Cómo gestionar los accesos y permisos del proceso
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    • Cómo gestionar los accesos y permisos del proceso

    Gestionar correctamente los accesos en un proceso de Desempeño es fundamental para descentralizar la administración y asegurar que cada líder tenga la visibilidad necesaria sobre su equipo.

    En esta guía, aprenderás a asignar roles de Administrador y Manager, configurar permisos granulares por área y gestionar la lista de usuarios con privilegios especiales.

    Tipos de Roles Disponibles

    Antes de asignar permisos, es importante entender la diferencia entre los dos roles principales que puedes otorgar:

    • Administrador: Tiene acceso total al proceso. Puede ver todos los resultados, monitorear toda la organización, modificar cualquier configuración del proceso (etapas, formularios, plazos) y gestionar a todos los participantes.
    • Manager: Tiene un acceso limitado y específico. Su visibilidad se restringe a las áreas que se le asignen y las acciones que puede realizar (como ver resultados o crear planes de acción) dependen estrictamente de los permisos que configures.

    Cómo crear nuevos accesos y permisos

    Para otorgar privilegios de gestión a un usuario, sigue estos pasos:

    1.  En la barra de navegación superior,  ingresa a la pestaña Accesos y permisos dentro de la configuración de tu proceso de Desempeño.


    2. Haz clic en el botón Crear usuario, ubicado en la esquina superior derecha.
    3. Buscar usuario: Utiliza el buscador para encontrar al colaborador.
      • Recomendación: Busca por correo electrónico o identificador (RUT/DNI) para evitar confusiones con nombres similares. Recuerda que el usuario debe existir previamente como activo en el Master de Personas.
    4. Seleccionar Rol: Elige el nivel de acceso:
      • Si seleccionas Administrador, el usuario tendrá control total inmediato.
      • Si seleccionas Manager, se desplegarán las opciones para configurar sus áreas y permisos específicos (ver detalle en la siguiente sección).


    5. Haz clic en Guardar Cambios para finalizar.

    Nota Opcional: Enviar invitación por correo Una vez creado el usuario, puedes notificarle formalmente para que sepa que tiene nuevos privilegios.

    1. Selecciona al usuario en la lista marcando la casilla a su izquierda.
    2. Ve al menú Acciones y elige Enviar correo.
    3. Se abrirá un editor donde podrás redactar un mensaje personalizado invitándolo a gestionar el proceso. Confirma el envío haciendo clic en Enviar ahora.

    Configuración detallada del Rol Manager

    El rol de Manager es altamente flexible. Para configurarlo correctamente, debes definir dos aspectos clave: qué ve (Alcance) y qué puede hacer (Acciones).

    1. Definir el Alcance (¿Qué ve?)

    Aquí determinas la cobertura de su gestión. Puedes asignar acceso a una o más áreas distintas a un mismo usuario.

    • Área (Obligatorio): Define la unidad organizacional específica que el Manager podrá visualizar al ingresar al proceso.
    • Incluir subáreas:
      • Activado: El Manager tendrá acceso al área seleccionada y a todas las áreas que dependen jerárquicamente de ella (toda la rama descendente en el organigrama).
      • Desactivado: El acceso se limita estrictamente a los colaboradores que pertenecen al área seleccionada, sin incluir a los equipos que están en niveles inferiores.

    2. Definir las Acciones (¿Qué puede hacer?)

    Selecciona las casillas correspondientes para habilitar funcionalidades específicas para el área seleccionada:

    Gestión de Resultados

    • Ver resultados: Permite visualizar los resultados globales e individuales de los colaboradores del área asignada.
    • Descargar reportes globales: Habilita la pestaña de "Reportes" para descargar archivos Excel con resultados (predefinidos y personalizados) y planes de acción.
      • Requisito: Para que esta opción funcione, el permiso "Ver resultados" debe estar activo obligatoriamente.

    Seguimiento

    • Ver monitoreo: Otorga acceso al panel de monitoreo para supervisar el avance de la participación en las etapas activas. Permite ver quién ha respondido y quién está pendiente.

    Gestión del Desarrollo

    • Ver planes de acción: Permite visualizar los planes de mejora creados para los colaboradores del área.
    • Crear planes de acción: Autoriza al Manager a crear nuevos planes de acción para los miembros de su equipo dentro del proceso.

    Administración Operativa (Avanzado)

    • Permitir administración: Este es el permiso más potente para un Manager. Le otorga capacidades de gestión operativa sobre su área, similares a las de un administrador, pero limitadas a su segmento. Habilita:
      • Gestión en Monitoreo: Enviar recordatorios (Email/WhatsApp/SMS), modificar estados de avance, resetear evaluaciones y eliminar evaluaciones masivamente.
      • Edición de Participantes: Acceso a la configuración de "Participantes" para editar datos de los usuarios de su área (ej. cambiar evaluadores).
      • Gestión de Metas: Configurar, editar y asignar objetivos y metas para los colaboradores de su área.

    Cómo modificar o eliminar permisos

    Puedes ajustar los privilegios de un usuario en cualquier momento según las necesidades del proceso.

    Modificar permisos existentes

    1. En la lista de usuarios, haz clic en el botón Editar ubicado a la derecha del nombre del colaborador.
    2. Podrás cambiar su rol (de Manager a Administrador o viceversa).
    3. Si es Manager, podrás agregar nuevas áreas o modificar los permisos de las existentes.
    4. Para quitar acceso a un área específica: Haz clic en la "X" ubicada al extremo derecho de la fila del área correspondiente. Esto eliminará todos los permisos asociados a esa área sin borrar al usuario del listado.
    5. Haz clic en Guardar cambios para aplicar la actualización.

    Eliminar usuarios (Revocar acceso)

    Si un usuario ya no debe tener privilegios de gestión en este proceso:

    1. Selecciona al usuario marcando la casilla a la izquierda de su nombre.
    2. En el menú desplegable Usuarios (arriba de la lista), selecciona Borrar usuarios.
    3. Confirma la acción haciendo clic en Aceptar.


    Importante: Esta acción solo elimina los permisos de gestión (administrador/manager) en la pestaña de Accesos. No elimina al usuario como participante (evaluado o evaluador) del proceso de desempeño; seguirá apareciendo en la tabla de participantes.

    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Qué sucede si elimino a un usuario de la lista de Accesos y Permisos? ¿Se borra de la evaluación? R: No. Esta acción solo revoca sus privilegios de gestión (como ver resultados globales o monitorear), pero no lo elimina como participante (evaluado o evaluador) dentro del proceso de Desempeño.

    P: ¿Por qué no puedo descargar los reportes globales si tengo el permiso de "Descargar reportes"? R: Para que la descarga de reportes funcione, es requisito indispensable tener también activo el permiso de "Ver resultados", ya que el sistema necesita validar que tienes acceso a la data que intentas descargar.

    P: ¿Puede un Manager tener acceso a más de un área a la vez? R: Sí. Puedes asignar múltiples áreas a un mismo Manager dentro de su configuración. Además, puedes definir permisos diferentes para cada área si fuera necesario (ej. "Administración" en su área directa y solo "Ver resultados" en un área hermana).

    P: ¿Por qué no encuentro a un usuario en el buscador para asignarle permisos? R: El buscador solo muestra a los usuarios que existen actualmente en la base de datos de la empresa. Asegúrate de que la persona esté creada y activa en el Master de Personas antes de intentar asignarle permisos.