional, se eliminan todos los valores de este campo y, por lo tanto, cualquier dato asociado a los colaboradores se perderá irreversiblemente .

    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Qué sucede si elimino la columna "token" del archivo Excel antes de cargarlo? R: El sistema no podrá identificar los valores existentes para cada colaborador. Si borras el token, la plataforma omitirá los valores de los opcionales indicados en el Excel y no se cargarán .

    P: ¿Puedo crear nuevas opciones para una lista desplegable directamente desde el Excel? R: Sí. Si ingresas en el Excel un valor que no existe en la lista configurada originalmente, la plataforma lo creará automáticamente como una nueva opción disponible dentro del opcional.

    P: ¿Qué ocurre con la información de los colaboradores si elimino un Opcional? R: Eliminar un opcional es una acción definitiva. Al hacerlo, se borrarán todos los valores asociados a este campo en todos los colaboradores que lo tenían asignado.