Cómo usar el panel de Calibración

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Cómo usar el panel de Calibración

El panel de Calibración es la interfaz diseñada para que los líderes y comités de calibración puedan revisar, ajustar y alinear los resultados de desempeño de los colaboradores. Su objetivo es asegurar que las evaluaciones sean justas, consistentes y objetivas en toda la organización.

Esta guía te mostrará cómo navegar por las vistas de calibración y utilizar las herramientas disponibles, ya sea en el modo de "Calibración Rápida" o en el "Panel Individual Detallado".

1. Acceso a la Etapa de Calibración

Para comenzar a calibrar, primero debes ingresar a la etapa correspondiente:

Desde el Home de Rankmi, ingresa al proceso de Desempeño que te corresponde gestionar.
En la barra de navegación del proceso, selecciona la etapa de Calibración

2. La Vista Principal del Calibrador

Al ingresar a la etapa, lo primero que verás es una vista general o "dashboard" que resume el estado de los grupos que tienes asignados para calibrar.

Esta vista principal contiene:

Indicadores de Avance Global: Un resumen rápido que muestra cuántas personas has Aceptado (revisado sin cambiar la nota), Calibrado (revisado con cambios en la nota) o cuántas tienes Pendientes.
Tabla de Grupos: Un listado de los grupos que debes calibrar, con el total de colaboradores en cada uno y un gráfico de avance.

Para comenzar a trabajar, haz clic en el botón Ingresar del grupo que deseas revisar.

3. La Vista de Grupo: Herramientas de Análisis

Al ingresar a un grupo, accederás a la vista detallada donde podrás analizar a los colaboradores y realizar los ajustes. Esta pantalla te ofrece varias herramientas:

Filtros (por Grupo y Avanzados): Puedes navegar entre los diferentes grupos que tienes asignados o usar el Filtro Avanzado para buscar colaboradores por opcionales, área, resultados de dominio o estado de calibración.
Gráfico de Distribución y/o matriz: Un gráfico (generalmente de barras o campana) que muestra cómo se distribuyen los resultados actuales de los miembros del grupo. Frecuentemente incluye una "curva esperada" para guiar la calibración y un "Delta" que muestra la diferencia entre lo esperado y lo real.También es posible encender diferentes tipos de matrices.
Tabla de Colaboradores: El listado de las personas del grupo con sus resultados actuales.(Calibrados).

Acciones en la Tabla de Colaboradores

En la tabla de colaboradores, encontrarás varias acciones rápidas:

Ocultar personas : Te permite quitar temporalmente a un colaborador de la vista para enfocarte en el resto del grupo. Selecciona una persona y , luego, en el menú inferior selecciona "Ocutar/Mostrar".
Ver preguntas dependientes (icono de nube): Si está configurado, te permite ver las respuestas a preguntas específicas de la evaluación.
Descargar reporte del grupo (botón "Descargar reporte"): Genera un reporte en formato Excel que detalla los resultados originales (antes de calibrar) y los resultados calibrados (después de ajustar) para todos los miembros del grupo, incluyendo los comentarios de calibración.

Botón “Finalizar” para el Calibrador

El botón “Finalizar”, ubicado en la esquina superior derecha de la vista del grupo a calibrar, permite que el calibrador cierre la calibración del grupo.

Al hacerlo:

Las personas no calibradas quedarán automáticamente con el estado “Aceptadas”.
Las personas calibradas conservarán su nota ajustada y pasarán al estado “Calibrado”.

Una vez finalizada la calibración, el calibrador ya no podrá realizar modificaciones en las notas de los participantes de ese grupo.

El botón "Finalizar calibración" puede estar bloqueado por los siguientes motivos:

1. Existen personas sin sus resultados para que sean "Aceptados".

2. El grupo ya fue Finalizado.

4. Los Dos Modos de Calibración

El Administrador del proceso define el modo de calibración para toda la etapa. La acción principal se realiza con el botón Calibrar (generalmente de color azul) en la fila de cada colaborador, pero lo que sucede al hacer clic depende del modo configurado.

El administrador habilita o deshabilita este modo desde la configuración de la etapa de calibración, en la sección "Configuración tabla calibrados".

