Cómo monitorear el Feedback y la Encuesta de Cierre

El monitoreo es una herramienta esencial para dar seguimiento al cierre de tu proceso de Desempeño. Esta sección te permite visualizar en tiempo real el avance de la etapa de feedback y la participación en la encuesta de cierre, facilitando la gestión de recordatorios y el control de calidad.

En esta guía aprenderás a interpretar los datos de cada monitoreo y las acciones disponibles para gestionar a los participantes.

1. Monitoreo de Feedback

Esta sección te permite supervisar el estado de las reuniones de retroalimentación entre evaluadores y evaluados.

Ruta de acceso: Dentro de tu proceso de Desempeño, dirígete a Monitoreo > Feedback.

Lectura e interpretación de los datos

El monitoreo se organiza en tres pestañas o subsecciones clave:

A. Evaluados

Esta vista se centra en los colaboradores que reciben el feedback (generalmente de su jefatura directa).

• Gráfico y Tarjetas: Muestran un resumen visual del total de evaluados que ya tienen su feedback finalizado, los que están en progreso y los que aún no han comenzado.
• Tabla de Evaluados: Detalla la información individual con las siguientes columnas:
  • Evaluado: Nombre del colaborador que recibe el feedback.
  • Evaluador: Nombre de la persona responsable de entregar el feedback.
  • Área: Área a la que pertenece el evaluado.
  • Planes de acción creados: Cantidad de planes de acción asignados durante la sesión.
  • Estado Feedback:
    • No comenzado: El evaluador no ha iniciado la sesión en la plataforma.
    • En progreso: Se ha iniciado el registro y existe al menos un plan de acción creado, pero no se ha finalizado.
    • Finalizado: El proceso de feedback ha sido cerrado formalmente.
      
      
      
      

B. Evaluadores

Muestra el avance desde la perspectiva de quienes deben entregar el feedback.

• Gráfico y Tarjetas: Resumen el total de evaluadores que han completado todos sus feedbacks asignados, los que tienen feedbacks pendientes (en progreso) y los que no han iniciado ninguna sesión.
• Tabla de Evaluadores:
  • Evaluador: Nombre del responsable.
  • Área: Área del evaluador.
  • Feedback a finalizar: Relación entre feedbacks totales asignados y los ya finalizados.
  • Planes de acción creados: Total acumulado de planes creados por este evaluador.
  • Avance global: Gráfico de barra con el porcentaje de cumplimiento.
  • Estado: En curso si ha finalizado al menos uno de sus feedbacks asignados.
    
    
    

C. Área

Ofrece una visión consolidada por unidades organizacionales.

• Gráfico y Tarjetas: Muestran el estado global de los feedbacks dentro de cada área.
• Tabla de Áreas:
  • Área: Nombre de la unidad.
  • Feedbacks a finalizar: Conteo de pendientes vs. finalizados en esa área.
  • Planes de acción creados: Total de planes generados en el área.
  • Avance global: Gráfico de cumplimiento del área.
  • Estado global: En progreso si el área tiene al menos 1 feedback finalizado.
    
    
    
    

Acciones de Gestión en el Monitoreo de Feedback

Desde el menú Acciones, los administradores pueden intervenir para corregir flujos o gestionar excepciones:

1. Modificar estado: Permite cambiar manualmente el estado de un feedback (ej. forzarlo a "Finalizado" si ocurrió fuera de la plataforma) sin perder la información registrada.
2. Resetear Feedback: Esta acción reinicia el proceso de feedback para que se pueda realizar de nuevo. Al seleccionarla, el sistema ofrecerá opciones granulares en un mensaje de alerta:
   • Resetear también el feedback entregado por el evaluado: Borra la confirmación y comentarios del colaborador. Esto es crucial si hubo un flujo de apelación, ya que al resetear la parte del evaluado, se anula cualquier apelación en curso.
   • Eliminar planes de acción: Borra los planes creados durante la sesión.
   • Importante: Si reseteas el feedback pero no marcas la opción de eliminar planes de acción, el estado del feedback seguirá apareciendo como "En Progreso" (no volverá a "No comenzado"), ya que el sistema detecta que aún existe información vinculada (los planes).

2. Monitoreo de Encuesta de Cierre

Esta sección permite seguir la participación de los colaboradores en la encuesta de satisfacción o cierre del proceso.

Ruta de acceso: Dentro de tu proceso de Desempeño, dirígete a Monitoreo > Encuesta de cierre > Encuesta de cierre de Feedback

Lectura e interpretación de los datos

Esta tabla muestra quiénes han respondido la encuesta y quiénes la tienen pendiente.

• Evaluado: Nombre y cargo del colaborador que debe contestar.
• Área: Unidad a la que pertenece.
• Estado del feedback: Indica si su etapa de feedback previo ya fue cerrada.
  • Nota: La encuesta de cierre solo se activa para los colaboradores que tienen su feedback en estado Finalizado.
• Estado de la encuesta de cierre:
  • No comenzada: El usuario no ha ingresado su respuesta.
  • Finalizada: La encuesta fue enviada exitosamente.
    
    

Acciones de Gestión en la Encuesta de Cierre

1. Descargar reporte: Obtiene un archivo Excel con las respuestas detalladas de los evaluados.
2. Resetear encuesta de cierre de feedback: Esta acción permite que un colaborador pueda responder la encuesta nuevamente.
   • Efecto: Al ejecutar esta acción, se borran las respuestas de la encuesta Y ADEMÁS se resetea el estado del feedback del evaluado a "No comenzado".
   • Consecuencia: Para que el colaborador pueda volver a contestar la encuesta, primero deberá ingresar a la plataforma y finalizar su etapa de feedback nuevamente. Solo entonces se le desplegará la encuesta de cierre otra vez.
     
     
     
     

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué sucede si reseteo un feedback pero olvido marcar la opción de eliminar planes de acción? R: El feedback no volverá al estado inicial ("No comenzado"), sino que se mantendrá en "En Progreso", ya que el sistema detecta que existen planes de acción vinculados a esa instancia que no fueron borrados.

P: ¿Quiénes pueden responder la Encuesta de Cierre? R: La encuesta solo se habilita y se hace visible para los colaboradores que hayan completado y finalizado formalmente su etapa de feedback en la plataforma.

P: Si reseteo la encuesta de cierre de un colaborador, ¿puede volver a responderla de inmediato? R: No inmediatamente. Al resetear la encuesta, el estado de la etapa de feedback del evaluado vuelve a "No comenzado". El colaborador deberá ingresar a la plataforma, finalizar su feedback nuevamente (hacer clic en el botón de cierre) y entonces se le desplegará la encuesta otra vez.

P: ¿Es posible modificar el estado de un feedback sin borrar la información ingresada? R: Sí, utilizando la acción "Modificar estado" puedes forzar el cambio (por ejemplo, pasarlo a "Finalizado") sin perder los comentarios o datos que ya hayan sido registrados en la evaluación.