Cómo clonar un proceso de Desempeño

La funcionalidad de Clonación de procesos te permite crear un nuevo ciclo de evaluación replicando de manera íntegra la configuración y la estructura de datos de un proceso anterior.

Esta herramienta está diseñada para agilizar la implementación de nuevos ciclos, eliminando la necesidad de configurar manualmente elementos complejos como familias de competencias, asignaciones masivas o estructuras de metas.

Nota: La nueva funcionalidad de clonación realiza una copia completa (100%) de los elementos configurados y la data estructural. A diferencia de versiones anteriores, ya no es necesario (ni posible) seleccionar manualmente qué ítems copiar; el sistema se encarga de todo para garantizar la consistencia del nuevo proceso.

Antes de comenzar: Recomendaciones Clave

Para asegurar una clonación exitosa y sin interrupciones en tu operación, te recomendamos verificar los siguientes puntos antes de iniciar:

Planifica el horario de ejecución: Durante el tiempo que dure la clonación, el proceso de origen se bloqueará temporalmente para administradores y managers. Esto es una medida de seguridad para evitar que se modifiquen datos mientras se están copiando.
- Recomendación: Realiza la clonación en horarios de baja carga operativa o cuando sepas que el equipo de administración no necesitará editar el proceso antiguo.
- Nota: Los usuarios finales (colaboradores realizando su evaluación) sí podrán seguir accediendo y respondiendo normalmente.
Actualiza el Máster de Personas: El sistema filtra automáticamente la data y solo clonará a los usuarios activos (evaluados, evaluadores, roles de calibración, etc.).
- Recomendación: Revisa que los colaboradores clave estén activos en el Máster de Personas antes de clonar para asegurar que se copien sus relaciones y asignaciones.

Paso a paso: Cómo clonar un proceso

Puedes iniciar la clonación desde dos ubicaciones dentro de la aplicación de Desempeño:

Opción A (Desde el listado de procesos): Ingresa a la configuración de la empresa desde el icono de "tuerca" y luego accede a la sección de Procesos y reportes/Procesos haz click en el botón "+ Crear proceso",

luego en el icono de "Evaluación de desempeño 360°", selecciona "Evaluación de desempeño"

y finalmente la opción "Comenzar a partir de otro proceso"
Opción B (Desde la aplicación de desempeño): Ingresa a la aplicación de Desempeño desde el Home de Rankmi. Luego, en la sección “Administración”, busca el proceso que deseas clonar, haz clic en el menú de tres puntos y selecciona la opción “Clonar proceso”.

1. Configuración inicial

Al seleccionar la opción, se abrirá una ventana de confirmación donde deberás definir:

Proceso a clonar: Verás el nombre del proceso de origen preseleccionado.
Nombre del nuevo proceso: Un campo de texto para que asignes el nombre de tu nuevo ciclo (Ej: Evaluación de Desempeño 2025 - Q1).
Resumen de datos: Una lista informativa que te detalla todos los elementos técnicos que se copiarán (idiomas, ponderaciones, jerarquías, etc.).

Haz clic en Continuar para iniciar la copia.

2. Estado "En clonación"

Una vez iniciada la acción, ocurrirá lo siguiente en tu listado de procesos:

Nuevo Proceso: Aparecerá en tu listado con el estado "Clonando" (o "En clonación"). Durante esta fase, el proceso no tendrá un ID asignado y su configuración estará bloqueada.
Barra de Progreso: Puedes hacer clic en el ícono de detalles (ojo) para ver un modal con el porcentaje de avance y la etapa específica que se está copiando (ej: "Clonando asignación de competencias").
Proceso de Origen (Bloqueado): El proceso original mostrará un ícono de candado. Mientras la barra de progreso no llegue al 100%, no podrás editar la configuración de este proceso.

3. Finalización y Notificación

El sistema te enviará automáticamente un correo electrónico al finalizar la operación informándote el resultado.

