Cómo configurar y gestionar el Plan de Sucesión
  • Identificarse

    • Cómo configurar y gestionar el Plan de Sucesión


    Introducción

    El módulo de Sucesión en Rankmi permite identificar, gestionar y planificar el talento clave dentro de tu organización. Esta funcionalidad se integra dentro del proceso de Calibración y ofrece herramientas tanto para la gestión individual (Árbol de Sucesión) como para la visión estratégica global (Succession Score Board).

    Con estas herramientas podrás:

    • Identificar quiénes pueden reemplazar a un colaborador (Cargo Sucedido).
    • Proyectar hacia dónde puede crecer un colaborador (Cargo Proyectado).
    • Medir la salud de tus planes de sucesión para cargos críticos mediante indicadores ponderados.
    • Establecer flujos de aprobación formal entre colaboradores y sus jefaturas.

    Configuración del Árbol de Sucesión

    El Árbol de Sucesión es la base operativa que habilita la sección en el panel individual de calibración y que permitirá tener la vista "Cobertura de sucesión".

    Pasos para activar la funcionalidad:

    1. Dirígete a Configuración > Etapas secundarias.
    2. Ingresa a Etapa de calibración.
    3. Busca la opción Secciones del panel individual de calibración.
    4. Activa el interruptor de Habilitar árbol de sucesión (marcar como "Sí").
    5. Haz clic en el botón Configurar que aparecerá al lado.




    Opciones de Configuración:

    • Sincronizar proyección y sucesión de cargo:
      • Si activas esta opción, la plataforma creará relaciones bidireccionales automáticamente.
      • Ejemplo: Si asignas a "Ana" (Frontend) como sucesora de "Pedro" (Fullstack), el sistema automáticamente marcará el cargo de "Pedro" como la proyección de carrera de "Ana".
    • Opciones para la disponibilidad:
      • Aquí defines los horizontes de tiempo que los usuarios podrán seleccionar. Es fundamental configurar esto para medir la madurez de la sucesión.
      • Ejemplo: Opción 1: "Listo ahora", Opción 2: "1 a 2 años", Opción 3: "3 a 5 años".




    Gestión Operativa: Añadir Sucesores y Proyecciones

    Una vez activado, los calibradores verán una nueva sección llamada "Árbol de Sucesión" en el panel individual de cada colaborador durante la calibración.

    1. Gestión Manual (Uno a uno)

    Para agregar un sucesor o una proyección desde la plataforma:

    1. Haz clic en el botón + Añadir dentro de la sección de sucesión del colaborador.




    2. Se abrirá un buscador donde podrás filtrar por Nombre, ID o Cargo.
      • Nota: Los candidatos internos provienen directamente del Master de Personas.
    3. Selecciona la Disponibilidad (basada en las opciones configuradas previamente).
    4. Haz clic en Aceptar.



    2. Carga Masiva (Vía Excel)

    Para gestionar grandes volúmenes de datos o migraciones iniciales, utiliza la carga masiva.

    1. Ve a Monitoreo > Calibración > Grupos.
    2. Haz clic en Acciones > Descargar árbol de sucesión.




    3. Completa la plantilla Excel. Las columnas críticas son:
      • identifier: ID del colaborador que está siendo calibrado (el "dueño" del cargo).
      • associated_identifier: ID del colaborador que será el sucesor o la proyección.
      • association_type: Escribe "succession" para agregar un sucesor (alguien que reemplaza al colaborador) o "projection" para agregar un cargo proyectado (hacia dónde va el dueño).
      • availability: Importante: Debes ingresar el código de la opción de disponibilidad configurada, no el texto. El código lo puedes revisar descargando el Excel, específicamente en la columna “availability”. Por ahora, se recomienda crear sucesores “demo” para un colaborador, asignándoles distintos tipos de disponibilidad. Esto permitirá que el sistema genere automáticamente el código correspondiente para cada caso.
        • Ejemplo: Si configuraste 3 opciones (574: Corto plazo, 573: Mediano plazo, 572: Largo plazo) y quieres asignar "Mediano plazo", escribe 573 en esta celda.
      • user_position_token (Opcional): Token de un cargo específico para forzar que el calibrado tenga un cargo distinto al actual.
      • associated_position_token (Opcional): Igual al anterior, pero para el sucesor/proyección.
    5. Sucesores Externos: Utiliza la hoja "externalSuccessor" del mismo archivo, completando los campos de nombre, empresa, correo, género, etc.


