Cómo gestionar Grupos de metas

¿Qué son los Grupos de metas?

Cuando varios colaboradores comparten los mismos objetivos y metas (por ejemplo, porque pertenecen a una misma área, equipo de ventas o proyecto), asignarlos uno a uno puede ser una tarea lenta e ineficiente.

La funcionalidad de Grupos de Metas soluciona esto permitiéndote crear un "paquete" de objetivos y metas estandarizados y asignarlos masivamente a múltiples usuarios. Además, cualquier cambio que hagas en el grupo se replicará automáticamente en todos sus miembros, facilitando la gestión centralizada.

Paso 1: Crear un grupo y definir objetivos (manual)

Para comenzar a crear tus grupos, sigue estos pasos:

Dirígete a Configuración > General > Objetivos y metas.
Selecciona la opción Grupos de metas.
Haz clic en el botón "+ Crear Grupo".
Asigna un Nombre al grupo y selecciona la Categoría de evaluación a la que aplicará (ej. Evaluación Descendente).

Configuración de Objetivos Una vez creado el grupo, irás automáticamente a la pestaña "Objetivos". Aquí debes construir los objetivos y metas que compartirán los colaboradores:

Añadir Objetivos y Metas: Utiliza los botones correspondientes para agregar todos los ítems necesarios.
Personalizar: Puedes asignar un color distintivo al grupo. Esto es útil para identificar visualmente qué metas pertenecen a este grupo cuando estés en la "Tabla de metas" general.
Permisos de Edición (Ícono de Tuerca): Por defecto, los objetivos y metas de un grupo no son editables para el evaluador ni el evaluado, ya que se asume que son mandatorios y gestionados por el administrador. Si necesitas cambiar esto:
- Haz clic en el ícono de tuerca (configuración) ubicado al lado derecho de la meta u objetivo.
- Modifica los privilegios para permitir que el evaluador o evaluado puedan editar campos específicos (título, descripción, ponderación, etc.).

Paso 2: Asignar colaboradores al grupo (manual)

Con la estructura lista, es momento de definir quiénes recibirán estas metas.

Ve a la pestaña "Colaboradores" dentro del grupo.
Haz clic en "+ Agregar colaboradores".
Utiliza el buscador y los filtros avanzados para encontrar a las personas (puedes buscar por nombre, área, cargo, etc.).
Selecciona a los usuarios y agrégalos a la lista.

¿Por qué no veo a un colaborador que seleccioné? Es posible que algunos colaboradores seleccionados en el buscador no aparezcan en el listado final del grupo. Esto ocurre por dos razones principales:

El colaborador no tiene una evaluación activa en la categoría seleccionada para el grupo.
La evaluación existe, pero no pertenece a la categoría específica del grupo.
Dependiendo de la cantidad de colaboradores agregados, es posible que no aparezcan de inmediato, ya que aún se están procesando. Te recomendamos esperar un momento , actualizar la página e ingresar al grupo para visualizar los cambios.

Gestión Masiva de Grupos de Metas (Excel)

Si necesitas crear o editar múltiples grupos, sus participantes y sus metas al mismo tiempo, puedes utilizar la herramienta de carga por archivo.

Instrucciones de carga masiva:

Descarga la plantilla: Dirígete a la sección de Grupos de Metas, haz clic en Acciones y selecciona Cargar grupos de metas. Descarga la plantilla excel vacía. El archivo cuenta con 3 hojas obligatorias: goal_groups, collaborators y goals.
Hoja goal_groups: Crea o modifica los grupos.
- group_goal_name: Nombre del grupo (ej: Grupo Gerentes).
- group_goal_id: ID único del grupo (ej: goal_grupo_gerentes_100). Cada ID debe ser distinto.
- category_id: Identificador de la categoría (ej: evaluator para descendente o auto para autoevaluación).
- Uso exclusivo: Si solo completas esta hoja, el sistema te permite crear la estructura de los grupos o modificar el nombre de grupos existentes (siempre que se use el mismo ID). No se asignarán metas ni colaboradores en este caso.
- Nota: Si el grupo ya tiene participantes, solo podrás cambiar el nombre; la categoría no es modificable en grupos existentes.
Hoja collaborator: Asigna usuarios a los grupos.
- collaborator_id: Identificador (RUT/ID) del colaborador.
- group_goal_id: ID del grupo al que se debe asociar.
- Uso exclusivo: Si solo completas esta hoja, el sistema te permite modificar o actualizar exclusivamente la lista de participantes de grupos que ya existen en la plataforma. No crea grupos nuevos ni define objetivos; solo gestiona quién pertenece a qué grupo.
Hoja goals: Define los objetivos y metas del grupo.
- Esta hoja utiliza las mismas columnas que la carga de metas individuales, pero utiliza la columna group_goal_id para vincular la meta al grupo en lugar de a un usuario específico.
- Permite ajustar títulos, ponderaciones, flags de edición y valores de campos. Si un group_goal_id no existe en el proceso, la fila dará error.
- Uso exclusivo: Si solo completas esta hoja, el sistema te permite ajustar o cargar la estructura de objetivos de grupos ya existentes. No crea grupos ni asigna personas. Si intentas cargar metas para un group_goal_id que no existe previamente, las filas darán error.