Modo 1: Calibración Rápida (Recomendado para ajustes de promedios)

Si la "Calibración Rápida" está habilitada, al hacer clic en Calibrar:

Se abrirá una mini ventana emergente.
En esta ventana, podrás ajustar el resultado (la puntuación o promedio) del colaborador.
Podrás escribir el comentario de calibración que justifica el cambio.

Este modo es ágil y se centra únicamente en el ajuste del resultado final.

Modo 2: Calibración Detallada (El Panel Individual)

Si la "Calibración Rápida" está deshabilitada, al hacer clic en Calibrar se abrirá el Panel Individual de Calibración.

Este panel es una vista integral que te ofrece múltiples secciones con información de contexto para tomar una decisión más informada.

Secciones del Panel Individual de Calibración

A continuación, se detallan las secciones que puedes encontrar en este panel (siempre y cuando el Administrador las haya habilitado).

a. Sección de Ajuste de Resultados (Sección Principal)

Esta es la primera sección que verás por defecto al abrir el panel individual y es el lugar principal donde realizas la calibración. Aquí podrás:

Visualizar los resultados y promedios originales del colaborador.
Modificar la puntuación o resultado final.
Escribir el comentario de calibración que explica el motivo del ajuste.

b. Sección de Información del Colaborador

Te proporciona contexto clave sobre el colaborador, extraído directamente del Master de Personas y del proceso.

Datos personales: Correo, género, edad.
Datos laborales: Cargo, área, años de servicio.
Otros datos (Opcionales): Información adicional específica del proceso (ej. "Nacionalidad", "Sede") configurada por el administrador.

Cómo Habilitar esta Sección: El administrador debe ir a Configuración > Etapas secundarias > Etapa de calibración > Secciones del panel individual de calibración y activar la opción "Habilitar sección de información personal del colaborador".

Configuración de Opcionales: Los campos que aparecen en "Otros datos" se gestionan desde Configuración > Herramientas y gestión > Configuración de Opcionales, donde el administrador puede definir su orden y visibilidad.

c. Formulario para el Calibrador

Esta sección te presenta preguntas estructuradas que debes responder como parte de la calibración. Su objetivo es registrar información estratégica sobre el colaborador (ej. "Riesgo de Fuga: Alto, Medio, Bajo", "Talento a mantener, mover o revisar").

Tipos de Preguntas: Pueden ser de texto abierto o de selección simple.
Confidencialidad: Las respuestas que ingreses aquí son confidenciales y su visibilidad en los reportes es controlada por el Administrador según el rol (ej. solo otros Administradores pueden verlas).

Cómo Habilitar y Cargar el Formulario:

Activación: El administrador debe ir a Configuración > Etapas secundarias > Etapa de calibración > Secciones del panel individual... y activar "Habilitar formulario personalizado para el calibrador".
Carga (vía Excel):
- Al hacer clic en "Configurar" en esa misma opción, se abre un modal.
- Descargar Plantilla: El administrador descarga la plantilla Excel.
- Completar Plantilla: El archivo Excel tiene varias columnas:
  - title: título de la pregunta o título de la opción para la pregunta.
  - code: Es el código de la pregunta. Si es de tipo selector o dropdown, éste código se deberá copiar a sus respuestas posibles. Si la pregunta es de tipo texto o text, no se deben agregar respuestas ya que es un texto abierto y no necesita respuestas posibles u opciones.
  - type: Si la pregunta es de tipo selector (simple_select) o texto (text).Las respuestas a una pregunta de tipo simple_select no deberán tener type, deben ir vacías.
  - answer_code:Es el código de cada respuesta para la pregunta de tipo selector, ejemplo :
    ¿ Cuál fue el rendimiento de la persona durante el año?
    Malo (answer_code = 1),
    Bueno(answer_code = 2),
    Excelente (answer_code = 3).
    En el caso de que existan otras preguntas de tipo selector con otras respuestas, éstas respuestas deberán tener su propio answer_code único, NO SE DEBEN REPETIR LOS MISMOS ANSWER_CODE para otras respuestas.
    Nota: La pregunta en sí no debe llevar un answer_code, debe quedar vacía.
  - description: permite escribir una descripción para la pregunta y sus opciones. Éstas descripciones aparecerán como tooltip cuando el calibrador pase el puntero del mouse en cada una de las opciones o título de la pregunta.
  - required_to_calibrate: Se indica con una x minuscula si la pregunta es requerida para realizar la modificación de los resultados por parte del calibrador. Sólo aplica para la pregunta, no sus opciones.
- Idiomas : La plantilla también incluye hojas para traducciones (ej. en, pt). En la hoja del idioma inglés,y en las hojas de los demás idiomas, por ejemplo, sólo se necesitarán las siguientes columnas: title,code,answer_code y description. Las demás columnas no se necesitan ya que la primera hoja del idioma español tiene lo necesario para la carga. los valores de la columna "code" y los valores de la columna "answer_code" se mantienen respecto a la primera hoja "es".
  
