Cómo gestionar los roles y permisos en Employee Service

En Employee Service existen dos roles principales que definen el nivel de acceso y las acciones que un usuario puede realizar dentro del módulo.

Roles Disponibles

1. Usuario Final:
   • Descripción: Es el rol base que tienen por defecto todos los usuarios activos en la plataforma. No requiere una asignación manual.
   • Capacidades:
     • Ver Colecciones y artículos del Centro de Ayuda desde la vista general en Rankmi.
     • Acceder al chat para comunicarse con soporte.
     • Iniciar nuevas conversaciones y revisar su historial.
2. • Alcance: Su visibilidad está limitada estrictamente a los contenidos y canales de su propio subdominio.
3. Administrador:
   • Descripción: Es el rol de gestión que debe ser asignado manualmente a usuarios específicos. Otorga control total sobre la configuración y operación del módulo.
   • Capacidades:
     • Gestión de contenido: Crear, editar y eliminar colecciones y artículos en el Centro de Ayuda.
     • Gestión de usuarios: Agregar nuevos administradores.
4. • • Gestión de casos (Agente): Acceder y responder a todas las conversaciones del chat, incluyendo aquellas gestionadas por el bot.
     • Configuración: Ajustar todos los parámetros del módulo (horarios, etiquetas, respuestas rápidas).
   • Alcance: Un Administrador tiene autonomía total para gestionar el módulo, pero su acción se limita al subdominio al que pertenece.

Cómo asignar el rol de Administrador

Para que un usuario pueda gestionar el módulo o actuar como agente de soporte, debes otorgarle el rol de Administrador siguiendo estos pasos:

1. Ingresa al módulo de Employee Service.
2. Dirígete al menú de Ajustes (ubicado generalmente en la barra lateral o superior de configuración).
3. Selecciona la opción Team.
4. Verás un listado con los usuarios. Busca al trabajador al que deseas dar permisos.
5. Haz clic en el botón Editar ubicado al costado de su nombre.
6. Se abrirá una ventana modal. En el menú desplegable (dropdown), selecciona el rol "Administrador".
7. Guarda los cambios.

Una vez asignado, el usuario tendrá acceso inmediato a todas las herramientas de administración y gestión de conversaciones.

Reglas de visibilidad y gestión (Subdominios)

Es crítico entender cómo funciona la estructura de permisos en relación con los subdominios de tu empresa:

• Gestión segregada: La administración y visibilidad del producto dependen estrictamente de los subdominios.
• Contenido: Los artículos y colecciones creados por un administrador serán visibles exclusivamente para los trabajadores que pertenezcan a ese mismo subdominio.
• Soporte: De la misma manera, los administradores (agentes) solo podrán ver y responder mensajes de usuarios que pertenezcan a su propio subdominio. No tendrán acceso a tickets o chats de otras unidades de negocio o países que operen en subdominios distintos.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cómo agrego a un nuevo usuario para que acceda al Centro de Ayuda? R: No es necesario agregarlos manualmente en este módulo. Todos los usuarios que estén activos en el Máster de Personas de la plataforma tienen acceso automático como Usuarios Finales a Employee Service dentro de su subdominio.

P: ¿Puede un Administrador gestionar casos o contenidos de otros subdominios? R: No. La visibilidad y gestión están restringidas exclusivamente al subdominio al que pertenece el administrador. Si necesitas gestionar otro subdominio, tu usuario debe pertenecer a él.