Cómo crear y monitorear Planes de Acción

Los Planes de Acción son una herramienta fundamental en Rankmi para estructurar, asignar y dar seguimiento a las iniciativas de mejora surgidas de procesos como Clima, Desempeño o Talento.

Esta guía te mostrará cómo crear un plan de acción paso a paso y cómo monitorear su avance, tanto desde tu vista personal como desde una perspectiva de gestión.

1. Cómo crear un Plan de Acción

Para registrar un nuevo plan de acción en la plataforma, sigue estos pasos:

1. Navega hasta la pestaña Planes de Acción dentro del proceso donde deseas crear la iniciativa (por ejemplo, dentro de tu encuesta de Clima o tu evaluación de Desempeño).
2. Haz clic en el botón Crear plan de acción, generalmente ubicado en la esquina superior derecha.
3. Completa los campos del formulario que se desplegará. Los campos disponibles pueden variar, ya que el administrador del proceso configura cuáles son visibles y obligatorios, pero los más comunes son:
   • Título: Un nombre claro y conciso que resuma el objetivo del plan.
   • Responsable: La persona encargada de ejecutar y cumplir el plan.
   • Asignado a: La persona sobre la cual se genera la iniciativa (no siempre es la misma que el responsable).
   • Fecha de revisión: La fecha límite para completar el plan.
   • Descripción y Comentarios: Espacio para detallar el contexto, los objetivos y cualquier información adicional relevante.
   • Dimensión: En módulos como Clima, permite asociar el plan a un indicador específico que se busca mejorar.
   • Tareas (o Subtareas): Permite desglosar el plan en acciones más pequeñas para registrar su progreso.
   • Archivos adjuntos: Opción para subir documentos de apoyo.
4. Una vez que hayas completado toda la información requerida, haz clic en Guardar. El plan de acción quedará registrado y asignado al responsable.

2. Cómo monitorear los Planes de Acción

El seguimiento de los planes de acción se puede realizar desde dos vistas principales, dependiendo de tu rol y permisos.

Monitoreo desde tu vista personal ("Mis planes de acción")

Esta es tu vista centralizada para el seguimiento individual. Aquí encontrarás todos los planes en los que estás directamente involucrado, ya sea como:

• Creador: Si tú registraste el plan.
• Responsable: Si eres el encargado de ejecutarlo.
• Participante: Si fuiste incluido como parte del equipo del plan.

Esta vista te permite consultar rápidamente el estado de tus compromisos y actualizar el avance de las tareas que te corresponden.

Monitoreo desde la vista de gestión ("Por área")

Esta vista está diseñada para administradores y managers con permisos de supervisión. Ofrece una perspectiva global del avance de los planes en las áreas que gestionas y se organiza en las siguientes pestañas:

• Planes de acción: Muestra una vista de progreso total, con gráficos y contadores que resumen cuántos planes se encuentran en estado "Por realizar", "En curso" y "Realizado". Es ideal para obtener un panorama rápido del avance general.
  
• Subáreas: Agrupa la información de los planes de acción según la estructura jerárquica de tu empresa, permitiéndote comparar el avance entre diferentes equipos o departamentos.
• Personas: Organiza el progreso en función de los usuarios responsables de cada plan, facilitando la identificación de quién está gestionando las iniciativas y cuál es su estado de avance individual.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Cuál es la diferencia entre "Responsable" y "Creador" de un plan de acción? 

R: El "Creador" es la persona que define y registra el plan de acción en la plataforma. El "Responsable" es la persona encargada de ejecutar las tareas y cumplir con el objetivo del plan. Solo el creador puede editar los detalles principales del plan, mientras que el responsable actualiza su progreso.

P: ¿Dónde puedo ver todos los planes de acción en los que estoy involucrado? 

R: Puedes encontrar todos los planes en los que eres creador, responsable o participante en el módulo "Planes de Acción", accesible desde el menú principal de Rankmi. También podrás ver los planes específicos de una encuesta o evaluación dentro de la pestaña "Planes de acción" de ese proceso en particular.

P: Si creo un plan de acción, ¿se envían recordatorios automáticos al responsable? 

R: Sí, siempre que el administrador del proceso haya habilitado la opción de "envío de recordatorios". Si está activa, el sistema enviará notificaciones periódicas para incentivar el cumplimiento de los compromisos a tiempo.