Cómo configurar la Etapa de Verificación

La Etapa de Verificación es una instancia clave dentro del proceso de Desempeño que permite a los participantes revisar y ajustar las relaciones de evaluación antes de que comience la Etapa de Evaluación. Esta funcionalidad te da control total para definir quién puede verificar qué, y qué acciones pueden realizar.

Este artículo te guiará paso a paso para activar y configurar esta etapa según las necesidades de tu proceso.

1. Acceso y activación de la etapa

Para comenzar con la configuración, sigue esta ruta:

Dirígete a la sección de Configuración de tu proceso de Desempeño.
En el menú lateral, selecciona Etapas secundarias.
Haz clic en Etapa de verificación.

Una vez dentro, lo primero que verás es el interruptor para "Prender" o "Apagar" la etapa en tu proceso. Actívalo para desplegar todas las opciones de configuración.

2. Configuraciones Generales

Esta sección te permite definir el comportamiento base de la etapa, aplicando reglas comunes para todos los roles.

Mostrar categorías sin evaluaciones asignadas: Si activas esta opción, los roles verán todas las categorías definidas, incluso si un evaluado no tiene evaluadores asignados en una de ellas. Si se mantiene desactivada, solo verán categorías que ya contengan al menos una relación de evaluación.
Mostrar sólo categorías con ponderación asignada: Esta opción oculta las categorías que no tengan una ponderación asignada para el evaluado que se está verificando.
Notificar cuando se acepte y/o rechace la solicitud: Permite configurar las notificaciones automáticas por correo electrónico que se envían cuando un administrador gestiona una solicitud de cambio. Puedes elegir si notificar:
- Sólo al aceptar la solicitud.
- Sólo al rechazar la solicitud.
- En ambos casos (aceptar o rechazar).
- Notificar al nuevo evaluador: Si la solicitud aceptada implicaba asignar un nuevo evaluador, esta opción (si está marcada) le enviará una notificación al respecto.
Número mínimo y máximo de evaluaciones por categoría: Te permite establecer un rango (ej. mínimo 2, máximo 3 evaluaciones) para una categoría específica, ayudando a equilibrar la carga evaluativa.

3. Configuraciones por Rol

La plataforma te permite definir permisos granulares para tres roles distintos que pueden participar en la verificación.

3.1. Configuraciones para el Verificador

Este rol (definido en la plantilla de participantes como verifier) está diseñado para supervisar las relaciones de evaluación, comúnmente asignado a líderes o roles de HRBP.

Habilitar la verificación: Activa la participación de este rol.
Configurar: Al hacer clic aquí, puedes seleccionar qué categorías específicas (ej. Descendente, Pares) podrá revisar el Verificador.
Título y Descripción: Personaliza el texto que verá el Verificador para darle contexto sobre su tarea en esa categoría.
Privilegios: Define qué acción puede realizar el Verificador:
- Sólo ver el listado de evaluadores: El Verificador tiene una vista de solo lectura.
- Solicitar agregar o eliminar evaluadores: El Verificador puede enviar solicitudes al administrador para que este apruebe o rechace cambios. Puedes limitar si solo puede solicitar agregar, solo eliminar, o ambas.
- Agregar o eliminar evaluadores directamente: El Verificador tiene autonomía para hacer cambios inmediatos sin aprobación. Puedes limitar si solo puede agregar, solo eliminar, o ambas.
Cantidad máxima de veces que un mismo evaluador puede ser agregado: Define un límite de cuántas veces una misma persona puede ser asignada como evaluador dentro de esa categoría.

3.2. Configuraciones para el Evaluador (que verifica a sus evaluados)

Esta opción permite que los evaluadores revisen la lista de personas que ellos deben evaluar.

