Como funciona la exportación directa de Incidencias de Tempo a Payroll

I. Conceptualización y Arquitectura de la Integración

La integración se fundamenta en un modelo directo que elimina los conceptos intermedios de asistencia y nómina de asistencia en Payroll.

1. Objetivo Arquitectónico
   • Simplificación: Evitar la necesidad de crear dos nuevos conceptos en Payroll por cada política de Control de Asistencia.
   • Utilización de Bloques Nativos: La incidencia viaja directamente a los bloques nativos preexistentes en Payroll: Ausentismos, Sobretiempos e Incidencias Fechadas.
2. Control de Asistencia como Fuente Maestra
   • Control de Asistencia (Tempo) se establece como la fuente de datos primaria para ausencias y sobretiempos, enviando los datos clasificados a Payroll.
   • Datos Transferidos: Faltas, permisos, horas extras e incidencias fechadas.

II. Configuración y Detalle Técnico de la Exportación

La exportación se configura a nivel de política de asistencia y se basa en un mapeo explícito hacia los tipos de incidencias de Payroll.

1. Configuración por Mapeo Legal
   • Nivel de Configuración: El mapeo se realiza dentro de la configuración de la política de asistencia en Control de Asistencia.
   • Mapeo Obligatorio: La política debe mapearse a un tipo de falta registrado en Payroll, considerando la legislación específica de cada país para asegurar la correcta clasificación.
     • Ejemplo: Un "retardo" en México puede configurarse para exportarse como "ausencia" en Chile, adaptándose al catálogo de faltas de Payroll.
   • Exclusión: El campo de exportación no es obligatorio. Si el mapeo se deja vacío, el proceso de exportación ignora la incidencia sin generar error, ya que no se intenta enviarla a Payroll.
2. Reglas de Exportación de Ausentismos
   • Aprobación Requerida: Toda incidencia de ausentismo debe contar con la bandera de "aprobar para impactar en periodo" para ser considerada en la exportación. Las incidencias sin esta aprobación son automáticamente descartadas.
   • Validación de Duplicidad en Payroll: El sistema de Payroll previene el registro de una falta en una fecha donde ya existe una licencia (o viceversa), simplificando el manejo de incidencias con prioridad en un mismo día.
3. Impacto en la Base de Nómina
   • La nueva funcionalidad simplifica la base de nómina al reducir la cantidad de conceptos intermedios.
   • Mejora en Fórmulas: Esto impacta positivamente la claridad y precisión de fórmulas complejas en Payroll, como el cálculo de "días trabajados total".
   • Cumplimiento Normativo: Es crucial para reportes como el SUA (Sistema Único de Autodeterminación) en México, que requiere detalles precisos de los días de falta directamente en Payroll.

III. Paso a Paso de Configuración de Política (Control de Asistencia)

La configuración se realiza dentro de la administración de políticas en el módulo de Control de Asistencia.

1. Creación/Edición de Política: Acceda a la política de Control de Asistencia que genera la incidencia (ej. Retardo, Marca Faltante).
2. Sección de Exportación: Localice la sección de configuración de exportación o integración con Payroll.
3. Definir Mapeo:
   • Seleccione el tipo de incidencia de Payroll que corresponde al evento de Control de Asistencia.
   • Asegúrese de que el mapeo refleje la clasificación legal requerida para el país de la nómina.
4. Guardar Configuración: Guarde los cambios en la política. La política está ahora lista para que sus incidencias generadas sean exportadas directamente a los bloques nativos de Ausentismos/Sobretiempos de Payroll.

IV. Proceso de Exportación Paso a Paso (Ejecución y Resultados)

Este proceso es la ejecución manual o programada de la transferencia de datos.

1. Inicio del Proceso: Acceda a la funcionalidad de Exportación dentro del módulo de Control de Asistencia.
2. Definición de Alcance: El usuario debe definir los parámetros de la exportación:
   • Grupo de Nómina: Define el subconjunto de colaboradores a procesar.
   • Período: Define el rango de fechas para buscar incidencias.
3. Ejecución de la Exportación: El sistema ejecuta el proceso, aplicando los siguientes filtros:
   • Solo se consideran colaboradores que pertenecen al Grupo de Nómina seleccionado y cuyo evento de horario está dentro del Período especificado.
   • Solo se exportan incidencias que cumplen con la regla de Aprobación Requerida.
4. Generación de Registro: El proceso culmina con la generación de un registro de exportación en Control de Asistencia.
5. Revisión del Resultado: El registro de exportación detalla si cada ausentismo fue creado exitosamente en Payroll o, en caso de fallo, proporciona un mensaje de error.

V. Sincronización Bidireccional

La integración garantiza la coherencia de los datos entre ambos sistemas.

1. Flujo Payroll a Control de Asistencia (Sincronización de Ausencias)
   • Las ausencias (faltas, suspensiones) registradas o exportadas a Payroll se sincronizan de vuelta a Control de Asistencia.
   • Impacto en Calendario: La ausencia se visualiza en el calendario del colaborador en Tempo y bloquea dicho calendario.
2. Eliminación de Registros
   • La eliminación de un registro de ausencia en Payroll también se refleja en Control de Asistencia (con un breve retraso de sincronización), asegurando la unicidad del registro.

VI. Preguntas Frecuentes Técnicas (FAQ)

1. ¿Qué validaciones realiza el sistema para incluir a un colaborador en la exportación?
   
   El sistema exige que el colaborador cumpla con dos condiciones estrictas para ser incluido en la exportación:
   • Debe pertenecer al Grupo de Nómina seleccionado por el usuario.
   • Su evento de horario debe estar contenido dentro del Período de Fechas especificado para la exportación.
     
     
2. ¿Cómo se asegura la clasificación correcta de la incidencia en Payroll si la legislación es diferente por país?
   
   La clasificación se asegura a través del Mapeo Legal configurado en la política de asistencia de Control de Asistencia. Este mapeo es un campo que requiere la selección explícita del tipo de falta de Payroll que corresponde a la incidencia de Tempo, permitiendo adaptar la clasificación (ej. "retardo") a la nomenclatura legal ("ausencia", "suspensión") de cada país.
   
   
3. ¿Cuál es la función de la bandera "aprobar para impactar en periodo" en el proceso de exportación?
   
   Es el control de calidad que valida la incidencia. Si esta bandera no está activa en la incidencia de Control de Asistencia, la exportación ignora el registro. La bandera asegura que solo las incidencias que han pasado un proceso de aprobación se transfieran a Payroll para el cálculo de nómina.