Como enviar incidencias desde Asistencia a Payroll

Este documento explica la nueva integración entre el módulo de Asistencia y Payroll, que simplifica la gestión de ausentismos y sobretiempos.

1. Resumen de la Nueva Integración

La integración permite la exportación directa de políticas de asistencia (como faltas y horas extras) desde Control de Asistencia a los bloques nativos de ausentismos de Payroll. Esto elimina la necesidad de crear múltiples conceptos intermedios en Payroll, simplificando la gestión y asegurando que Control de Asistencia sea la fuente principal de datos para ausencias y sobretiempos.

2. Funcionalidades Clave

• Exportación Directa de Políticas: Las políticas configuradas en Control de Asistencia (ej. retardos, faltas, horas extras) se exportan directamente a Payroll, clasificándose según los tipos de ausentismo existentes.
• Configuración por Legislación: La exportación se adapta a la legislación de cada país, mapeando los tipos de faltas de Control de Asistencia a los de Payroll (ej. un "retardo" en México puede ser una "inhabilitación administrativa" en Perú).
• Sincronización Bidireccional: Las ausencias registradas o exportadas a Payroll se sincronizan de vuelta a Control de Asistencia, mostrándose en el calendario del colaborador y bloqueando el calendario de Tempo. La eliminación de un registro en Payroll también se refleja en Control de Asistencia.
• Simplificación en Payroll: La nueva funcionalidad reduce la complejidad en Payroll al eliminar la creación de múltiples conceptos para manejar incidencias de asistencia, mejorando cálculos como los "días trabajados total".
• Planificación de Sobretiempos: Se implementará la exportación de sobretiempos, que enviará las horas extras a Payroll para su correcto timbrado y detalle (horas dobles o triples).

3. Cómo Funciona la Exportación (Paso a Paso)

1. Configuración de Políticas en Control de Asistencia:
   • Dentro de Control de Asistencia, configure sus políticas de asistencia (ej. "Retardo", "Falta", "Horas Extras").
   • Para cada política, especifique cómo debe mapearse al tipo de ausentismo correspondiente en Payroll, considerando la legislación de su país.
   • Nota: El campo de exportación no es obligatorio; si se deja en blanco, la incidencia no se enviará a Payroll.
2. Proceso de Exportación en la Interfaz de Usuario:
   • Acceda a la funcionalidad de exportación en Control de Asistencia.
   • Seleccione el grupo de nómina y el período para el cual desea realizar la exportación.
   • El sistema solo procesará a las personas dentro del grupo de nómina seleccionado y cuyos eventos de horario estén dentro del rango de fechas especificado.
   • Inicie la exportación.
3. Verificación de Registros:
   • Después de la exportación, se generará un registro que detalla si el ausentismo se creó exitosamente en Payroll o, en caso contrario, por qué falló.

4. Consideraciones Importantes

• Aprobación de Incidencias: La exportación respeta la bandera de "aprobar para impactar en periodo". Si una incidencia no está aprobada, no se exportará a Payroll.
• Manejo de Múltiples Incidencias: En caso de múltiples incidencias en un mismo día (ej. falta y retardo), el sistema podría aplicar una lógica de prioridad para determinar cuál se registra en Payroll.
• Registro de Faltas y Licencias: Payroll no permite registrar faltas en fechas donde ya existe una licencia, lo que simplifica la gestión. Se está trabajando en una funcionalidad para preguntar si se debe eliminar una falta existente al cargar una licencia para evitar duplicidades.

5. Próximas Mejoras (Futuras Actualizaciones)

• Detalles de Exportación: Se liberará una funcionalidad para mostrar con mayor detalle por qué un registro se exportó o no.
• Ajustes en la Interfaz de Exportación: Se mejorará el texto y la selección del período en la interfaz de exportación para que las fechas se establezcan automáticamente.
• Exportación de Sobretiempos: La funcionalidad de exportación de sobretiempos se implementará próximamente.
• Borrado de Exportaciones: Se añadirá una opción para borrar exportaciones desde Control de Asistencia, lo que eliminará el ausentismo en Payroll si ya tiene un ID asociado.
• Vista de Calendario en Payroll: Se propone liberar una vista de calendario en Payroll para mostrar la información de Control de Asistencia.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

• ¿Qué sucede si una incidencia no está aprobada en Control de Asistencia?
  
  Si una incidencia no está aprobada en Control de Asistencia, no se exportará a Payroll. La exportación respeta la bandera de "aprobar para impactar en periodo".
• ¿Cómo se manejan múltiples incidencias en un mismo día?
  
  Se está discutiendo la implementación de una lógica de prioridad o peso entre incidencias (ej. un retardo podría tener más peso que una marca faltante) para determinar cuál se registra en Payroll. Además, Payroll no permite registrar faltas en fechas donde ya existe una licencia.
• ¿La integración afectará el cálculo de "días trabajados total" en Payroll?
  
  Sí, la nueva funcionalidad simplifica la fórmula en conceptos como "días trabajados total" al eliminar la necesidad de crear múltiples conceptos intermedios en Payroll para manejar las incidencias de asistencia.