  Roles: Hay una hoja llamada roles donde el administrador marca con una "x" qué roles (superadmin, admin, manager, etc.) podrán ver las respuestas a cada pregunta en los reportes.
- Como se puede apreciar en la anterior imágen , la columna code debe contener el código de la pregunta, luego de ésta columna, vienen columnas cuya cabecera tiene el nombre de cada rol en la plataforma, si se quiere asignar para el rol superadmin la pregunta 1 y 2 para que pueda ver las respuestas del calibrador sobre las mismas, entonces se debe colocar una x , y asi de la misma manera con los demás roles.
- - listado de roles válidos:
  - - superadmin
    - admin
    - manager
    - evaluator
    - collaborator
    - validator
    - coordinator
- Subir Archivo: El administrador guarda el Excel y lo sube usando el botón "Buscar archivo" en el modal de configuración.
  Se abrirá el explorador de archivos y se deberá seleccionar el archivo excel a cargar, cuando se seleccione, el modal se deberá visualizar de la siguiente manera con el archivo seleccionado:
  
  Luego, el administrador deberá hacer click en el botón "Subir archivo" y el modal deberá mostrar el siguiente mensaje en donde le dice al usuario que la carga se está llevando a cabo en el centro de importación:
  
  Luego de completada la carga, en el modal se deberán visualizar las preguntas cargadas en la plataforma de la siguiente manera:

d. Sección Árbol de Sucesión

Te permite gestionar el plan de sucesión del colaborador directamente durante la calibración.

Cómo Habilitar esta Sección: El administrador debe ir a Configuración > Etapas secundarias > Etapa de calibración > Secciones del panel individual... y activar "Habilitar árbol de sucesión".

Configuración de la Sección: Al hacer clic en el botón "Configurar" de esta opción, el administrador puede definir:

Sincronizar proyección y sucesión: Si se activa, al asignar a 'Juan' como sucesor de 'Pedro', 'Pedro' se asigna automáticamente como proyección de 'Juan'.
Opciones para la disponibilidad: Se crean las etiquetas de tiempo que usará el calibrador (ej. "Listo ahora", "En 1-2 años", "En 3-5 años").

Cómo Usar la Sección: El calibrador puede definir:

Cargos Sucedidos (Sucesores): Personas que podrían reemplazar al colaborador que estás calibrando.
- Sucesor Interno: Al hacer clic en "+Añadir", puedes buscar y seleccionar a otro colaborador de la empresa (del Master de Personas) y asignarle una disponibilidad.
- Sucesor Externo: Puedes registrar manualmente los datos de un candidato externo (nombre, cargo, empresa, correo, género, disponibilidad).
Cargos que se Proyecta: Roles o posiciones futuras a las que este colaborador podría moverse.

Carga Masiva de Sucesión: El administrador puede cargar esta información masivamente desde
Monitoreo > Calibración > Grupos > Acciones > Descargar árbol de sucesión.

