Guía de Implementación y Uso de la reliquidación en Payroll

1. Propósito y Alcance

La Reliquidación es un proceso de nómina excepcional que se utiliza para aplicar un monto (como un bono o gratificación) de forma retroactiva, distribuyendo su impacto imponible y previsional a lo largo de varios meses pasados dentro del mismo año calendario.

El objetivo principal es recalcular correctamente las leyes sociales (AFP, Salud, Seguro de Cesantía) y el Impuesto Único como si el monto se hubiera pagado en esos meses anteriores. El sistema calcula la diferencia entre lo que se pagó originalmente y lo que debió pagarse, pagando solo ese diferencial en el mes actual.

Este documento detalla la configuración técnica (Implementación) y el proceso funcional (Usuario) para ejecutar reliquidaciones en Rankmi.

2. Configuración e Implementación (Técnica)

Para que el proceso de reliquidación funcione, se requiere una configuración inicial robusta. Este proceso depende críticamente de la integridad histórica de los datos.

2.1. Modelos de Datos y Parámetros

Se debe crear un nuevo proceso (ej. Reliquidaciones) para gestionar este proceso. Este modelo deberá contener:

• Nombre/Descripción: Para identificar el Proceso.
• Periodo de Pago (Proceso de Nómina): Un campo de nómina abierto (Reliquidaciones) donde se pagarán las diferencias.
• Fecha de Inicio / Fecha de Fin: El rango de meses pasados y cerrados que afecta la reliquidación (ej. Enero a Septiembre).
• Mes de Reliquidación: Mes que se pagará el bono reliquidado.
• Concepto a Reliquidar: Un campo a la Concepto(Reliquidaciones) que representa el bono (ej. BONO_RELIQ_ANUAL).
• Líneas de Empleados: Se debe seleccionar añadir empleados para el monto total a reliquidar para cada uno.

2.2. Configuración de Reglas Salariales

El cálculo de la reliquidación impactará varias reglas salariales existentes. La configuración debe asegurar:

1. Reglas de Conceptos: Debe existir el concepto (ej. BONO_RELIQ_ANUAL) que se seleccionará en el proceso.
2. Fórmulas de Reliquidación: Las reglas de cálculo clave (ej. BASE_IMPONIBLE, AFP, ISAPRE, IMPUESTO_UNICO) deben ser adaptadas una vez que la reliquidación está activa para ese empleado en ese mes y use el valor "nuevo" (simulado) en lugar del "antiguo" (guardado).
3. Reglas de Pago Diferencial: Se necesitarán reglas salariales de "Entrada" (formulas) para inyectar las diferencias calculadas en la nómina del mes de pago, esa formulación es esencial para el cálculo de diferencias. En caso de cualquier error en el cálculo va a generar una diferencia incorrecta.

2.3. Lógica de Cálculo (Acción del Proceso)

El botón "Procesar" en el modelo Reliquidaciones debe ejecutar una función compleja que:

1. Itera por Empleado: Para cada empleado en el Proceso de reliquidación.
2. Itera por Mes Pasado: Para cada mes dentro del rango de fechas.
3. Divide el Monto: Divide el monto total por el número de meses a reliquidar.
4. Busca Nómina Antigua: Obtiene la nómina cerrada de ese empleado para ese mes.
5. Simula Nómina Nueva: Recalcula la nómina de ese mes incluyendo la porción del bono.
6. Calcula Diferencias (Deltas): Compara Nómina Nueva vs. Nómina Antigua concepto por concepto (Impuesto, AFP, Salud, Líquido).

2.4. Integración con Reportes (Previred y Banco)

• Previred: El reporte de Previred debe ser modificado para leer los resultados de Procesos de reliquidación cerrados y sumar las diferencias (deltas) de cotizaciones en el mes de pago, pero informándolas correctamente por período.
• Transferencia Bancaria: El monto debe aparecer automáticamente al líquido a pagar del empleado en el Proceso de nómina de pago actual.

3. Guía de Usuario (Funcional)

Una vez implementado, el usuario (analista de nómina) debe seguir estos pasos:

Paso 1: Crear el Proceso de Reliquidación

1. Vaya al módulo de Nómina.
2. Navegue a Nómina > Reliquidaciones > Procesos de Reliquidación.
3. Haga clic en Crear.

Paso 2: Configuración Inicial del Proceso

1. Nombre: Asigne un nombre descriptivo (ej. "Reliquidación Gratificación Anual 2024").
2. Concepto a Reliquidar: Seleccione la regla salarial correspondiente (ej. BONO_RELIQ_ANUAL).
3. Periodo a Reliquidar: Establezca las fechas Desde y Hasta (ej. 01/01/2024 al 30/09/2024).
4. • Importante: Todos estos meses deben tener sus nóminas cerradas (en estado "Hecho").
5. Proceso de Nómina de Pago: Seleccione el Proceso de nómina abierto (ej. "Nómina Octubre 2024") donde se pagarán estas diferencias.

Paso 3: Añadir Empleados y Montos

1. En la pestaña "Empleados" o "Líneas" del Proceso, haga clic en Añadir una línea.
2. Seleccione el Empleado.
3. Ingrese el Monto Total a reliquidar para ese empleado (el monto que se dividirá entre los meses).
4. Repita el proceso para todos los empleados involucrados.

