Cómo configurar la Etapa de Calibración
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    • Cómo configurar la Etapa de Calibración

    La Etapa de Calibración es un componente crucial del proceso de Desempeño que te permite revisar, ajustar y asegurar la consistencia y equidad de las evaluaciones en toda la organización.

    Configurar esta etapa implica definir quién calibra, a quién se calibra y cómo se agrupan estos participantes. Esta guía te mostrará cómo activar la calibración y cómo estructurar tus grupos, ya sea de forma manual (masiva) o dinámica (basada en áreas).

    Paso 1: Activar la Etapa de Calibración y su Monitoreo

    Antes de crear grupos, debes asegurarte de que la etapa esté activa en tu proceso de Desempeño.

    1. Activar la Etapa:
      • Ve a Configuración > Etapas secundarias dentro de tu proceso.
      • Busca y haz clic en Etapa de calibración.
      • Activa el interruptor principal para habilitar la etapa.
      • Guarda los cambios.




    2. Activar el Monitoreo:
      • En la misma sección de Etapas secundarias, haz clic en Configuración monitoreo.
      • Activa el interruptor correspondiente al monitoreo de Calibración.

    Paso 2: Crear y Cargar los Grupos de Calibración

    El monitoreo de calibración es el centro de mando para toda la configuración. Desde aquí podrás crear tus grupos usando dos métodos diferentes: una carga masiva estándar o una carga dinámica basada en las áreas del proceso.

    La ruta para todas las cargas es: Monitoreo > Calibración > Grupos.

    Método A: Carga Masiva de Grupos Estándar (Plantilla Principal)

    Este método te permite definir manualmente la estructura completa (grupos, calibradores y calibrados) usando un único archivo Excel. Es ideal para estructuras de calibración personalizadas que no coinciden exactamente con el organigrama.

    1. Ve a Monitoreo > Calibración > Grupos.
    2. Haz clic en el botón Acciones y selecciona Descargar plantilla vacía.




    3. Abre el archivo Excel. Verás varias pestañas. Debes completar las tres principales:
      • Hoja groups: Define los grupos de calibración.
        • name: El nombre del grupo (ej: "Gerencia Comercial").
        • group_code: Un código único para el grupo. (Recomendación: group_nombredelgrupo_numerodelproceso, ej: group_gciacomercial_123).
        • parent_group_code: Opcional. Si este grupo depende de otro, pon el group_code del grupo padre aquí.

      • Hoja calibrators: Define quiénes calibrarán.
        • identifier: El ID (identifier) del usuario que será calibrador.
        • group_code: El group_code (de la hoja groups) del grupo que este usuario calibrará.


      • Hoja calibrated: Define quiénes serán calibrados.
        • identifier: El ID (identifier) del colaborador que será calibrado.
        • group_code: El group_code del grupo al que pertenece este colaborador.


    4. Guarda el archivo Excel.
    5. Regresa a Monitoreo > Calibración > Grupos, haz clic en Acciones y selecciona Cargar grupos/calibradores/calibrados.


    6. Sube tu archivo. La carga se procesará en el Centro de Importación y verás los nuevos grupos reflejados en las pestañas Grupos, Calibradores y Calibrados del monitoreo.



    Consideraciones importantes:

    • Antes de cargar el archivo excel, debes tener habilitada la calibración.
    • Un calibrador puede estar en más de un grupo.
    • Un calibrado puede estar en más de un grupo.

    Método B: Carga Masiva de Grupos Basados en Áreas (Dinámicos)

    Este método te permite crear grupos de calibración dinámicos que se sincronizan automáticamente con las áreas de tu proceso. Si un colaborador cambia de área en el Master de Personas, también cambiará de grupo de calibración.

    1. Ve a Monitoreo > Calibración > Grupos.
    2. Haz clic en Acciones y selecciona Cargar grupos basados en áreas.

    3. Descarga la plantilla específica para esta carga.
    4. Completa el archivo Excel con la siguiente estructura:
      • identifier: El ID (identifier) del usuario que será el calibrador de ese grupo/área. (Puedes dejarlo en blanco y asignarlo después).
      • area_code: El código del área del proceso que quieres convertir en un grupo de calibración.
      • include_children: Marca con una 'x' (minúscula) si quieres que los colaboradores de las sub-áreas también sean incluidos en este grupo. Déjalo vacío para incluir solo a los miembros del área principal.

