Cómo descargar masivamente reportes de resultados en PDF

En Rankmi, ofrecemos la posibilidad de descargar masivamente los reportes individuales de resultados en formato PDF. Esta funcionalidad es ideal para administradores que necesitan respaldar la información, compartir resultados físicos o archivar los procesos de evaluación de manera externa.

En esta guía aprenderás cómo configurar esta opción y ejecutar la descarga de manera eficiente.

¿Quién puede realizar esta acción?

La descarga masiva está disponible para los siguientes roles dentro de un proceso de Desempeño:

• Administradores del proceso.
• Managers con permiso de administración sobre un área específica y que tengan acceso a la sección de Participantes.

Paso 1: Activar la descarga de reportes en PDF

Por defecto, la opción de descarga puede no estar habilitada. Antes de intentar descargar, debes asegurarte de que la configuración del reporte lo permita.

1. Ingresa al menú Configuración de tu proceso.
2. Navega a General > Reportería > Reportes por tipo de usuario.
3. Selecciona el reporte específico que en el cual el administrador y/o manager tengan creado
4. Dentro de la configuración del reporte, busca la sección Configuraciones adicionales.
5. Haz clic en Configuración de PDF.
6. Habilita las opciones de descarga según lo necesites (PDF completo y/o Resumen).
7. Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Paso 2: Iniciar la descarga masiva

Una vez habilitada la opción, puedes proceder a seleccionar a los colaboradores y solicitar sus reportes.

1. Dirígete al menú Configuración del proceso y selecciona la pestaña Participantes.
2. Selecciona a los colaboradores de los cuales deseas obtener el reporte. Puedes hacerlo de dos formas:
   • Selección por página: Marca la casilla ubicada al lado del encabezado "Nombre" para seleccionar a todos los usuarios visibles en la página actual.
   • Selección por área: Utiliza los filtros de jerarquía para visualizar un área específica y luego selecciona a todos los participantes de esa unidad.
3. Haz clic en el botón Acciones ubicado en la parte superior de la lista.
4. En el menú desplegable, selecciona el nombre del reporte que deseas descargar.

Al confirmar, la plataforma comenzará a procesar tu solicitud en segundo plano.

Recomendación: Para asegurar un rendimiento óptimo y evitar tiempos de espera excesivos, te sugerimos no descargar más de 2.000 reportes en una sola acción.

Paso 3: Obtener los archivos ZIP

Dado que la generación de PDFs puede tomar unos minutos (dependiendo del volumen de datos), el sistema no descarga los archivos inmediatamente, sino que los prepara en una sección dedicada.

1. Dentro del proceso, dirígete a la pestaña Reportes.
2. Ingresa a la sub-sección Descargas de PDF.
3. Busca el archivo que acabas de generar en la lista.
4. Haz clic en el botón Descargar.
   

El sistema te entregará una carpeta comprimida (ZIP) que contiene los reportes individuales en formato PDF.

Manejo de errores: Si durante el proceso algunos reportes no pudieron generarse, verás un contador en la columna Registros fallidos.

• Haz clic en el botón Descargar bajo esa columna para obtener un archivo Excel.
• Este archivo te indicará los identifiers (identificadores únicos) de los colaboradores que presentaron problemas, permitiéndote revisar sus datos o intentar la descarga nuevamente para esos casos puntuales.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Existe un límite en la cantidad de reportes que puedo descargar a la vez? R: Sí. Aunque la plataforma permite seleccionar grandes volúmenes, se recomienda no descargar más de 2.000 reportes en una sola acción para asegurar un rendimiento óptimo. Si la descarga supera los 1.000 reportes, el sistema podría dividir la entrega en múltiples archivos .ZIP para facilitar su manejo.

P: ¿Cómo puedo identificar a qué colaborador corresponde cada PDF dentro del archivo ZIP? R: Para facilitar la organización, cada archivo PDF se genera automáticamente utilizando el identifier (identificador único) del colaborador como nombre del archivo. Así podrás buscar y clasificar los documentos rápidamente sin necesidad de abrirlos uno por uno.

P: ¿Qué debo hacer si la descarga muestra "Registros fallidos"? R: Si ves registros fallidos en la sección de "Descargas de PDF", haz clic en el botón de descarga de esa columna para obtener un reporte de errores en Excel. Este archivo te mostrará exactamente qué colaboradores fallaron. Generalmente, esto puede ocurrir por datos incompletos en el perfil o intermitencias momentáneas; te recomendamos intentar descargar nuevamente solo a esos usuarios.