Cómo configurar funcionalidades avanzadas: progreso, recordatorios y campos

Para optimizar la gestión y el seguimiento de los Planes de Acción, la plataforma te permite configurar funcionalidades avanzadas que automatizan el progreso, envían notificaciones y añaden campos de control. En esta guía, te explicamos cómo configurar el progreso automático por subtareas, los recordatorios y los campos de validación.

Ruta de Navegación

Para acceder a estas configuraciones, sigue estos pasos:

1. Ingresa al módulo donde deseas configurar los Planes de Acción (Clima o Desempeño).
2. Accede al proceso específico que quieres administrar.
3. Dirígete a la sección de Configuración.
4. Busca la sub-sección de Planes de Acción.

1. Configuración del Progreso Automático por Subtareas

Esta funcionalidad te permite vincular el avance de un plan de acción directamente con la finalización de sus subtareas. Así, el estado y el porcentaje de progreso del plan se actualizarán automáticamente, dándote una visión precisa y en tiempo real sin necesidad de ajustes manuales.

Para activarlo, debes habilitar tres opciones en la configuración de Planes de Acción, ya que dependen una de la otra:

1. Habilitar Tareas: Permite que los planes de acción puedan contener subtareas.
2. Habilitar el estado automático de planes de acción: Automatiza el cambio de estado del plan ("Por Realizar", "En Curso", "Realizado") basado en el avance de las subtareas.
3. Progreso por subtareas: Calcula y muestra el porcentaje de avance del plan de acción en función del número de subtareas completadas.

Una vez activadas estas tres opciones, el sistema se encargará de actualizar el estado y el porcentaje de avance de cada plan de acción a medida que el responsable marque las subtareas como completadas.

2. Configuración de Recordatorios Automáticos

Para asegurar que los planes de acción no queden en el olvido, puedes activar recordatorios automáticos que se enviarán por correo electrónico a los responsables de los planes pendientes.

• Frecuencia: Los recordatorios se envían de forma automática cada martes a las 10 AM.

Para que el sistema envíe los recordatorios, se deben cumplir las siguientes condiciones según el módulo:

• En Desempeño: Los recordatorios se enviarán cada martes siempre que el proceso se encuentre en la etapa de "Acceso a resultados".
• En Clima: Los recordatorios se enviarán cada martes mientras la encuesta esté en estado "Finalizada".

Para activar esta funcionalidad, simplemente habilita la opción "Habilitar envío de recordatorios de planes de acción" en la configuración.

3. Configuración del Campo de Validación

El campo Validación es una lista desplegable especial que te permite, como administrador, asignar un estado o categoría a un plan de acción que la persona responsable no puede editar. Es una herramienta de control ideal para clasificar planes o marcar hitos de revisión interna.

Cómo funciona:

• Solo para administradores y managers: Únicamente los usuarios con rol de administrador o manager del proceso pueden seleccionar o cambiar el valor de este campo.
• Bloqueado para el responsable: La persona asignada como responsable del plan de acción solo podrá ver el valor seleccionado, pero no podrá modificarlo.

Cómo habilitarlo y configurarlo:

1. Habilitación: En la sección de configuración de campos del plan de acción, activa el campo llamado "Validación".
2. Configuración de Opciones: A diferencia de otros campos, las opciones de esta lista desplegable no se pueden editar directamente. Debes solicitar al equipo de Soporte de Rankmi la creación o modificación de las opciones que necesites para tu proceso.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

P: ¿Qué sucede si configuro el "Progreso por subtareas" pero no habilito el "Estado automático"? 

R: El porcentaje de avance del plan se actualizará según las subtareas que se completen, pero el estado del plan ("Por Realizar", "En Curso", "Realizado") deberá seguir siendo modificado manualmente por el creador o el responsable. Te recomendamos mantener ambas opciones activas para una gestión totalmente automatizada.

P: ¿Puedo cambiar las opciones de la lista desplegable del campo "Validación" yo mismo? 

R: No. Como administrador, puedes habilitar o deshabilitar el campo en tus procesos, pero las opciones específicas de la lista deben ser configuradas por el equipo de Rankmi. Debes contactar a soporte para solicitar la creación o modificación de estas opciones.

P: Si activo los recordatorios, ¿se enviarán para planes de acción de todos los módulos? 

R: La configuración de recordatorios se aplica a los planes de acción del proceso en el que la estás habilitando. Sin embargo, las condiciones especiales de envío (como estar en 'Acceso a resultados' o 'Finalizada') son específicas para los módulos de Desempeño y Clima, respectivamente.