    6. Sube el archivo en Acciones > Cargar árbol de sucesión.



    Gestión Estratégica: Vista de Resumen (Succession Score Board)

    La vista de Resumen de Sucesión es un tablero de mando diseñado para gestionar la salud de la cobertura de los Cargos Críticos.

    Importante: Esta es una funcionalidad avanzada. Para habilitarla, debes contactar a tu Customer Success Manager (CSM) o escribir a cs@rankmi.com.

    Configuración del Tablero

    Una vez habilitada por Rankmi, actívala en: Configuración >Etapas secundarias> Etapa de Calibración > Secciones del panel individual de calibración >Habilitar árbol de sucesión > Configurar > Activar vista de resumen de sucesión.




    Aquí deberás definir la Ponderación por disponibilidad. Esto permite calcular un % de salud de la sucesión basado en si se cumple el mínimo de sucesores requeridos para cada horizonte de tiempo.

    Ejemplo de Cálculo de Salud:

    • Configuración:
      • "Cobertura hoy": Peso 50%, Mínimo 1 sucesor.
      • "Cobertura 3 años": Peso 30%, Mínimo 1 sucesor.
      • "Cobertura 6 años": Peso 20%, Mínimo 1 sucesor.
    • Caso Real (Colaborador Carlos):
      • Tiene 1 sucesor para "Hoy" (Cumple mínimo -> Obtiene 100% del peso de 50% = 50% ).
      • No tiene sucesores para "3 años" (No cumple -> Obtiene 0% del peso de 30% = 0% ).
      • Tiene 1 sucesor para "6 años" (Cumple mínimo -> Obtiene 100% del peso de 20% = 20% ).
    • Salud Total del Plan de Carlos: 50 + 0 + 20 = 70%.

    Definir Cargos Críticos

    El tablero solo muestra a los colaboradores marcados como críticos. Para definirlos:

    1. Ve a Monitoreo >Calibración > Grupos > Acciones.
    2. Selecciona Cargar personas con cargo critico.
    3. Sube un Excel con dos columnas:
      • identifier: ID del colaborador calibrado y que será cargo critico.
      • critical_position: Marca con una "x" minúscula si es crítico.



    Una vez cargado el excel, ingresa como un calibrador a la vista de un grupo a calibrar y haz click en el tab llamado "Cobertura de sucesión". Aquí verás a todos los calibrados marcados como cargo critico:



    Funcionalidades del Tablero

    1. Indicadores de Cobertura:
      • Rojo (No cubierto): No hay sucesores definidos para ese horizonte.
      • Amarillo (Parcialmente cubierto): Hay sucesores, pero menos de la cantidad mínima requerida.
      • Verde (Cubierto): Se cumple o supera la cantidad mínima de sucesores.
    2. Alertas de Duplicidad (Sucesores repetidos):
      • Si seleccionas a una persona que ya es sucesora de otro cargo, el sistema mostrará una alerta amarilla.
      • En la vista general, verás un ícono de exclamación amarillo junto al nombre. Al hacer clic, verás el detalle de los múltiples cargos para los que esa persona está propuesta, permitiéndote evaluar si el talento está sobre-demandado.


    3. Cobertura de Mujeres:
      • Si se activa en la configuración, muestra un indicador específico sobre el porcentaje de mujeres en los planes de sucesión.


      • Cálculo: Promedio de los porcentajes de cada sucesión individual. (Ej. Si Carlos tiene 50% de sucesoras mujeres y Enrique 0%, el indicador global será 25%).
    4. Sucesores Externos: Si  agregas un sucesor desde ésta vista a algún colaborador, el modal que aparecerá te permitirá seleccionar varios sucesores a la vez y, además, agregar un sucesor externo, es decir, un sucesor que no pertenece a la empresa, selecciona la opción "Tipo sucesor/Externo" en el modal y, luego, deberás completar obligatoriamente:
      1. Nombre y apellido
      2. Cargo actual y Empresa
      3. Correo electrónico (formato válido)
      4. Género y Disponibilidad



    Flujo de Revisión de Sucesión

    Esta funcionalidad permite formalizar el proceso donde el empleado propone sucesores y la jefatura los valida.

