Guía: Configuración del Flujo Automático de Aprobación de Vacaciones y comprobante de vacaciones

Es posible configurar un flujo automático para la firma de documentos una vez que las vacaciones son aprobadas. El sistema permite automatizar este proceso para que, al finalizar la aprobación de una solicitud de vacaciones, se genere automáticamente el comprobante correspondiente y este sea enviado a un flujo de firma electrónica.

Este proceso requiere una configuración específica que conecta el módulo de solicitudes, el módulo de nómina y las plantillas de documentos.

Paso a Paso para la Automatización del Flujo

Para implementar esta automatización, es necesario seguir una serie de configuraciones clave en el orden específico que se detalla a continuación.

1. Creación del Flujo de Trabajo (Workflow)

• Debe comenzar por crear un flujo de vacaciones o un workflow en el módulo correspondiente, que sería el módulo de solicitudes.
• En esta sección de solicitudes, se debe llevar a cabo la creación del proceso de workflow necesario.

2. Configuración de Plantillas y Firmantes

• Una vez creado el proceso de workflow (Paso 1), debe dirigirse al módulo de nómina.
• Debe ir a las plantillas.
• Dentro de la plantilla, se realiza la configuración del comprobante de vacaciones.
• Considerando que el comprobante ya esté configurado, es necesario seleccionar si tiene flujo de firma. Esto es crucial para determinar quiénes serán los firmantes dentro de este proceso.

3. Configuración en la Empresa (Módulo de Nómina) y Vinculación

• En nómina, donde ya está configurado el proceso de vacaciones, debe ir a cada una de las empresas.
• Al seleccionar una empresa, debe acceder a la sección que se denomina "Workflows".
• Dentro de Workflows, encontrará la opción "crear documento al aprobar Workflow". (Aquí se vincula el flujo del Paso 1) ahí debe dejarlo encendido.
• Busque la sección que se llama "firma digital en vacaciones".
• En esta sección, se debe seleccionar el comprobante que se utilizará. (Aquí se vincula la plantilla configurada en el Paso 2).

Una vez que toda esta configuración esté completada, será posible generar un flujo automático que enviará el comprobante de vacaciones para firma electrónica.

Metáfora para comprender el proceso:

Imagine que está configurando una máquina expendedora personalizada (el flujo automático).

1. Primero, debe construir el mecanismo interno (el workflow en el módulo de solicitudes).
2. Luego, debe decidir qué producto específico se va a dispensar (el comprobante de vacaciones) y quién debe presionar el botón de "confirmar compra" (la selección del flujo de firma y los firmantes).
3. Finalmente, debe conectar ese mecanismo y ese producto a la caja registradora de cada tienda (la configuración en el módulo de nómina/empresas).

Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿En qué módulo se debe iniciar la configuración? El proceso comienza en el módulo de solicitudes. Allí es donde se debe crear el flujo de trabajo (workflow) inicial que gestionará las aprobaciones de las vacaciones antes de que se genere el documento.

2. ¿Es obligatorio configurar algo en el módulo de nómina? Sí, es el paso crucial de vinculación (Paso 3). Debe ir al módulo de nómina y, dentro de la configuración de cada empresa, activar la opción de "crear documento al aprobar Workflow" y seleccionar el comprobante en la sección "firma digital en vacaciones".

3. ¿Cómo sabe el sistema quién debe firmar el comprobante de vacaciones? Esto se define en el Paso 2, dentro de la configuración de "Plantillas". Al editar la plantilla del comprobante de vacaciones, debe seleccionar la opción que indica si este "tiene flujo de firma" y, a continuación, configurar quiénes son los firmantes designados para ese documento.