Cómo configurar la Etapa de Feedback

La etapa de Feedback es el momento crucial donde se cierran los ciclos de evaluación y se generan las conversaciones de desarrollo. Configurar correctamente esta etapa te permite definir las reglas del juego: quién da feedback, qué nivel de transparencia tendrá el colaborador sobre sus resultados y qué acciones (como apelar o crear planes de acción) estarán permitidas.

En este artículo aprenderás a configurar tanto las opciones básicas como las avanzadas para adaptar el flujo a la cultura de tu organización.

🛑 Requisito Previo Importante: Si planeas utilizar una Encuesta de Cierre al finalizar el feedback, debes crearla antes de comenzar esta configuración. Si no lo haces, no aparecerá disponible para seleccionarla en las opciones avanzadas.
Crea la encuesta en: Configuración > General > Etapas secundarias > Encuesta de cierre de proceso.

Acceso a la Configuración

Para comenzar a definir las reglas de esta etapa, sigue la ruta:

Ingresa a tu proceso de Desempeño.
Dirígete a la pestaña Configuración/General.
En el menú, selecciona Etapa de Feedback.

1. Configuración Básica

Estas son las opciones esenciales para habilitar la etapa. Aquí defines los permisos fundamentales de interacción entre el evaluador y el evaluado.

Categorías que dan feedback: Selecciona qué roles (ej: Jefe Directo, Pares, Autoevaluación) tendrán la facultad de entregar feedback formal en la plataforma. Al activar una categoría, se habilita automáticamente el flujo para esos evaluadores.
Habilitar escribir comentarios al finalizar feedback: Activa esta opción si deseas que el evaluador responda una o dos preguntas de cierre al momento de finalizar la sesión de feedback (ej: "¿Cómo fue la recepción del colaborador?").
Habilitar modificar evaluación durante el feedback: Otorga flexibilidad al líder. Si se activa, aparecerá un botón en el reporte individual del evaluado que permite al evaluador editar las notas o comentarios durante la misma sesión de retroalimentación, en caso de que surja nueva información.
Habilitar realizar feedback sin evaluación descendente finalizada: Permite iniciar la conversación de feedback incluso si la evaluación formal no se ha cerrado en el sistema. Útil para agilizar procesos.
Habilitar acceso a resultados al colaborador (estado "En Feedback"): Si activas esto, el colaborador podrá ver sus resultados preliminares siempre y cuando el estado del proceso sea "En Feedback" y su instancia de feedback ya haya sido finalizada por el líder.

2. Configuración Avanzada

Esta sección te permite un control granular sobre el flujo, incluyendo automatizaciones, reglas de visibilidad y procesos de apelación. Las opciones se agrupan por funcionalidad:

Automatización y Cierre

Finalizar feedbacks restantes automáticamente: Define un número mínimo de feedbacks finalizados para que el sistema cierre automáticamente los restantes pendientes para un colaborador. (Si el valor es 0, no se aplica).
Habilitar carta de feedback: Despliega una "carta resumen" de resultados cuando el evaluador finaliza el proceso. El evaluador debe ingresar comentarios finales y puede descargar este documento.

Participación del Evaluado (Colaborador)

Habilitar feedback al evaluado (visualización): Permite que el colaborador ingrese a la plataforma para revisar su reporte de resultados y tenga que hacer clic en "Finalizar feedback" para cerrar su ciclo.
Finalización independiente del evaluado: Permite que el colaborador finalice su revisión de feedback sin tener que esperar a que sus evaluadores descendentes terminen la suya.
Habilitar encuesta de cierre para el evaluado: Despliega automáticamente la encuesta de satisfacción o cierre cuando el colaborador hace clic en finalizar su feedback.