    Activación: En la configuración del Árbol de Sucesión, activa el interruptor Activar flujo de revisión de sucesión:



    Cómo funciona el flujo:

    1. Colaborador:
      • Ingresa al tab "Cobertura de sucesión".
      • En la sección "Mi sucesión", propone candidatos. Ésta sección será visible si el colaborador es cargo crítico y debe gestionar su propio reemplazo
      • Hace clic en el botón de finalizar (check verde). Esto bloquea su edición y cambia el estado a "Revisado por colaborador".




    2. Jefatura:
      • Ingresa a la Cobertura de sucesión dentro del Módulo de Calibración.
      • Ve a la sección "Mi equipo". La vista "Mi equipo" Muestra los reportes directos que son cargos críticos.
      • Nota: El botón de finalizar de la jefatura estará bloqueado hasta que el colaborador haya finalizado su parte (paso 1).
      • Una vez que el colaborador finaliza, la jefatura revisa, ajusta si es necesario y hace clic en su propio botón de finalizar. Esto cierra el proceso ("Revisado por jefatura").



    Si bien el flujo de validación o revisión de sucesión se realiza principalmente desde las vistas “Mi sucesión” y “Mi equipo”, existe otra vista útil para consultar la sucesión de otros colaboradores: “Equipo indirecto”. Esta vista permite a la jefatura visualizar la sucesión de su equipo indirecto. Sin embargo, a diferencia de la jefatura directa, el jefe indirecto sólo tiene permisos de visualización, por lo que no puede gestionar ni modificar la información de sucesión desde esta sección.



    Por último, la vista "Todos" permite ver la sucesión de los colaboradores de mi equipo directo e indirecto a la vez:


    Monitoreo del Flujo: Para seguir el avance, activa el monitoreo en Configuración > Etapas secundarias > Configuración monitoreo > Calibración > Cobertura de sucesión. Aparecerá una nueva pestaña en el Monitoreo con los estados:

    • No revisado: Nadie ha finalizado.
    • Revisado por colaborador: El empleado terminó, pendiente de revisión de jefatura.
    • Revisado por jefatura: Proceso completo y cerrado.

    Es posible desde ésta vista resetear la sucesión para que comience desde el inicio, es decir, que el colaborador pueda nuevamente definir sus sucesores.


    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Por qué no veo a todos los colaboradores en la vista de "Resumen de sucesión" (Score Board)? R: Esta vista está diseñada para la gestión estratégica, por lo que solo muestra a los colaboradores (calibrados o calibradores) que han sido marcados previamente como "Cargo Crítico" mediante la carga masiva explicada en la sección de gestión estratégica.

    P: He agregado un sucesor en el árbol pero aparece una alerta amarilla. ¿Qué significa? R: En el Árbol de Sucesión (vista individual), una alerta amarilla suele indicar que el colaborador asociado (el sucesor o la proyección) ha sido desactivado o que su cargo ha cambiado en el Master de Personas, generando una inconsistencia de datos.

    P: ¿Qué significa el icono de exclamación amarillo en el "Resumen de sucesión" (Score Board)? R: En esta vista, la alerta indica duplicidad: esa persona ha sido nombrada sucesora para múltiples cargos simultáneamente. Haz clic en el ícono para ver el detalle y evaluar la carga sobre ese talento.

    P: ¿Es posible agregar a una persona externa a la empresa como sucesor? R: Sí. Tanto en el panel individual como mediante la carga masiva, puedes registrar sucesores externos ingresando sus datos básicos (nombre, empresa, cargo actual, correo, etc.).

    P: ¿Cómo habilito la vista de "Resumen de sucesión" si no me aparece en la configuración? R: Esta es una funcionalidad avanzada que requiere ser habilitada internamente. Debes contactar a tu Customer Success Manager (CSM) o escribir a cs@rankmi.com para solicitar su activación en tu ambiente.

    P: ¿Por qué no puedo finalizar la sucesión de mi equipo directo en el flujo de revisión? R: Si tienes activado el flujo de revisión, el botón de la jefatura puede aparecer bloqueado porque el sistema requiere que el colaborador complete y finalice su propia propuesta de sucesión primero. Una vez que el colaborador haga clic en su check verde, la opción se habilitará para ti.