    5. Sube el archivo en el mismo modal. La carga se procesará en el Centro de Importación.

      Notas: Si existe más de un calibrador en un grupo basado en área, simplemente repite el area_code. Puedes cargar un grupo basado en área sin tener al calibrador asignado.

    Características de los Grupos Basados en Áreas

    • Nombre no editable: El nombre del grupo será el mismo que el del área y no se puede modificar desde el monitoreo de calibración.
    • Gestión mixta: Aunque los miembros del área se agregan dinámicamente, puedes añadir calibradores o calibrados adicionales manualmente a este grupo usando el Método A (Carga Masiva Estándar o por front).
    • Sincronización: Si un colaborador cambia a un área que tiene un grupo de calibración asociado, será agregado automáticamente. Si el grupo para su nueva área no existe, el colaborador permanecerá en su grupo original.
    • Grupo "Rezagados" (Lagging): Si un área es eliminada o un colaborador es movido a un área sin grupo, y ya había sido calibrado, será movido al grupo por defecto "Rezagados" para conservar su historial.
    •  Puedes eliminar a un calibrado perteneciente a un grupo basado en área sin que éste sea eliminado de su propia área. Si deseas agregarlo nuevamente, lo puedes hacer a través del excel de carga o a través del botón "Agregar calibrados del grupo"

    Paso 3: Gestionar Grupos y Calibradores Existentes

    Puedes eliminar calibradores o grupos completos, ya sea uno por uno desde la interfaz o de forma masiva.

    Cómo Eliminar Calibradores de un Grupo

    Opción 1: Individual (desde la Interfaz)

    1. Ve a Monitoreo > Calibración > Grupos.
    2. Busca el grupo que deseas modificar y haz clic en el menú de Acciones (...) de la derecha.
    3. Selecciona Editar grupo.
    4. En la lista de calibradores, haz clic en la 'x' junto al nombre del calibrador que deseas quitar.

    Opción 2: Masiva (con Excel)

    Este método elimina la asignación del calibrador a un grupo, no elimina al usuario.

    1. Ve a Monitoreo > Calibración > Grupos.
    2. Haz clic en Acciones > Descargar plantilla vacía.
    3. Abre el archivo y ve a la hoja calibrators.
    4. Ingresa el identifier del calibrador y el group_code del grupo del cual deseas desvincularlo.
    5. Guarda el archivo.
    6. Regresa a Monitoreo > Calibración > Grupos, haz clic en Acciones y selecciona Cargar archivo para eliminar grupos.
    7. Sube tu archivo. La eliminación se procesará en el Centro de Importación.

    Cómo Eliminar Grupos de Calibración

    Opción 1: Individual (desde la Interfaz)

    1. Ve a Monitoreo > Calibración > Grupos.
    2. Busca el grupo que deseas eliminar y haz clic en el menú de Acciones (...).
    3. Selecciona Eliminar grupo.
    4. Un modal te pedirá confirmar la acción e te preguntará si también deseas eliminar los grupos hijos (si los tuviera).

    Opción 2: Masiva (con Excel)

    1. Ve a Monitoreo > Calibración > Grupos.
    2. Haz clic en Acciones > Descargar plantilla vacía.
    3. Abre el archivo y ve a la hoja groups.
    4. En la columna group_code, ingresa los códigos de todos los grupos que deseas eliminar.
    5. Guarda el archivo.
    6. Regresa a Monitoreo > Calibración > Grupos, haz clic en Acciones y selecciona Cargar archivo para eliminar grupos.
    7. Sube tu archivo. Los grupos serán eliminados.

    Cuando termine la carga, los grupos ya no deberán aparecer en el Monitoreo de grupos de calibración. Aquellas personas que tenian el estado de aceptado o calibrado y ya no están en un grupo, automáticamente se les asignará el grupo llamado "Lagging".