Habilitar la verificación: Activa la participación de este rol.
Configurar: Permite seleccionar las categorías donde el evaluador podrá revisar a sus evaluados, junto con un Título y Descripción personalizados.
Privilegios:
- Sólo ver el listado de evaluados: Vista de solo lectura de las personas que debe evaluar.
- Solicitar agregar/eliminar evaluado: Envía solicitudes al administrador para añadir o quitar personas de su lista de evaluados.
- Agregar o eliminar evaluados directamente: Permite al evaluador gestionar su propia lista de evaluados sin aprobación.
Cantidad mínima de evaluados en la categoría para desactivar la eliminación: Si un evaluador alcanza este número mínimo (ej. 1 evaluado), el sistema le bloqueará la opción de eliminar a más personas, asegurando que siempre mantenga esa carga mínima.
Cantidad máxima que un mismo evaluado puede ser agregado en la categoría: Limita cuántas veces que un mismo evaluado puede ser asignado como evaluado dentro de esa categoría.
Visualizar el estado de las evaluaciones que realiza: Muestra al evaluador una columna con el estado (no comenzada, en progreso, finalizada) de las evaluaciones que él tiene asignadas.
Reasignar de manera obligatoria al nuevo evaluador: Si el evaluador solicita eliminar a un evaluado argumentando que "pertenece a otro equipo", esta opción lo obligará a proponer un nuevo evaluador para ese colaborador antes de poder enviar la solicitud.
Notificar al nuevo evaluador asignado: Si la solicitud anterior es aceptada por el administrador, se notificará automáticamente al nuevo evaluador asignado.

3.3. Configuraciones para el Evaluado (que verifica a sus evaluadores)

Esta opción le da al colaborador la posibilidad de revisar quiénes han sido asignados para evaluarlo a él.

Habilitar verificación: Activa la participación de este rol.
Configurar: Permite seleccionar las categorías de evaluadores que el evaluado podrá ver (ej. Pares, Clientes), junto con un Título y Descripción.
Privilegios:
- Sólo ver el listado de evaluadores: El evaluado solo puede ver quién lo evalúa.
- Solicitar agregar/eliminar evaluadores: El evaluado puede enviar solicitudes al administrador para que añada o quite personas de su lista de evaluadores.
- Agregar o eliminar evaluadores: El evaluado puede gestionar su propia lista de evaluadores sin aprobación.
Cantidad máxima de veces que un mismo evaluador puede ser agregado en la categoría: Limita cuántas veces una misma persona puede ser asignada para evaluar al colaborador en esa categoría.
Visualizar el estado de sus evaluaciones: Permite al evaluado ver el estado (pendiente, completada, etc.) de las evaluaciones que está recibiendo.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre el privilegio "Solicitar agregar/eliminar" y "Agregar o eliminar directamente"? R: "Solicitar" envía una petición al administrador del proceso, quien debe aprobar o rechazar el cambio para que se haga efectivo. "Agregar o eliminar directamente" permite al rol (Verificador, Evaluador o Evaluado) realizar el cambio de forma inmediata en la plataforma, sin necesidad de una aprobación posterior.

P: ¿Qué debe hacer el administrador si un colaborador envía una "solicitud" de cambio? R: Todas las solicitudes generadas por los roles se gestionan desde el panel de monitoreo de la Etapa de Verificación. Desde allí, el administrador podrá aprobarlas , rechazarlas o resolverlas. Si configuraste las notificaciones, el solicitante será informado automáticamente por correo sobre esta decisión.

P: ¿Cuáles son las acciones que podría realizar un administrador desde el monitoreo con las solicitudes? R: Puede "Aceptar", lo cual significa que se agregará o se eliminará una relación de evaluación de manera automática. Puede "Resolver", lo cual significa que la acción solicitada ya quedó resuelta por otra vía; el sistema no hará ninguna acción automática y la solicitud quedará en estado "Resuelta". O puede "Rechazar" la solicitud, cancelando la acción de agregar o eliminar la relación de evaluación.

P: ¿Es posible aceptar, rechazar y resolver masivamente las solicitudes? R: Sí, es posible. El administrador, desde el monitoreo de solicitudes, puede usar el botón "Acciones" para aceptar, rechazar o resolver todas las solicitudes que haya marcado en la tabla.