Cómo configurar la fijación de Objetivos y Metas
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    • Cómo configurar la fijación de Objetivos y Metas

    La configuración del proceso de fijación de metas es como construir una casa modular: primero debes diseñar los planos (el flujo de trabajo) y luego asegurar los cimientos con las reglas de negocio correctas (validaciones y permisos). Si se omite la creación de una base sólida o se marca una configuración incorrecta, el cálculo final o la experiencia del usuario no serán los esperados.

    Esta guía te llevará paso a paso para configurar este proceso desde cero, asegurando que la estructura final tenga sentido y cumpla con las reglas de tu organización.

    Parte 1: El Motor - Creación del Flujo de Fijación

    El flujo es el corazón del proceso. Define quién hace qué (colaborador o jefe) y en qué orden. Antes de activar cualquier configuración, debes tener creado este flujo.

    Cómo crear un flujo personalizado desde cero

    Si los flujos predefinidos no se ajustan a tu necesidad, puedes diseñar uno a la medida.

    1. Dirígete a Configuración > General > Objetivos y Metas.
    2. Selecciona la opción Gestor de flujos.
    3. Haz clic en el botón +Crear.

    La plataforma desplegará la interfaz de configuración. Aquí definirás el comportamiento etapa por etapa:

    A. Configuración de acciones por etapa

    Para cada etapa del flujo, debes definir qué privilegios tendrán el Evaluador (Jefe) y el Evaluado (Colaborador).

    • Crear: ¿Quién puede agregar nuevos objetivos o metas?
    • Actualizar: ¿Quién puede editar el texto, campos y/o peso de los objetivos y metas existentes?
    • Eliminar: ¿Quién puede borrar objetivos o metas?
    • Solo lectura: Si marcas esta opción, el usuario podrá ver la información pero no realizar cambios.

    Ejemplo típico: En una etapa de "Propuesta de Metas", podrías dar permiso de Crear al Evaluado, mientras el Evaluador solo tiene permiso de Lectura.


    B. Configuración de finalización (El avance)

    Debes decidir cómo se cierra la etapa para avanzar a la siguiente:

    • ¿Quién finaliza la etapa?: Escoge si es el Evaluador o el Evaluado quien da el "ok" final.
    • Acción que finaliza: Escribe el nombre del botón (ej: "Enviar a revisión", "Finalizar fijación").
    • Estado del flujo: Define el nombre del estado y su color (ej: "En revisión" con color amarillo). Esto es lo que verán los usuarios en su barra de progreso.
    • Notificaciones: Indica si deseas enviar un email automático a la contraparte cuando se finalice la etapa.

    C. Validación y Rechazo (El control de calidad)

    ¿La siguiente persona debe aprobar lo que hizo la anterior?

    • Activa ¿Se deben validar los objetivos y metas? si requieres un flujo de aprobación.
    • Configura el botón de rechazo y decide a qué etapa retrocederá el proceso si la propuesta no es aceptada.

    Una vez configuradas todas las etapas, haz clic en Guardar y confirmar para que el flujo quede disponible.


    Parte 2: El Control - Activación y Reglas de Negocio

    Con el flujo creado, ahora debes activarlo y establecer las reglas del juego.

    Ruta de acceso: Configuración > General > Objetivos y metas > Configurar objetivos y metas.

    1. Activación del Flujo

    En esta sección inicial:

    • Habilitar la fijación de objetivo y metas: Enciende el interruptor para activar el módulo.
    • Flujo de objetivos y metas: Selecciona el flujo personalizado que creaste en la Parte 1.
    • Encuesta de cierre: Si corresponde, selecciona en qué etapa del flujo se desplegará la encuesta de cierre para el evaluado. Las etapas que aparecen en éste selector son todas aquellas en donde el evaluado puede finalizar una etapa.
    • Habilitar feedback para el evaluador descendente: Permite que se despliegue el feedback para el evaluador en una etapa del flujo.

    2. Opciones de Visualización y Funcionalidad

    Estas opciones determinan qué herramientas tendrán los usuarios para facilitar su trabajo:

    • Permitir que se repliquen el objetivo y meta: Habilita la opción para que los jefes copien metas de un colaborador a otro, agilizando la carga masiva.
    • Mostrar botón distribuir ponderación de objetivos o metas: Agrega un botón que divide el 100% en partes iguales entre todos los objetivos o metas creados, evitando cálculos manuales.
    • Permitir volver al listado si hay ítems incompletos: Si se apaga, obliga al usuario a terminar de definir una meta antes de poder salir de la pantalla, asegurando la integridad de los datos.
    • Gráfico de distribución de resultados: Permite configurar un gráfico de barras de distribución de resultados y una curva esperada (porcentaje de personas por nivel de desempeño) para guiar a los evaluadores. El gráfico se muestra en el listado de fijación de metas.
    • Habilitar historial de resultados: Muestra un botón en cada meta para ver la evolución de su resultado en el tiempo. (No del cumplimiento).
    • Habilitar catálogo de objetivos y metas: Permite que al evaluador le aparezca un botón verde para seleccionar objetivos y metas precargados y registrarlos en la evaluación del colaborador. Estos objetivos y metas precargados se deben cargar por L3.