    Si necesitas eliminar a los calibrados del grupo "Lagging" necesitarás reiniciar su calibración a través del monitoreo de calibrados y, luego, cuando tengan el estado "No calibrado" deberás borrarlo del grupo "Lagging".

    Paso 4: Configurar Acceso de Visualización para Managers

    Por defecto, los Managers (no administradores) pueden tener acceso al monitoreo, pero no verán ningún dato de grupos o calibrados. Debes asignarles permiso de visualización explícitamente a grupos específicos.

    Nota: Este rol es solo de visualización. Un manager no puede crear, editar ni eliminar grupos o calibradores.

    1. Ve a Monitoreo > Calibración > Grupos.
    2. Haz clic en Acciones > Descargar plantilla vacía.
    3. Abre el archivo y ve a la hoja managers.
    4. Completa las columnas:
      • identifier: El ID (identifier) del Manager que obtendrá la vista.
      • group_code: El group_code del grupo específico que este manager podrá monitorear.

    5. Si un manager necesita ver múltiples grupos, agrega una fila por cada grupo, repitiendo su identifier.
    6. Guarda el archivo.
    7. Regresa a Monitoreo > Calibración > Grupos, haz clic en Acciones y selecciona Cargar grupos/calibradores/calibrados.

    8. Sube tu archivo. La próxima vez que el manager ingrese, podrá ver los datos de los grupos asignados.

    Preguntas Frecuentes (FAQ)

    P: ¿Cuál es la diferencia entre un "grupo de calibración" estándar y un "grupo basado en áreas"? R: Un grupo estándar es estático; tú defines manualmente quiénes son los miembros (calibrados) mediante la carga de Excel. Un "grupo basado en áreas" es dinámico; se sincroniza automáticamente con las áreas del proceso. Si un colaborador cambia de área en el Master de Personas, también cambiará de grupo de calibración automáticamente.

    P: ¿Qué es el grupo "Lagging" (Rezagados)? R: Es un grupo por defecto que crea el sistema. Si eliminas un grupo de calibración, todos los calibrados que pertenecían a él y que ya habían sido calibrados o aceptados son movidos automáticamente al grupo "Lagging" para que no se pierda su información.

    P: ¿Qué pasa si un colaborador cambia de área (en un grupo dinámico)? R: Si el grupo de calibración basado en área para su nueva área ya existe, el colaborador será movido automáticamente. Si el grupo para su nueva área no existe, el colaborador no se cambiará de grupo y permanecerá en el grupo de calibración original.

    P: Un manager puede ver el monitoreo, pero ¿puede crear, editar o eliminar grupos y calibradores? 

    R: No. Por el momento, el rol de manager solo tiene permisos de visualización sobre los grupos que el administrador le asigne. No puede crear, eliminar ni modificar la estructura de calibración.

    P: ¿Puedo hacer que un calibrador ya no pueda calibrar y solo tenga acceso a visualizar la matriz? ¿Existe un modo lectura para el calibrador? R: Sí, existe un modo lectura para los calibradores. Para configurarlo, debes realizar una nueva carga del archivo Excel de calibración, agregando una columna llamada "read_only" en la hoja “calibrators”. Luego, marca con una “x” en minúscula en dicha columna a cada calibrador que desees que tenga solo acceso de lectura a la matriz, sin posibilidad de modificar resultados.


    P: ¿Cuánto tarda en visualizarse en Calibración los resultados provenientes de una carga masiva o de la finalización de una evaluación? R: Los resultados deberían reflejarse casi de forma inmediata en la tabla de calibrados una vez que se realiza la carga masiva o se finaliza la evaluación. Si después de realizar alguno de estos procesos los resultados no aparecen en la tabla, te recomendamos contactar al equipo de soporte de Rankmi para revisar la situación.

    P: ¿Para qué sirven los formularios de sustento asociados a un Dominio? R: Permiten que una pregunta de tipo texto aparezca debajo de la evaluación de competencias. En calibración aparece la respuesta a esa pregunta, mostrándola en cada resultado como un tooltip.