La plantilla Excel requiere:

identifier: id del calibrado al cual se le asociará un id del colaborador que tiene el cargo sucedido o proyectado.
associated_identifier: id del colaborador que contiene el cargo sucedido o proyectado para el calibrado.
association_type: Se debe colocar "succession" si se está añadiendo un cargo sucedido o "projection" si se está añadiendo un cargo proyectado.
availability: Se debe colocar la disponibilidad del cargo sucedido o proyectado según el número de opción, ejemplo: Si el administrador del proceso ha configurado solo 3 opciones de disponibilidad: 1 Año, 2 Años y 3 años y quiere colocar para el cargo sucedido la opción de "2 Años" deberá colocar el número 2 porque corresponde a la segunda opción del selector de disponibilidad.
user_position_token: Permite colocar el token de un cargo cualquiera para forzar que el calibrado tenga otro cargo que no es el actual. (No es obligatorio que esta columna esté en la carga).
associated_position_token: Permite colocar el token de un cargo cualquiera para forzar que el calibrado tenga otro cargo que no es el actual. (No es obligatorio que ésta columna esté en la carga)

e. Sección de Planes de Acción

Esta sección te permite conectar la calibración directamente con el desarrollo del colaborador.

Cómo Usar la Sección:

Visualizar planes existentes: Ver los planes de acción que el colaborador ya tiene asignados (en modo de solo lectura).
Crear un nuevo plan de acción: Hacer clic en "Crear plan de acción" para abrir el formulario y asignar nuevas tareas, definir un responsable y establecer fechas de revisión basadas en el resultado de la calibración. Los campos disponibles en este formulario dependen de la configuración de Planes de Acción del proceso.

f. Sección Notas

Un espacio simple para que, como calibrador, dejes tus propios apuntes.

Cómo Habilitar esta Sección:

El administrador debe ir a Configuración > Etapas secundarias > Etapa de calibración > Secciones del panel individual... y activar "Habilitar sección de notas".
Además, se debe verificar la configuración del reporte individual del rol Calibrador y asegurar que la opción "Habilitar creación de notas privadas" esté encendida.

Cómo Usar la Sección:

Privacidad: Las notas que escribes aquí son privadas.
Visibilidad: Solo tú podrás verlas más tarde en el reporte individual del colaborador, en una sección separada llamada "Notas privadas".

g. Sección Historial de Calibración

Ofrece una trazabilidad completa de los ajustes realizados sobre ese colaborador.

Cómo Usar la Sección: Verás un registro cronológico de:

El estado (Aceptado o Calibrado).
La fecha del cambio.
El usuario que realizó el cambio.
El comentario que dejó al calibrar.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre la "Calibración Rápida" y el "Panel Individual" de calibración? R: El modo de calibración lo define el Administrador. Si la "Calibración Rápida" está habilitada, al hacer clic en "Calibrar", se abrirá una mini ventana emergente solo para ajustar el resultado y dejar un comentario. Si está deshabilitada, al hacer clic en "Calibrar" se accederá al "Panel Individual" completo, que incluye la sección principal para ajustar resultados y secciones adicionales como el Árbol de Sucesión, Planes de Acción y Formularios.

P: ¿Quién puede ver las "Notas" que escribo en el panel de calibración? R: Las notas creadas en esta sección son privadas. Solo el calibrador que las escribió podrá verlas más tarde en el reporte individual del colaborador, dentro de la sección de "Notas privadas".

P: ¿El calibrador puede ver los planes de acción que el colaborador ya tenía antes de la calibración? R: Sí. La sección de Planes de Acción permite al calibrador visualizar los planes de acción existentes del colaborador (aunque no puede editarlos) y también le permite crear nuevos planes de acción durante la sesión de calibración.

P: Si agrego un "Sucesor Externo" en el Árbol de Sucesión, ¿se crea un usuario en la plataforma? R: No. Al agregar un sucesor externo, el sistema solo almacena sus datos (nombre, cargo, empresa, correo) a modo de registro dentro del plan de sucesión del calibrado. No se crea un perfil de usuario en el Master de Personas.

P: ¿ Es posible reabrir un grupo de calibración? R: Si, existe una opción en el Monitoreo de Calibración en la pestaña de "Grupos" dentro del botón "Acciones" donde puedes reabrir el grupo seleccionado.

P: ¿ Es posible calibrar luego de que al colaborador le finalizaron su feedback? R: Si, el calibrador puede seguir calibrando aún si al colaborador le han dado feedback y éste ha finalizado.