Paso 4: Procesar y Validar los Cálculos

1. Haga clic en el botón Procesar Reliquidación.
2. El sistema realizará los cálculos "nuevo vs. antiguo" en segundo plano. El estado cambiará a "Calculado" o "Por Validar".
3. Diríjase a la pestaña Resultados o Detalle de Cálculo.
4. Validación Clave: Revise los resultados. Verá las diferencias (deltas) calculadas para cada empleado, mes por mes. Verifique que los diferenciales de impuestos y leyes sociales sean correctos.
5. • Esta vista es el equivalente al "JSON" mencionado, permitiendo una auditoría completa.

Paso 5: Confirmar y Transferir a Nómina

1. Si los cálculos son correctos, haga clic en Confirmar y Enviar a Nómina.
2. Esta acción "cierra" el Proceso de reliquidación (lo pasa a estado "Hecho") y realiza dos acciones:
3. • Inyecta el líquido a pagar en la "Entrada" de la nómina de cada empleado dentro del "Proceso de Nómina de Pago" (Octubre 2024).
   • Marca las diferencias de cotizaciones para que sean recogidas por el reporte de Previred.

Paso 6: Cierre del Proceso en Nómina General

1. Vaya al Proceso de Nómina de Pago (ej. "Nómina Octubre 2024").
2. Procese y valide este Proceso de nómina como lo hace habitualmente. Verá que las nóminas de los empleados afectados ahora incluyen los montos de la reliquidación.
3. Genere sus reportes:
4. • El Archivo de Transferencia Bancaria incluirá el líquido de la reliquidación.
   • El Archivo Previred incluirá las diferencias de cotizaciones.
5. Al cerrar este Proceso de nómina, el proceso de reliquidación se da por finalizado.

4. Validaciones Críticas y Errores Comunes

Este es un proceso delicado. El 90% de los errores se deben a datos históricos incorrectos.

• Error Común: Historia del Contrato Incorrecta.
• • Validación: Antes de procesar, asegúrese de que la historia del contrato del empleado en Rankmi sea 100% precisa para todos los meses a reliquidar. Esto incluye: AFP, APV, ISAPRE (plan y monto), tasas (SIS, Mutual), y sueldos base de esos periodos.
  • Impacto: Si la historia está mal (ej. el empleado estaba en FONASA en Marzo y Rankmi dice ISAPRE), el cálculo "antiguo" será incorrecto, y la diferencia (delta) será errónea.
    
    
• Error Común: Parámetros de Nómina Faltantes.
• • Validación: Verifique que todos los parámetros legales (ej. Tasa de Accidente, Tope Imponible, SIS) estén cargados en Rankmi para los meses pasados que se están reliquidando, especialmente si son meses migrados desde otro software.
    
    
• Error Común: Periodos No Cerrados.
• • Validación: El sistema debe forzar que solo se puedan reliquidar meses cuyas nóminas estén en estado "Hecho" (Done). No se puede calcular una diferencia contra un proceso que aún puede cambiar.
    
    
• Error Común: Restricción de Año Calendario.
• • Validación: El sistema no debe permitir Procesos de reliquidación que crucen años (ej. Diciembre 2023 a Enero 2024) debido a las implicaciones legales y el cierre de balances de impuestos.

FAQ (Preguntas Frecuentes)

P1: ¿Qué pasa si me equivoco en el monto de un empleado y ya "Confirmé y Envié a Nómina"? 

R: Una vez que el Proceso de reliquidación está "Hecho" y los datos están en la nómina abierta, el proceso es complejo. Se debería requerir un permiso de administrador para "Cancelar" y "Restablecer a Borrador" el Proceso de reliquidación (lo que revertiría las entradas en la nómina abierta). Luego se corrige el monto y se vuelve a procesar, siempre que la nómina del mes de pago aún no se haya cerrado.

P2: ¿Por qué los meses anteriores deben estar "cerrados"? 

R: El cálculo de la reliquidación se basa en comparar un estado final antiguo con un estado final nuevo. Si el mes anterior (ej. Agosto) no está cerrado, sus valores no son definitivos y la "diferencia" calculada no sería confiable. El cierre garantiza que la "nómina antigua" es una base de cálculo fija e inmutable.

P3: ¿Puedo reliquidar un bono de un año anterior (ej. pagar en 2024 un bono de 2023)? 

R: No. La documentación es clara en que el proceso debe ser dentro del mismo año calendario. Reliquidar montos de años anteriores tiene implicaciones fiscales (como la Declaración Jurada 1887) y previsionales distintas, y este proceso no está diseñado para eso.

P4: Procesé la reliquidación, pero el monto no aparece en la nómina del empleado este mes. ¿Por qué? 

R: Las causas más comunes son:

1. El empleado no estaba incluido en el "Proceso de Nómina de Pago" que seleccionó (ej. seleccionó "Nómina Octubre" pero el empleado fue finiquitado en Septiembre).
2. La formula no está correctamente configurada en la estructura salarial del empleado.
3. El proceso de "Confirmar y Enviar a Nómina" (Paso 5) no se ejecutó o falló. Revise el estado del Proceso de reliquidación.