    3. Reglas de Validación (Mandatorias)

    Estas configuraciones son críticas para evitar errores en el proceso con los objetivos y/o metas

    Configuración de Objetivos:

    • Mostrar botón Crear Objetivo: Actívalo si los usuarios deben definir sus propios objetivos (si no están precargados).
    • Mostrar objetivos:  Permite ocultar el título, descripción, ponderación y todo lo relacionado a los objetivos en la interfaz de fijación de metas. El evaluador y/o evaluado sólo verán las metas.
    • Validar la ponderación de este objetivo: Crucial. Asegura que la suma de los pesos de todos los objetivos sea exactamente 100%. Si no se cumple, el sistema no dejará finalizar la etapa.
    • Cantidad mínima y máxima: Define cuántos objetivos puede tener una persona (ej. mínimo 3, máximo 5).

    Configuración de Metas:

    • Mostrar botón crear metas: Permite ocultar el botón "+ Crear meta" para que el evaluador o evaluado no puedan crear metas en los objetivos.
    • Validar la ponderación de meta: Al igual que con los objetivos, asegura que las metas dentro de un objetivo sumen el 100% del peso de ese objetivo.
    • Mostrar comentario de evaluador a evaluado: Permite o no que el evaluado pueda ver en sus metas los comentarios registrados por su evaluador.
    • Deshabilitar botón Crear cuando sume 100%: Impide seguir agregando metas si ya se completó el peso total, evitando errores de sobre-ponderación.
    • Mínima y máxima ponderación de metas: Establece un rango de peso que puede tener cada meta.

     Parte 3: La Matemática - Cálculo de Resultados

    Finalmente, debes definir cómo se calculará la nota final de objetivos y metas

    Ruta: Configuración > General > Cálculo de resultados > Objetivos y metas

    Opciones de Fórmula

    1. Promedio ponderado (X*1): Es la opción por defecto. En la cual el resultado final de objetivos y metas será siempre la sumatoria de los resultados ponderados de los objetivos.
    2. Fórmula personalizada: Permite definir una lógica propia en el proceso, que puede ser, por ejemplo, transformar el resultado final de objetivos y metas en puntos a través de operadores lógicos y matemáticos disponibles (usuarios avanzados)

    La Tabla de Conversión (Detalle Crucial)

    Si utilizas una fórmula personalizada o por defecto, deberás configurar una tabla de conversión siempre.


    ⚠ Advertencia Vital: La tabla de conversión siempre debe estar basada en el resultado original de las metas (sumatoria de los resultados ponderados de los objetivos), no en el resultado ya convertido por fórmula.

    Ejemplo: Incluso si tu fórmula convierte un porcentaje de cumplimiento a una nota de 1 a 5 puntos, los rangos de tu tabla de conversión deben estar en porcentaje (0-100%), no en puntos. Si configuras el rango esperando "puntos", el sistema no encontrará la coincidencia y el cálculo fallará.

    Parte 4: Reportería (Visualización)

    Para asegurar que los líderes y colaboradores vean lo que has configurado, debes habilitar las secciones en los reportes.

    Ruta: Configuración > General > Reportería > Reportes por tipo usuario.

    1. Edita el reporte del rol correspondiente (ej. Colaborador o Evaluador).
    2. Ve a la sección Metas evaluables y actívala.
    3. Enciende los privilegios de visibilidad:
      • Objetivo y meta de evaluaciones descendentes.
      • Objetivo de metas en evaluación.
    4. Guarda los cambios.

    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Puedo editar el flujo de objetivos una vez que el proceso ha comenzado? R: No. Una vez que se crean objetivos o metas en el proceso, el flujo se bloquea para evitar inconsistencias graves en la base de datos. Debes asegurarte de que el diseño sea definitivo antes de abrir la plataforma a los usuarios.

    P: ¿Por qué el sistema no me permite finalizar la etapa de fijación? R: Generalmente se debe a las reglas de validación que configuraste. Verifica si las ponderaciones de tus objetivos y metas suman exactamente el 100% y si has cumplido con la cantidad mínima/máxima de objetivos requerida. El sistema suele marcar en rojo dónde está el error aritmético.

    P: ¿Cómo configuro la tabla de conversión si uso una fórmula personalizada para las metas? R: Recuerda el principio vital: la tabla de conversión siempre debe basarse en el resultado original de las metas (X), que suele ser un porcentaje de cumplimiento, y no en el resultado final de la fórmula.

    P: ¿Es posible desactivar las opciones de privilegio de una etapa del flujo de fijación de objetivos una vez que el proceso ya cuenta con metas fijadas y aprobadas? R: No, no es posible, esto debido a que podría generar inconsistencias en el flujo para los colaboradores. Lo que puedes hacer es ir al monitoreo de metas y colocar a todos los colaboradores en el estado de flujo "No comenzado", con esto, puedes modificar el flujo asociado al proceso según estimes conveniente.