Apelaciones y Control

Habilitar flujo de apelación: Permite al colaborador impugnar o comentar sus resultados al finalizar su feedback.
- Nota: Al activar esto, si un colaborador apela, se enviará un correo automático a sus evaluadores descendentes notificando la acción. En este escenario, la encuesta de cierre no será mostrada.
Habilitar notas obligatorias: Exige que el evaluador o evaluado escriban una cantidad mínima de "Notas" o comentarios para poder dar por finalizado el feedback.
Solicitar planes de acción obligatorios: Condiciona el cierre del feedback. Si el colaborador obtuvo resultados bajos (según el dominio configurado), el evaluador estará obligado a crear una cierta cantidad de planes de acción antes de poder finalizar.

Restricciones de Visibilidad

Habilitar reporte solo con todos los feedbacks finalizados: Bloquea el acceso al reporte de resultados hasta que todos los evaluadores que debían dar feedback lo hayan completado.
Restringir acceso por mínimo de evaluaciones: El colaborador solo verá sus resultados si se cumple una cantidad mínima de evaluaciones finalizadas por categoría.
Esperar a todos los líderes: Habilita el acceso al informe de resultados únicamente cuando todos los líderes hayan completado el feedback.

Otras Herramientas

Nuevo resultado en comparativa de competencias: Permite al evaluador añadir una nueva calificación a una conducta específica directamente desde la tabla comparativa. Requiere que la tabla comparativa esté activa en el reporte individual.
Columna estado encuesta de cierre: Agrega una columna en el listado del evaluador para que pueda monitorear si sus colaboradores ya respondieron la encuesta de cierre.

3. Gestión de Correos Automáticos

Es importante tener en cuenta que las notificaciones asociadas a esta etapa no son personalizables desde esta sección. Los correos se disparan automáticamente según las reglas de negocio:

Notificar al evaluador: Se envía un correo al evaluador descendente cuando el evaluado finaliza su revisión de feedback (opción activable en Configuración Avanzada).
Notificación de apelación: Se envía automáticamente si se habilita el flujo de apelación.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Por qué no me aparece ninguna encuesta para seleccionar en la opción "Habilitar encuesta cuando el evaluado finalice"? R: Para que la encuesta aparezca disponible en el listado, primero debes crearla como un tipo "Encuesta de cierre de Feedback" en la ruta: Configuración > General > Etapas secundarias > Encuesta de cierre de proceso.

P: ¿Puedo editar el texto del correo que se envía al evaluador cuando el colaborador finaliza su feedback? R: No. Estos correos son notificaciones automáticas del sistema y su contenido no es personalizable desde la configuración de la etapa.

P: Si activo la opción de "Apelación", ¿qué sucede si un colaborador apela? R: Se enviará una notificación automática al evaluador por correo para que revise nuevamente la evaluación. El evaluador podrá modificar las notas (si habilitaste esa opción) y deberá finalizar el feedback nuevamente.

P: ¿Es posible que el colaborador vea sus resultados antes de recibir el feedback formal? R: Sí, si activas la opción "Habilitar acceso a resultados al colaborador mientras el estado del proceso esta en feedback" en la Configuración Básica. De lo contrario, el acceso estará restringido hasta que se cumplan las condiciones de cierre o cambio de etapa.

P: ¿En Desempeño existe alguna forma de que un colaborador que tiene rol de Administrador pueda visualizar el botón “Ver mis resultados” al ingresar al proceso? R: Sí, es posible. Si el usuario tiene rol de Administrador y además es un evaluado con acceso habilitado a sus propios resultados, podrá visualizar automáticamente el botón “Ver resultados”, tanto desde el widget Destacados como desde la sección “Mis procesos” o las carpetas de procesos.

P: ¿Por qué el botón "Ver mis resultados" podría estar bloqueado? R: Puede ser por alguna de las siguientes razones:

El proceso aún no está finalizado
El proceso no se encuentra en estado de Acceso a resultados
Tus evaluadores aún no terminan de evaluarte
No has terminado tu autoevaluación (si aplica al proceso actual)
Tu jefatura aún no finaliza o no realiza la reunión de Feedback contigo