Cómo gestionar las evaluaciones de los colaboradores

Audiencia: Administradores de Procesos, Administradores Generales.

Una vez que un proceso de desempeño está en marcha, es común que surjan situaciones que requieran ajustes administrativos. Esta guía te enseñará cómo gestionar las evaluaciones activas, incluyendo la edición de la estructura (dominios, competencias), la eliminación de evaluaciones específicas y el cambio de evaluadores asignados.

1. Editar Dominios, Competencias o Conductas

Es posible que necesites ajustar el nombre o la descripción de algún ítem evaluativo (dominio, competencia o conducta) después de que el proceso haya comenzado.

Puedes hacerlo de dos formas:

Edición Manual (Uno por Uno)

Dentro del proceso, dirígete a Configuración > General > Competencias.
Aquí verás la lista de dominios del proceso.
- Para editar un Dominio: Haz clic en el ícono de lápiz en la columna "Acciones" del dominio que deseas cambiar. Se abrirá un modal donde podrás editar el nombre y la descripción en sus diferentes idiomas.
- Para editar una Competencia: Haz clic en el ícono "+" a la izquierda del nombre del dominio para desplegar sus competencias. Busca la competencia y haz clic en el ícono de lápiz en sus "Acciones". Podrás editar el nombre, la descripción y las etiquetas (si aplica).
- Para editar una Conducta: Expande un dominio y luego haz clic en el ícono "+" de una competencia para desplegar sus conductas. Haz clic en el ícono de lápiz para editar su nombre y descripción.

Nota: En un proceso en curso y con resultados, el sistema bloquea cambios estructurales mayores. No podrás cambiar el tipo de evaluación (ej. Likert) de una competencia ni moverla a un dominio diferente si el proceso ya tiene resultados.

Edición Masiva (vía Carga Masiva)

También puedes cambiar los nombres y descripciones de forma masiva usando una plantilla de Excel.

Ve a Configuración > General > Competencias.
Haz clic en el botón Acciones (arriba a la derecha) y selecciona Descargar competencias.
Abre el archivo Excel, realiza las modificaciones en los nombres o descripciones y guarda los cambios.
Vuelve a la misma pantalla, haz clic en Acciones > Cargar competencias y sube el archivo modificado.

¡Importante! Al editar competencias en múltiples idiomas
La plantilla que descargas desde Configuración > General > Competencias > Acciones > Descargar competencias solo incluirá los textos (nombres y descripciones) en el idioma que estés usando en la plataforma en ese momento.
Si el proceso maneja varios idiomas y necesitas editar todos los textos sin perder las traducciones existentes, la forma correcta de hacerlo es:
Ir al Centro de Importaciones.
Buscar la carga original con la que se subieron las competencias con éxito.
Descargar el archivo Excel original desde allí, ya que ese archivo sí contiene las columnas para todos los idiomas configurados.

2. Eliminar Evaluaciones Individuales

Puedes necesitar eliminar una evaluación específica si, por ejemplo, el evaluador fue asignado incorrectamente, la relación ya no existe (el evaluador o evaluado dejó la empresa) o la categoría es incorrecta.

¡Advertencia! ¿Eliminar la Evaluación o solo Desasignar al Evaluador?
Antes de continuar, es crucial entender las dos opciones que ofrece la plataforma:
Eliminar evaluador y sus resultados asociados: Esta acción borra permanentemente la evaluación y todas las respuestas asociadas a ella. La evaluación desaparece.
Eliminar evaluador y conservar sus resultados asociados: Esta acción solo "desvincula" al evaluador de la evaluación. La evaluación (con sus respuestas, si las hubo) se mantiene en el sistema, pero sin un evaluador asignado.
Asegúrate de seleccionar la opción correcta según tu objetivo.

Tienes tres formas de eliminar una evaluación:

Forma 1: Desde el Perfil del Participante

Ve a la sección de Participantes en el menú principal del proceso.
Busca al colaborador evaluado y haz clic en Acciones (tres puntos) > Editar usuario.
Dentro del perfil, ve a la pestaña Evaluaciones y busca la sub-pestaña Evaluado por.
Identifica la evaluación que deseas eliminar y haz clic en Acciones > Eliminar evaluación.
Selecciona cuidadosamente si deseas "Eliminar la evaluación y sus resultados" o "Eliminar solo al evaluador (Mantener resultados)".