Sincronización: Tras subir el archivo, si deseas que los cambios se reflejen inmediatamente en las evaluaciones de todos los miembros de los grupos incluidos, debes habilitar el check "Actualizar los cambios en las metas individuales de los colaboradores" antes de procesar la carga. Al utilizar esta opción, los cambios se aplican automáticamente y no es necesario realizar el "Paso 3" manualmente.

Paso 3: Aplicar Cambios y Asignación Masiva

Este es el paso más importante. El hecho de agregar objetivos al grupo o colaboradores a la lista no asigna las metas automáticamente. Debes confirmar la acción para que el sistema procese los datos.

Haz clic en el botón de confirmación. El nombre del botón varía según si es la primera vez o una edición:
- "Finalizar la creación del grupo": Si estás creando el grupo por primera vez.
- "Aplicar cambios masivamente": Si estás editando un grupo existente o agregando nuevos miembros. En este último, la plataforma arrojará un mensaje de alerta y deberás ingresar una palabra de confirmación.
La plataforma iniciará un proceso de carga en segundo plano.
- Puedes verificar el estado de la carga en el Centro de Importación.
- Recibirás una notificación por correo electrónico cuando la asignación haya finalizado exitosamente.
  
  Mientras se esté llevando a cabo la asignación de objetivos y metas de los colaboradores del grupo, no podrás realizar cambios en el grupo. Debes esperar a que el proceso termine.

Verificación y Monitoreo

Una vez que el proceso de carga haya terminado (confirmado por el correo o el Centro de Importación), puedes verificar que las metas se asignaron correctamente:

Dirígete a la sección Tabla de metas.
Busca a un colaborador que pertenezca al grupo.
Verifica sus objetivos: Deberían aparecer marcados con el ícono y el color que definiste para el grupo. Esto te confirma que esas metas están vinculadas y controladas por la gestión grupal.

Actualización de Grupos y Sobrescritura de Datos

La gestión de grupos es dinámica, pero hay dos reglas críticas que debes conocer al realizar actualizaciones para evitar pérdidas de información o errores de asignación.

1. Regla de Nuevos Colaboradores (Asignación Manual) Si agregas un nuevo integrante a un grupo que ya estaba creado:

Las metas NO se asignan solas. El hecho de que el usuario aparezca en la lista de la pestaña "Colaboradores" no significa que ya tenga las metas en su evaluación.
Acción requerida: Debes hacer clic obligatoriamente en el botón "Aplicar cambios masivamente" después de agregarlo. Esto gatilla la sincronización para el nuevo miembro.

2. Regla de Sobrescritura (Prioridad del Administrador) Cuando editas un objetivo o meta dentro del grupo (ej. cambias un título, una descripción, una métrica o una ponderación, etc.) y aplicas los cambios masivamente:

El Administrador manda: El cambio que realice el administrador sobre un campo sobrescribirá ("pisará") cualquier valor que el evaluador o el evaluado hayan ingresado previamente en ese campo específico.
Solo campos editados: La sobrescritura afecta únicamente al campo que modificaste como administrador. Si el evaluador editó la "Descripción" y tú como administrador solo cambiaste la "Ponderación", la descripción personalizada del evaluador se mantendrá intacta.

Historial de Cambios

Para mantener la trazabilidad y auditoría de lo que ocurre en tus grupos, puedes descargar un reporte detallado de todas las modificaciones.

Este reporte se descarga en formato Excel y lo puedes descargar en el icono de "Reloj" que se encuentra al lado de cada grupo de metas:

Al hacer click en el, se desplegará unmodal que te permitirá seleccionar el rango de tiempo en el cual necesitas ver los cambios, luego, deberás descargar el reporte:

La plataforma te notificará cuando el historial esté disponible y lo encontrarás en tu Historial de descargas (sección Reportes).

El archivo incluye las siguientes columnas de información:

Fecha y Hora: Momento exacto de la modificación.
Autor: Nombre del usuario que realizó el cambio.
Id de autor: identifier del usuario que realizó el cambio
Tipo de Modificación: Clasifica el cambio en categorías:
- Grupo: Creación, finalización o aplicación masiva.
- Meta/Objetivo: Modificaciones específicas a la estructura.
- Colaborador: Altas o bajas de usuarios en el grupo.
Título: Nombre de la meta u objetivo afectado (si aplica, de lo contrario muestra un guion).
Detalle: Descripción específica de la acción realizada (ej. "crear grupo", "agregar colaborador", "cambio en título de meta").

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: Si agrego un nuevo colaborador a un grupo ya existente, ¿se le asignan las metas automáticamente? R: No. Debes hacer clic obligatoriamente en el botón "Aplicar cambios masivamente" para que el sistema procese y asigne los objetivos y metas del grupo al nuevo integrante.

P: ¿Qué sucede si modifico un campo de una meta (ej. Ponderación) y aplico los cambios, pero el colaborador ya había ingresado un valor? R: El cambio realizado por el administrador sobrescribirá el valor ingresado por el colaborador o evaluador. La configuración del grupo siempre tiene prioridad en los campos específicos que se actualicen.

P: ¿Dónde puedo ver el detalle de quién modificó un grupo o asignó nuevos colaboradores? R: Puedes descargar un reporte de historial en Excel. Este archivo detalla la fecha, el autor y el tipo de modificación realizada, y lo recibirás en tu bandeja de descargas o correo electrónico.