Clonación Exitosa:
- El nuevo proceso cambiará su estado a Desactivado.
- Se le asignará un ID único.
- Se habilitará el acceso inmediato a la configuración para que puedas realizar ajustes (fechas, nombres, etc.).
- El proceso de origen se desbloquea automáticamente.
Clonación Fallida o Parcial:
- Si ocurre un error, el estado cambiará a Clonación fallida.
- Recibirás un correo electrónico con el detalle del error.
- Importante: El correo te indicará específicamente qué módulo falló. Es posible que la clonación general del proceso se haya realizado, pero que un módulo específico (ej: Metas u Objetivos) no haya copiado sus datos y configuración.

¿Qué información se clona exactamente?

La clonación replica la estructura completa para que el proceso esté listo para lanzarse con mínimos ajustes.

✅ Elementos que SÍ se clonan (Configuración + Data):

Configuraciones

Flujo de meta
Configuración de visualización general
Configuración opcionales
Configuración de monitoreo
Configuración de etapa de calibración
Configuración de etapa de validación
Configuración etapa de feedback
Configuración etapa de evaluación.
Configuración de repostería global.
Configuración de repostería individual (la nueva)
Jerarquía compañía
Etapa de instrucciones
Configuración de reporte por tipo de usuario.
Cálculo de resultados y tabla de conversión.
Dominios, Competencias y conductas
Diseño de la evaluación
Configuración de etapa de verificación
Configuración de planes de acción
Encuesta de cierre
Configuración del CV
Configuración general de metas
Tipos de meta
Tipos de objetivo
Tipos de evaluación
Categorías de evaluación
Traducciones (idiomas faltantes)
Correo de cierre de feedback

Data:

Evaluados (solo usuarios activos).
Relaciones de evaluación.
Roles: Verificadores, Validadores y Calibradores.
Ponderaciones de las categorías de evaluación.
Familia de competencias.
Asignación de competencias.
Objetivos y Metas de los evaluados.
Grupos de metas.
Grupos de calibración.
Accesos y permisos. (solo usuarios activos)

❌ Elementos que NO se clonan (Se inician desde cero):

Para garantizar un inicio limpio del nuevo ciclo, no se transfiere ningún dato transaccional o histórico:

Ningún tipo de resultado (competencias, formularios, metas, comentarios).
Planes de acción.
Respuestas encuestas de cierre.
Respuestas Formulario del calibrador.
Notas.

Visualización del Origen

Para mantener la trazabilidad de tus procesos, el nuevo ciclo incluirá una tarjeta de "Información de origen" en la sección de Configuración General > Datos del proceso.

Aquí podrás visualizar rápidamente:

Si el proceso fue creado desde cero o clonado.
El nombre y ID del proceso de origen.
El usuario que realizó la clonación y la fecha de ejecución.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Puedo seleccionar qué elementos clonar y cuáles no, como se hacía antes? R: No. El nuevo sistema de clonación realiza una copia integral (100%) de la configuración y la data compatible. Esto se diseñó para garantizar la consistencia técnica del nuevo proceso y evitar errores humanos por omisión de configuraciones críticas.

P: ¿Qué sucede con el proceso original mientras se está clonando? R: El proceso de origen se bloqueará temporalmente para administradores y managers (verás un ícono de candado). Esto protege la integridad de los datos mientras se copian. Sin embargo, los usuarios finales (colaboradores) pueden seguir entrando a sus evaluaciones sin interrupciones.

P: ¿Qué hago si recibo un correo indicando que la clonación falló en un módulo? R: Si el correo indica que un módulo específico falló (ej: "Error al clonar Metas"), significa que el proceso se creó, pero esa data específica está vacía. Lo más recomendable es eliminar el proceso clonado fallido, revisar que el proceso de origen no tenga datos corruptos en ese módulo y volver a intentar la clonación.

P: ¿Se clonan los colaboradores que están desactivados en la plataforma? R: No. El sistema realiza un filtro de seguridad y solo clona a los usuarios que se encuentran con estado activo en el momento de la copia. Las relaciones de evaluación asociadas a usuarios desactivados no se transferirán.

P: ¿Puedo usar el nuevo proceso inmediatamente? R: Debes esperar a que el estado cambie de "Clonando" a "Desactivado". Una vez que tenga un estado "Desactivado" y un ID visible, podrás entrar, ajustar las fechas de inicio y activarlo cuando estés listo.