Forma 2: Desde el Monitoreo de Evaluaciones

Ve a Monitoreo en el menú principal del proceso.
Entra en la pestaña Evaluaciones y luego a Evaluaciones nuevamente.
Usando los filtros, busca y selecciona (con la casilla de verificación) la o las evaluaciones que deseas eliminar.
Haz clic en el botón Acciones (arriba del listado) y selecciona Eliminar evaluaciones.
Nuevamente, podrás elegir si deseas conservar los resultados o eliminarlos por completo.

Forma 3: Mediante Carga Masiva

Ve a Cargas Masivas en el menú superior.
Busca la sección Evaluaciones y la opción Eliminar evaluaciones específicas. Haz clic en Cargar.
Descarga la plantilla.
Completa las columnas:
- collaborator_id: Identificador del evaluado.
- evaluator_id: Identificador del evaluador cuya evaluación quieres borrar.
- keep_results: Escribe una "x" (minúscula) si deseas conservar los resultados (solo se eliminará el evaluador). Déjala en blanco si quieres eliminar la evaluación y sus resultados.
Sube el archivo guardado.

3. Cambiar un Evaluador Asignado

Puedes necesitar cambiar un evaluador si fue asignado por error o si la estructura del equipo cambió (por ejemplo, un colaborador tiene una nueva jefatura).

¡Advertencia Fundamental! Cambiar un Evaluador NO Resetea la Evaluación
Antes de realizar un cambio de evaluador, es vital que comprendas lo siguiente:
El cambio solo reasigna la tarea: La plataforma moverá la evaluación (junto con todas las respuestas y el estado guardado por el evaluador original) al nuevo evaluador.
Los resultados se conservan: Si el evaluador original ya había respondido, el nuevo evaluador verá esas respuestas.
¿Qué hago si necesito que el nuevo evaluador responda desde cero?
El cambio de evaluador es solo el Paso 1. Inmediatamente después de cambiarlo, debes ir al Monitoreo y resetear esa evaluación específica para que el nuevo evaluador pueda ingresar sus propias respuestas.

Existen tres formas de realizar el cambio:

Forma 1: Desde el Perfil del Participante

Ve a Participantes, busca al colaborador evaluado y haz clic en Acciones > Editar usuario.
Ve a la pestaña Evaluaciones y la sub-pestaña Evaluado por.
Busca al evaluador que quieres cambiar y haz clic en Acciones > Cambiar evaluador.
Se abrirá un modal. Busca y selecciona al nuevo evaluador (debe ser un participante del proceso).
Haz clic en Cambiar evaluador.

Forma 2: Desde el Monitoreo de Evaluadores

Este método es útil si quieres reemplazar a un evaluador en todas las evaluaciones que tiene asignadas.

Ve a Monitoreo y selecciona la pestaña Evaluadores.
Busca al evaluador que deseas reemplazar (el evaluador original).
Haz clic en Acciones (tres puntos) > Reemplazar evaluador.
En Reemplazar por, busca y selecciona al nuevo evaluador. Haz clic en Continuar.
Revisa la lista de colaboradores que se verán afectados por este cambio masivo. Si hay alguno al que no quieres cambiarle el evaluador, elimínalo de esta lista con el botón "-".
Haz clic en Confirmar.

Forma 3: Mediante Carga Masiva (Actualizar Evaluadores)

Ve a Cargas Masivas.
En la sección Participantes, busca Actualizar Evaluadores y haz clic en Cargar.
Descarga la plantilla.
Completa las columnas:
- identifier: Identificador único del evaluado.
- old_evaluator: Identificador único del evaluador antiguo que deseas cambiar.
- new_evaluator: Identificador único del evaluador nuevo que lo reemplazará.
Carga el archivo completado.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: Si edito el nombre de una competencia, ¿qué ven los usuarios que ya respondieron la evaluación? R: Verán el nuevo nombre de la competencia. Es importante tener esto en cuenta, ya que un cambio de texto podría afectar la validez o el contexto de una respuesta que ya fue guardada por el evaluador.

P: Eliminé una evaluación usando la opción "Eliminar la evaluación y sus resultados" por error. ¿Puedo recuperarla? R: No. Esta acción es permanente y borra todos los datos asociados a esa evaluación. Si no estás seguro, te recomendamos usar siempre la opción de "Eliminar solo al evaluador (Mantener resultados)", que solo desasigna la evaluación pero no borra los datos.

P: ¿Puedo reemplazar un evaluador por un usuario que no está participando en este proceso de desempeño? R: No. Al usar la función de "Cambiar evaluador" (ya sea de forma individual o masiva), la plataforma solo te permitirá seleccionar usuarios que ya estén definidos como participantes dentro de este proceso.